Tärkeintä on: jos et voi todistaa sitä, älä vähennä sitä.
On hienoa pystyä ottamaan verovähennyksiä kaikista yrityksesi kuluista, mutta on vielä parempi pystyä osoittamaan nämä vähennykset IRS-tilintarkastuksessa. Jos sinulla on toimivaltainen veronmäärittäjä, hän pyytää sinua tutustumaan kaikkiin verovähennyksiin liittyviin asiakirjoihin.
Joten ennen kuin lähdet veroasiamiehelle paperityöstänne ( EI kengänlaatikossa , ole hyvä!)
Tässä artikkelissa tarkastelemme joitakin yksinkertaisia liiketoimintakuluja ja kysytään aina, "Miten voin todistaa, että tämä on todellinen liiketoimintakustannus?" Ja tarkastelemme aina näitä tapahtumia IRS: n ja veroviranomaisen näkökulmasta.
Tärkeintä on muistaa, että sinun on pystyttävä näyttämään paitsi, että tapahtuma tapahtui, mutta että se oli LIIKETOIMINNAN TARKOITUS.
Kiinteistön ostaminen tai maksamiskulut
Voit ostaa All-in-One-tulostimen Best Buy -palvelusta yrityksellesi. Kirjoitat tarkastuksen yrityksesi tililtä tai käytät yrityksen luottokorttia. Niin, se riittää osoittamaan, että se on liiketoimintakustannus, eikö? Itseasiassa ei. Peruutetun valintasi tai luottokorttikirjasi tallentaminen on vain yksi osa todistusta. Peruutettu tarkastus ei näytä, mitä ostit. Luottokortin käyttäminen on parempi, koska kuitti osoittaa ostoksen.
Mukaan lukien kassanrekisteröintikirja peruutustarkastuksella tarvitaan myös, jotta voit näyttää, mitä olet itse ostanut.
Maksaminen henkilökohtaisesta tilistä
Maksut yrityksesi pankkitililtäsi tai liikekortiltasi toimivat samalla tavalla. Tietenkin sinun pitäisi käyttää erillistä yritystarkastus- tai säästötiliä tai yrityskorttia.
Vaikka henkilökohtaiset tilisiot eivät ole välttämättä ongelma, on vaikeampaa todistaa, että tämä henkilökohtainen tarkistus on käytetty yrityksen tarkoitukseen.
Kun aloitat liiketoiminnan ensimmäisen kerran, saatat joutua käyttämään henkilökohtaista tiliä muutamille kohteille. Esimerkiksi äskettäin muodostin uuden LLC: n, ja minun täytyi käyttää henkilökohtaista tarkistusta tilini rekisteröinnistä. Kun käytät henkilökohtaista tiliä yritystarkoituksiin, varmista, että sinulla on runsaasti dokumentteja. Tässä tapauksessa olen kirjoittanut valtion valtiosihteerin vastaanottotodistuksen, joka osoitti, että olin maksanut LLC-rekisteröinnistä. Tässä tapauksessa oli melko vaikeaa uskoa, että tämä oli henkilökohtaista käyttöä varten.
Käyttämällä kustannuslokeja
Joitakin kuluja on vaikeampi todistaa kuin toiset. Kaksi suurta esimerkkiä tästä ovat matkakustannukset, mukaan lukien mittarilukema ja luetteloitu omaisuus. Kummassakin tapauksessa paras tapa täyttää IRS: n kulutuslupahakemus on pitää kirjaa.
IRS suosittelee "tuolloin" todisteita . Toisin sanoen huomautuksesi, joka teet kulukorvauksesta tai kuitti- tai ajokilometristä, kun rahaa käytetään, on parempi kuin listalla, jonka kirjoitit vuoden lopulla.
Kilometrimäärän pitäminen on, tiedän, kilometrimilokin pitäminen on valtava kipu. Se tarkoittaa, että aina kun pääset autoosi (ei ole väliä maksaako auto yritykselle), sinun on tallennettava:
- Päivämäärä
- Mittarilukema
- Minne menit
- Tarkoitus - liike tai henkilökohtainen - mahdollisimman tarkasti.
Jos haluat helpottaa, huomaa kilometrimäärä autossa 1. tammikuuta ja huomaa mittarilukema vain liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.
Vähennettäessä liikennemittareiden kuluja joko tavanomaisen mittarilentokorvauksen tai todellisten kulujen avulla on osoitettava, että olet käyttänyt autoa vähintään 50% liiketoiminnan ajasta.
Vihje: Jos olet kiinnitettynä älypuhelimeen, kokeile kilometrimääräistä app- tai kustannusohjelmaa. Se säästää paljon paperia ja pitää kirjaa verkossa.
Lopuksi, muista, että työmatkalla l (menossa edestakaisin töihin) ei pidetä vähennyskelpoisena matkustuskuluksi. Vaikka voit seurata työmatkakuluja, älä sisällytä niitä liikematkalle.
Liikematkavierailujen käyttäminen
Mittarilokin lisäksi, jos matkustat liikematkailijoihin, sinun on seurattava kulujen saamista.
Nämä menot, kuten mittarilukema, tarkastellaan tarkasti IRS-tilintarkastajalla, koska henkilökohtaiset matkakustannukset on helppo sisällyttää liikematkoihin.
Paras tapa todistaa matkakulujen kustannukset s (mukaan lukien hotellit, lennot, vuokra-autot, ateriat ja viihde) on käyttää luottokortin lippua (tietenkin käyntikorttisi avulla) ja lisätietoihin liiketoiminnan tarkoituksesta. Tee muistiinpano, kun aiheutat kulut. Voit myös käyttää päiväkäsittelijää, nimityskirjaa tai kalenteria liikematkatapahtumien merkitsemiseen ja sitoa ne kuittiasi.
Listattujen kiinteistöjen osto
Katsotaanpa lähemmin, että olet ostanut kaiken-in-one-tulostimen. Tulostinta voidaan käyttää myös henkilökohtaiseen tulostukseen, ja IRS luokittelee tämän tyyppiset ominaisuudet luetelluiksi ominaisuuksiksi . Ne ovat luettelossa, koska niitä voidaan käyttää henkilökohtaisiin tai liiketaloudellisiin tarkoituksiin. IRS vaatii suurempaa todistetta liiketoiminnan käytöstä.
Sinun on erityisesti dokumentoitava, miten käytät listattua omaisuutta. Paras tapa on pitää kirjaa kiinteistöstä (kuten jäljempänä kuvattu kulukirja). Joka kerta, kun käytät tulostinta tai muuta lueteltua ominaisuutta, kirjoita päivämäärä, käyttö (esim. Kopioiden lukumäärä), tietty työ (esitteiden tulostuskopiot yritykselle) ja onko käyttö liiketoimintaa vai henkilökohtaista. liittyvät tulostimeen, kuten patruunat.
Vuoden lopussa sinun pitäisi pystyä osoittamaan liiketoiminnan prosenttiosuus käyttökunnalle ja antamaan sitten prosenttiosuus kustannuksista. Jos esimerkiksi huomaat, että olet käyttänyt tulostinta 60 prosenttia yrityksesi ajasta, voit ottaa 60 prosenttia kustannuksista liiketoiminnan vähennyksenä.
Muistutuksena, jos sinulla on omaisuus yrityksesi sijainnissa (EI kotitoimistoasi ), sinun ei tarvitse pitää kirjaa. Kaikkien liiketoimintapaikkojen käyttö oletetaan olevan liiketoiminnallista.
Tilin ilmoitusten käyttäminen
Oletetaan, että menetit luottokortin lipun tai et ole peruuttanut tarkistaa kyseisen tulostimen ostosta. Voit käyttää pankkitiliä tai luottokorttilausuntoa yritystoiminnan todistamiseen, mutta tarvitset myös lisätarkennuksen, nimikirjailusta, kalenterista tai päiväkäsittelijästä.
Ei ole sellaista asiaa kuin liikaa todisteita
Jos on jonkin verran epäilystä siitä, onko jokin kulutus liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, on parasta olla useita tapoja todistaa kustannukset.
Yrityksesi rekisterijärjestelmä
Lopuksi, kirjanpitot, jotka pidät näistä liiketoimintakuluista, pitäisi olla osa yleistä liiketoiminnan tietojärjestelmääsi.