Soitettu (lisää nimi)
Ajoittain saan sähköpostin asianajajalta, joka lähettää sähköpostia työpisteensa nimissä. Tässä on muutamia ongelmia tämän lähestymistavan kanssa sähköpostiin.
Ensinnäkin useimpien sähköpostijärjestelmien Inbox-näyttöindeksi ei näytä pitkäaikaista nimeä. Useimmat ihmiset näkevät vain osan "pöydästä", ja ehkä muutamia kirjaimia henkilön etunimeä. Vielä tärkeämpää on, että se tuntuu typerältä ja hieman suppealta. Pöytä ei lähetä sähköposteja. Jos asianajaja aikoo lähettää sähköpostia, sen pitäisi olla hänen nimensä.
Fancy Effects
Jotkut asianajajat rakastavat luovaa niiden sähköpostien ilmestymisen kanssa. Toisena päivänä huomasin asianajajan allekirjoituslohkon ja hetken ajattelin, että minulla oli näköongelmia. Ilmaisee, että epäselvä kirjain oli tarkoituksellista. Erityiset vaikutukset voivat näyttää viihdyttävältä, mutta kaikki, mikä tekee sanoista vaikeita lukea, on huono ajatus. Erityisesti jos on vaikea lukea asianajajan nimeä ja sähköpostiosoitetta.
Vieläkin pahempi kuin erikoistehosteet kirjaimissa on silloin, kun asianajajat sotkuvat sähköpostejaan taideteoksilla tai hienoilla grafiikoilla. Tämä tekee viestistä hitaamman lataamisen, hitaamman avaamisen ja enemmän hauskasta lukemista.
Sähköpostin tavoitteena on kommunikoida tietoja, ei taiteellista taitoa. Pidä se yksinkertaisena.
Ei allekirjoitusrajaa
Useimmissa sähköpostijärjestelmissä ei ole vaikeaa perustaa automaattista allekirjoituslohkoa. Sen ei tarvitse olla monimutkainen, ja mielipiteet vaihtelevat siitä, kuinka paljon tietoja sisällytetään allekirjoituslohkoon. Jotkut asianajajat kääntävät sähköpostiosoitteensa mini-mainoksiin, jotka kulkevat jokaisessa sähköpostissa, kun taas toiset ottavat hyvin minimalistisen lähestymistavan vain heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa perusteella.
Useimmat laittaa jonkinlainen tietosuojailmoitus tai oikeudellinen vastuuvapauslauseke alareunan alaosassa. Kaikki nämä ovat hyväksyttäviä sähköpostin allekirjoituslohkon käyttötapoja. Ei ole hyväksyttävää lähettää sähköpostit, jotka eivät tunnista lähettäjää. Sähköpostin vastaanottajan ei tarvitse arvata, kuka lähetti sähköpostin. Asianajajien on tunnistettava selkeästi jokaisessa viestinnässä, jonka he lähettävät, ja jos asianajaja on älykäs, sähköpostiin sisältyy myös tietosuojailmoitus.
Sähköpostien kirjoittaminen vihainen
Yksi vanhojen kirjeiden lähetysjärjestelmien eduista ihmisille oli se, että oli sisäänrakennettu "jäähdytys" -jakso, kun kirje kirjoitettiin ja kun se todella siirtyisi vastaanottajalle. Jos asianajaja kirjoitti kirjeen itselleen, se olisi todennäköisesti istumassa pöydälle useiden tuntien ajan ennen postimyyntiä. Jos se sanottiin, kun sihteeri päätyi kirjoittamaan sen ylös, asianajaja on voinut saada sen, mikä sai hänet niin vihamieliseksi.
Tätä suojaa ei ole sähköpostissa. Sähköpostilla asianajaja voi sytyttää vihaisen viestin muutamassa sekunnissa siitä, mikä aiheutti vihan. 99,99% ajasta, tämä on huono idea. Kukaan ei ajattele selkeimmin, kun vihaa vietetään. Menkää jotain muuta ja palaa loukkaavaan kysymykseen myöhemmin, kun jotain vihaa on hajonnut.
Se voi tehdä eron asiakkaiden, ystävien ja rahan pitämisestä tai menettämisestä.
Ei ajankohtaisia vastauksia
Jotkut asianajajat katsovat, että vanha "viiden päivän sääntö" vastaamaan yrityskansliaan koskee myös sähköpostia. Se ei ole. Riippumatta siitä, kuinka epämiellyttävää se voi olla, todellisuudessa ihmiset odottavat nopeampia vastauksia sähköpostiviesteihin kuin sähköpostin kautta lähetettyyn kirjeeseen. Jos asiakas tai muu asianajaja lähettää sähköpostin, yritä vastata 24 tunnin kuluessa, mikäli mahdollista. Jos se on monimutkainen asia, jota ei tällä hetkellä voida antaa asianmukaista huomiota, lähetä ainakin kuittaus ja anna henkilön tietää, milloin odottaa vastausta. Useimmat asiakkaat arvostavat ystävällistä viestiä, joka kertoo, että sähköpostiviesti on vastaanotettu ja josta vastaat lähitulevaisuudessa. Hiljaisuuden vuoksi asiakkaalle jätetään spekulointi siitä, onko asianajaja saattanut jopa sähköpostin, onko vastaus matkalla tai onko asiakkaan huolenaiheet yksinkertaisesti jätetty huomiotta.
Väärä vastaanottaja Vastaanottaja-kenttään
Yksi suurista asioista sähköisen järjestelmän automaattisen täydennyksen toiminnasta on se, että asianajajat löytävät asiakkaidensa tai kollegojensa sähköpostiosoitteet nopeammin. Yksi automaattisen täydennyksen riskeistä on, että asianajaja, joka ei ole varovainen, voi lähettää sähköpostin väärälle henkilölle. Joissakin tapauksissa tämä ei voi olla vähäinen hämmennys, mutta joissakin tapauksissa se voi olla ammattimaista huolimattomuutta. Älä vahingossa lähetä luottamuksellista asiakasviestintää vastapuolelle tai muulle asiakkaalle.
Käytä "Vastaa kaikki" -vaihtoehtoa.
Vastakohtainen neuvonantaja lähettää sinulle sähköpostitse ehdotuksen tai väittää hänen asemaansa asiasta. Välität sähköpostin asiamiehenne muulle asiamiehelle keskustelemaan asiasta. Pian "reply all" -painiketta käytetään vapaasti, sillä kukaan ei huomaa, että vastakkainen neuvonantaja on kopioitu yrityksesi sisäiseen keskusteluun. Se tapahtuu. Jos haluat lähettää sähköpostiviestin keskusteluun, poista lähettäjän tiedot ennen sen lähettämistä. Ja aina, kun käytät tätä vastausvaihtoehtoa, tarkista jokaisen sähköpostiosoitteen vastaanottajaluettelossa ennen lähettämistä.
8. Hämärät aiheviivat. Muista, että mikä tahansa sähköpostiviestien toiselle asianajajalle lähetetty asia voidaan välittää kenellekään muulle. Ajattele kahdesti ennen kuin käytät aiheen rivejä, kuten "minun idioottinen asiakas" tai "tyhmä tuomarin tilaus". Kukaan ei koskaan tiedä, mistä kopio tästä sähköpostista saattaa purkaa. Älä myöskään jätä otsikoita tyhjiin, sillä se voi aiheuttaa toisen asianajajan huomaamatta, että sinulla on sähköpostiviesti asiaasi. Yksinkertainen "Parkerson-tapaus" tai "Smith ehdotettu sopimus" -otsikko tai mikä tahansa otsikko, joka koskee mainoksen sisältöä, toimii parhaiten.
Ja vaikka "idioottinen asiakas" voi olla tarkin kuvaus sähköpostin sisällöstä, se on huono valinta aiheen riville.
9. Tarkkaile äänimerkkisi - äläkä ymmärrä toisten ihmisten lukemista. Kun ihmiset puhuvat toistensa kanssa kasvoista kasvoihin, kasvojen vihjeet ja lauluäänet tekevät yleensä henkilön tarkoituksen selvästi. Puheluissa ihmisen ääni yleensä riittää kertomaan, kun joku on sarkastinen, leikkisä tai vakava. Sähköpostissa kuitenkin on vaarallisen helppo ymmärtää täysin henkilön tahallisuus. Useat ystävyyssuhteet ovat vahingoittaneet henkilöä, joka on lukenut väärin toisen henkilön aikomuksen lausuntoihin sähköpostissa. Ja asianajajien kanssa, jotka ovat niin ristiriidassa toistensa kanssa, on helppoa, että asianajaja voi nopeasti olettaa, että toinen henkilö on vihamielinen tai epäkohtelias.
Kuten kohdassa "sähköpostin kirjoittaminen vihamielisenä", kestää muutaman minuutin jäähtyä ennen kuin lähetät vastauksen tuohon sähköpostiviestiin.
Tunnin kuluttua saatat huomata, että olet täysin väärin sen ensin. Sinulla ei ole hiusten liipaisinta vastausta sähköpostiviesteihin tehtyihin lausuntoihin, eivätkä sytytä vastausta, ennen kuin arvioidaan, onko lähettäjän mahdollinen toisin kuin alunperin ilmestynyt. Jos näyttää siltä, että lausunto voidaan lukea useammalla kuin yhdellä tavalla, ja yksi näistä tavoista ei ole loukkaavaa, yritä antaa lähettäjälle hyötyä epäilystä, ennen kuin hän katkaisi pääsä tappavalla sähköpostiviestillä.
Onko olemassa muita asianajajan sähköpostivirheitä, jotka olisi pitänyt tehdä Top 10 -listalla? Kerro meille siitä Forumista.