Mitä työntekijän liikkuvia kuluja sinun pitäisi maksaa
On parasta pitää kiinni korvaamalla vain ne siirtokustannukset, jotka IRS hyväksyy vähennyksenä työntekijän verotuksesta.
IRS : n mukaan työntekijöiden vähennyskelpoiset liikekulut sisältävät vain
"kohtuulliset kustannukset:
Kotitaloustavaroiden ja henkilökohtaisten esineiden siirtäminen entisestä kodista uuteen kotiin ja
Matkustaminen (mukaan lukien majoitus) entisestä kodista uuteen kotiin.
Vähennyskelvottomien kulujen korvaukset ovat aina verovelvollisia työntekijälle, vaikka korvaus voitaisiin katsoa vastuulliseksi suunnitelmaksi (jäljempänä kuvatulla tavalla).
Työntekijän liikkumiskulujen verotusvaikutukset
Yleensä kaikki työntekijöille maksamat verot ovat veronalaisia, ja työntekijöiden siirtokustannuksia pidetään veronalaisena etuna. Mutta on olemassa keino tehdä etu, joka ei ole veronalaista työntekijälle.
Jos haluat, että työntekijän liikkumiskustannukset eivät ole verovelvollisia työntekijälle (IRS käyttää termiä "ulkopuolelle" verotuksesta), sinun on maksettava ne, mitä IRS kutsuu vastuulliseksi suunnitelmaksi .
Tällöin työntekijä maksaa kulut ja korvaa ne.
Kelvollisen suunnitelman kriteerien täyttämiseksi kustannukset on eriteltävä, ja vain tietyistä kuluista voidaan maksaa. Kulut on myös tehtävä liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.
Työntekijän on maksettava tai hän on joutunut maksamaan vähennyskelpoisia kuluja suorittaessaan palveluja yrityksenne työntekijänä. Sinun on ehkä dokumentoitava, että liike vaatii siirtoa.
On myös joitakin kirjanpitomenettelyjä, joita on noudatettava, jotta korvaus suunnitelma olisi
- Työntekijän on " asianmukaisesti otettava huomioon nämä kulut kohtuullisessa ajassa." Eli työntekijän on annettava sinulle kuitit kaikista menoista.
- Jos annat työntekijälle etukäteen näistä kuluista, työntekijän on palautettava ylimääräiset rahat kohtuullisen ajan kuluessa.
Oletetaan esimerkiksi, että siirrät kuluja 5 000 dollaria ja työntekijä antaa sinulle kuitit 3,660 dollaria. Työntekijän on annettava sinulle saldo (1,350 dollaria). Jos kaikki vastuullisen suunnitelman kriteerit eivät täyty, suunnitelma ei ole vastuullinen suunnitelma. Työntekijöille maksetaan myös " korvaamattomat menot " (työntekijälle) ja sekalaiset tai määrittelemättömät kulut.
Vain olla täysin selvää: mitä tahansa palkattomia työsuhteita suoritetuista korvauksista on pidettävä veronalaisena (pidättämättä jättäminen mukaan lukien), vaikka korvaus olisi työntekijälle vähennyskelvottomia kuluja. Ja kaikki maksut, jotka eivät ole vahvistettuja tuloista, vaikka ne olisivat osa vastuullista suunnitelmaa, ovat veronalaisia ja pidättäytyviä.
Palkkasumman verottaminen siirtämällä kulukorvauksia työntekijöille
Jos maksut suoritettiin vastuullisen suunnitelman perusteiden mukaisesti ja kaikki tarvittavat edellytykset täyttyvät, työntekijöille maksettavia korvauksia siirtokustannuksista ei kohdisteta pidättäytymiseen.
Siirrettävät kulukorvaukset, joita ei ole tehty vastuullisen suunnitelman (edellä kuvattu) kriteerien perusteella, aiheuttavat ennakonpidätyksen liittovaltion tuloveroista, FICA: n veroista (sosiaaliturva ja Medicare) sekä liittovaltion työttömyysveroista.
Raportointi Liikekustannusten siirtäminen työntekijän W-2-lomakkeelle
Jos korvaus työntekijälle täyttää kaikki vastuullisen suunnitelman ehdot edellä kuvatulla tavalla, sinun ei tarvitse sisällyttää näitä korvauksia työntekijän W-2: een. Jos työntekijä antaa sinulle asianmukaisen kirjanpidon kustannuksista, mutta ylimääräistä ei korvata, sinun on tarkistettava palkkasummasi tai veroedustajan kanssa, kuinka voit ilmoittaa verollisten ja ei-verotettavien summien ilmoittamisesta. Sinun on raportoitava tämän etuuden määrä, kun olet suorittanut W-2: n vuotuisen verotuloksen työntekijälle edellisvuodesta.
Patriot-ohjelmistolla selvennetään, miten nämä kulut kirjataan työntekijän W-2-lomakkeeseen. Käytämme yllä olevaa esimerkkiä, jossa työntekijä saa $ 5 000 siirrettävistä kuluista, hänellä on kuitit 3,660 dollaria ja pitää loput 1,350 dollaria. Työntekijän maksama summa on verovelvollinen työntekijälle. Oletetaan, että maksu suoritetaan vastuullisen suunnitelman vaatimusten mukaisesti, kuten yllä on kuvattu:
- Verotettava 1,350 dollari sisältyy W-2: n (ja 3, 5 ja 16 ryhmiin, jos valtio tai kaupunki verottaa).
- Liittovaltion ja valtion tuloveroa ja FICA-veroja on laskettava verovelvolliselle 1.350 dollarille ja ne on sisällytettävä W-2: n asianmukaisiin ruutuihin.
- Sinun on oltava $ 3,660 (summa, joka on yhtä kuin perusteltu summa (esimerkiksi maksamatta oleva osa) lomakkeen W-2 kentässä 12 käyttäen koodia "L."
Lisätietoja siitä, miten tämä toimii, on IRS-julkaisussa 15 (E-kiertokirje).
Työntekijän antaminen ylimääräistä rahaa kulujen siirtämiseen
Jotkut yritykset antavat työntekijöille määrätyn summan liikkumiskuluista riippuen liikennetyypistä ja etäisyydestä. Maksu voidaan edelleen vähentää yrityksellesi liiketoiminnan kuluiksi.
Jos haluat antaa työntekijöille rahaa kulujen siirtämiseen ja antaa työntekijän päättää siitä, miten nämä rahat käytetään, sinulla on IRA: n sääntöjen mukaan kelvollinen suunnitelma. Tässä tapauksessa, kuten edellä on todettu, jos et halua työntekijän joutuvan esittämään tuloja, kaikki maksu on verotettava työntekijälle etuutena. Lisäksi liittovaltion tulovero ja FICA-vero on pidätettävä maksusta.
Tässä tapauksessa voit halutessasi lisätä lisämaksun maksuun, jotta työntekijä voi auttaa maksamaan lisämaksuja. Tätä kutsutaan "bruttoiksi" tarkastuksi, ja se on tehty antamaan työntekijälle täsmällinen summa verojen jälkeen.
Esimerkiksi, jos maksat työntekijälle 2 000 dollaria siirrettävissä kuluissa, voit tehdä brutto-laskennan antamalla yli 2 000 dollaria kattamaan ylimääräiset verot. Patriot-ohjelmistolla on brutto-laskin, joka voi auttaa sinua tämän kanssa.
Työntekijöiden siirtyvät kulut ovat vähennyskelpoisia
Työntekijöiden siirtokustannusten maksaminen on yrityksesi vähennyskelpoinen liiketoimintakustannus. Työntekijöiden siirtokustannusten vähennykset työntekijöille olisi rajoitettava niihin, jotka työntekijä voisi vähentää omalla verotuloksellansa. Tämä merkitsee pelkästään kustannuksia kotitaloustavaroiden siirtämisestä ja matkakustannuksista työntekijän ja hänen perheensä uuteen paikkaan.
Kerro työntekijöistä liikkumiskulujen korvaussuunnitelmasta
Samoin kuin muiden työntekijöiden etu, kaikille työntekijöille on kohdeltava samoja. Voit asettaa kriteerit suunnitelman hyväksymiselle työntekijän tyypin mukaan (esimerkiksi palkatut / tunneittain), mutta et voi antaa yhtä työntekijää samaan luokitukseen enemmän tästä eduista kuin toinen.
On aina hyvä kirjoittaa tämäntyyppiset edut kirjallisesti ja sisällyttää se henkilöstösi kommunikointiin. Työntekijän käsikirja tai toimintatavat ja menettelyohjeet ovat hyvä paikka kuvaamaan suunnitelmaa. Älä unohda sisällyttää tietoja tämän etuuden verovaikutuksista.
Työntekijöiden auttaminen siirtämällä kulukorvauksia
Ellei ole pätevää veronmäärittäjää , verovapautuksen antaminen työntekijöille tuloverovähennyksistä ei ole hyvä asia. Kannusta työntekijöitänne hankkimaan ammattimaisia veroneuvojia tai käyttämään ammatillisia vero-ohjelmia . Seuraavassa on muutamia asioita, joita voit auttaa työntekijöitä ymmärtämään tämän liikkuvat kustannusetua ja miten se vaikuttaa heidän veroihinsä:
- Anna työntekijöille työpaikkojen siirtämispaketti, joka kertoo, miten yrityksesi maksaa ja miten siirtää kuluja.
- Antakaa työntekijöille mahdollisuus vaihtaa ennakonpidätyksen (lomakkeen W-4 ) perusteella alkuperäisen korvauksen maksamiseen.