Jos yrityksellesi on vastuullinen suunnitelma, tiettyjen liikekulujen korvaaminen ei ole verovelvollinen työntekijälle. Jos yrityksesi takaisinmaksusuunnitelma ei ole vastuuvelvollisen suunnitelman IRS-vaatimusten mukainen, nämä korvaukset ovat veronalaisia työntekijälle, ja näistä maksuista on tehtävä liittovaltion tuloveroista ja palkkaveroista pidättyminen.
Lisäksi työnantajan on ilmoitettava nämä maksut työntekijän W -2-lomakkeelle .
Vastuullisiin suunnitelmiin voi kuulua muun muassa erilaisten työntekijöiden kulujen korvaaminen, mukaan lukien:
- Työntekijöiden matkakulut , mukaan lukien ateriat ja viihde,
- Työkalujen ja laitteiden hankinta ja
- Työntekijän kotitoimiston kulut.
Vastuullisessa suunnitelmassa on myös oltava menettely, jossa työntekijät palauttavat ylimääräiset korvaukset (ylittävät sallitut määrät) työnantajalle. Jos työnantaja laatii ja ylläpitää vastuullisen suunnitelman, työntekijän matkakuluja ei tarvitse kohdella verotettavana tulona.
Sallitut suunnitelmaehdot
Jotta IRS: n voidaan katsoa olevan vastuullinen suunnitelma, järjestelyn on sisällettävä kaikki seuraavista:
- Kuluilla on oltava liiketapahtuma ; toisin sanoen heidän on oltava maksettu tai syntynyt suorittaessaan palveluja työntekijänä.
- Työntekijän on asianmukaisesti otettava huomioon työnantajan kustannukset kohtuullisessa ajassa. Sinun on vaadittava työntekijöitä toimittamaan sinulle yksityiskohtaiset tiedot näistä kuluista, mukaan lukien päivämäärä, aika, paikka, määrä ja liiketoiminnan tarkoitus kustannuksille.
- Sinun on vaadittava työntekijää palauttamaan ylimääräiset korvaukset kohtuullisen ja tietyn ajan kuluessa olosuhteista riippuen
Jos kaikki kolme näistä vaatimuksista eivät täyty, IRS määrittelee suunnitelman olla vastuussa ja kaikki yrityksen työntekijälle korvaamat kulut ovat veronalaisia työntekijälle.
Ylimääräiset korvaukset
Ylimääräinen korvaus on korvaus suurempi kuin sallitut määrät. Jos työntekijä ei palauta ylimääräisiä korvauksia kohtuullisessa ajassa, nämä ylimääräiset määrät ovat veronalaisia työntekijälle. Yleisimpiä olosuhteita ovat tapaus, jossa työntekijälle annetaan etukäteen, ennen kuin hän lähtee matkalle, ja hänen kulunsa matkalla ovat pienemmät kuin edellisen määrän.
IRS määrittelee kohtuullisen ajan ylimääräisten korvausten palauttamiseksi, kuten esimerkiksi:
- Ennakko maksetaan 30 päivän kuluessa kustannuksesta
- Työntekijä laatii asianmukaiset kululaskelmat 60 päivän kuluessa siitä, kun heidät on maksettu tai syntynyt.
- Työntekijä palauttaa ylimääräisen korvauksen 120 päivän kuluessa siitä, kun se on maksettu tai syntynyt.
- Työntekijälle annetaan ilmoitus (vähintään neljännesvuosittain), joka pyytää palautusta tai riittävän kirjanpidon erääntyneistä ennakoista ja työntekijä noudattaa 120 päivän kuluessa lausunnon vastaanottamisesta.
Laskevan suunnitelman lähettäminen IRS: lle
Ei, ei ole vaatimusta, että toimitat kirjallisen suunnitelman IRS: lle. Mutta sinun pitäisi pystyä osoittamaan, että olet määritellyt vaatimukset työntekijöiden korvaamisesta kulut. Tarvitset jotain kirjallisesti osoittaaksesi IRS: lle, että ymmärrät, mikä on vastuullinen suunnitelma ja että käytät liiketoimintaasi vaatimuksiin.
Ensinnäkin, sinun on asetettava nämä vaatimukset kirjallisesti osana työntekijän politiikan ja menettelyjen käsikirjaa.
Toiseksi, sinun on dokumentoitava kaikki työntekijän kanssa tekemät liiketoimet kulujen korvaamisesta, jolloin kirjaukset osoittavat, että kaikki vastuullisen suunnitelman vaatimukset on noudatettu.
Vastuullinen suunnitelma vaikuttaa yritystoimintaan
Riippumatta siitä, kuuluvatkö nämä kulut vastuullisen suunnitelman puitteissa, ei vaikuta suoraan sinun kykyisi vähentää nämä kulut yrityksesi veroilmoituksestasi. Sinun on kuitenkin toimitettava riittävät asiakirjat todistamaan, että nämä kulut olivat liiketoimintaan liittyviä.
Esimerkiksi matkakorvauksia voidaan vähentää liiketoiminnan veroilmoituksen asianmukaisella rivillä. Esimerkiksi aterioiden ja viihdykustannusten osalta käytä C-luettelon riviltä 24b (yksityisyrittäjille tai yhden jäsenen LLC: lle).