Se on avain onnistuneeseen tapahtumaan
Mikä on juhlatilaisuuden tilaus (BEO)?
Lähes jokainen suurtapahtuma, joka on suunniteltu hotellille tai tapahtumapaikalle, vaatii Banquet Event Orderin tai BEO: n, joka on sopimus, jossa hahmotellaan jokaisen tapahtuman yksityiskohdat. Jos olet tapahtumasuunnittelija, sinun kannattaa tutustua BEO: iin, jotta voit varmistaa, että kaikki tiedot käsitellään oikein.
Sopimukseen sisältyy usein muoto, joka sisältää yksityiskohtaisia valintoja elintarvikkeille ja juomille, audio / visuaalisille laitteille, huonekokoonpanoille, mukaan lukien pöytäkeskipisteet, henkilöstötarpeet ja kaikki muut tapahtumasi liittyvät asiat. BEO: ssa on eritelty luettelo kustannuksista, jotka sinun on maksettava.
Sopimus sisältää todennäköisesti alaotsikoiden "tiedot", kuten yhteystiedot, aikataulut, ruoka- ja juomajärjestelyt, huonekokoonpanot, audiovisuaaliset ehdot, käyttöehdot ja allekirjoituslohkot.
Juhlatilaisuuden käsittelyn järjestys
Vaikka on selvää, että sinun täytyy lukea BEO ja hyväksyä sopimuksessa määritellyt ehdot, muista myös lukea hieno tuloste.
Varmista, että olet täysin tietoinen siitä, mistä olet samaa mieltä, mukaan lukien kaikki kustannukset.
Tarkista seuraavat seikat BEO: n yleisessä osassa:
- Paikan päällä olevat tiedot, mukaan lukien matkapuhelinnumero
- Tilan käyttö tapahtuman päivälle (tarkista, että mainitut tilat ovat tiloja, jotka olet itse kiertää)
- Tapahtuman asettaminen, aloittaminen ja päättyminen
- Vierailijoiden kokonaismäärä odotetaan
Ruoka- ja juomajärjestelyt
Osa BEO: sta on tarkoitettu ruokaa ja juomaa varten. Haluat varmistaa, että seuraavat ovat yksityiskohtaisia tässä osiossa:
- Koko valikko , mukaan lukien kaikki kurssit
- Jokainen kohde buffet-tilassa ja kuinka kukin asema asetetaan ja sijoitetaan huoneeseen
- Miten paikka aikoo vastata asiakkaiden tarpeisiin, joilla on erityisiä ruokavaliota (kuten gluteeniton tai kasvisruokavalio)
- Palveluaika
- Erityisiä esineitä, kuten viiniä ja kuohuviiniä pöydissä
- Kaikkien elintarvikkeiden hintojen jakautuminen
- Yksityiskohtainen luettelo alkoholista, alkoholijuomista ja oluista saatavilla baarissa
Huoneen kokoonpano
BEO: n tulisi erityisesti kuvata koko huoneeseen perustettu. Se sisältää:
- Taulukoiden sijoittaminen
- Pöydän paikkojen lukumäärä
- Ruokapaikkojen sijoittaminen
- Viihteen sijainti (ja tarvittaessa tiedot viihdyttäjien majoituksesta, mukaan lukien laitteiden varastointi, pääsy ruokaan ja juomaan, tilanvaihto jne.)
- Bar / s: n sijainti
Jotkut BEO: t saattavat jopa sisältää kaavion perustetuista huoneista.
Audiovisuaaliset ja ulkopuoliset toimittajat
Audiovisuaaliset järjestelyt näkyvät joskus BEO: ssa, mutta koska monet paikat tarjoavat palveluja kolmannelle osapuolelle, voi olla erillinen sopimus.
Jos se sisältyy BEO: han, varmista, että kaikki yksityiskohdat on viimeistelty ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Käyttöehdot
Kaikilla sopimuksilla, mukaan lukien BEOs, on ehdot, jotka sinun on noudatettava. Varmista, että olet tietoinen kaikista ehdoista ennen asiakirjan allekirjoittamista. Esimerkiksi mitkä ovat sopimuksen ehdot, jos peruutus tapahtuu? Miten riidat ratkaistaan, jos esimerkiksi vieraslippuja ja laskuja?
On tärkeää kysyä laitevastaavalta kysymyksiä ja vahvistaa asiakkaan kanssa tiedot ennen allekirjoittamista. Kun olet allekirjoittanut BEO: n, se on sitova sopimus.