Oppitunnit Y-ME: n äitienpäivän tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa
Erityiset tapahtumasuunnittelijat - varsinkin voittoa tavoittelemattomien maiden - tietävät, että ulkomaisten varainkeruutapahtumien järjestäminen on hyvä idea. Tämäntyyppiset tapahtumat, kuten muut yhteisön varainhankintaan liittyvät ideat, edellyttävät, että ensi vuoden tapahtuman suunnittelu alkaa välittömästi tämän vuoden varainkeruutapahtuman päätyttyä. On tärkeää tarkastella tapahtumaa ja keskustella siitä, mitä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa, kun tapahtuma on vielä tuore joukkueen mielissä.
Menestyksestä ja parannuksista keskustelemme siitä, että nämä ominaisuudet voidaan sisällyttää tai tehostaa ensi vuoden tapahtumalle. Tällainen ennakoiva suunnittelu lisää myös sponsoreiden arvoa. Ja väistämättä kaikki menestyksekkäät yhteisön kävelee toivovat kasvavan ja laajentuvan vuosi vuodelta.
On tärkeää pysyä keskittymisen ensisijaisena tavoitteena tällaisten tapahtumien järjestämisessä: varainhankinta. Niille tapahtumasuunnittelijoille, jotka ovat aiemmin pitäneet yhteisön käveltyä, yksi tärkeimmistä suunnitelluista ajankohdista tosiasiallisesti tapahtuu kävelyn päätyttyä. Jotta saisit tietää monista näkökohdista, jotka koskevat yhteisön varainhankintakävijän suunnittelua ja toteuttamista, aiomme tutustua Chicagon Y-ME-rintasyöpäorganisaation isännöimään äitienpäivän tapahtumaan.
Y-ME-äitienpäivän rintasyövän varainkeruu
Y-ME perustettiin vuonna 1979 kaksi rintasyöpäperintää. Voittoa tavoitteltiin parhaiten sen monikielisestä kansallisesta rintasyövän hotline-ohjelmasta rintasyöpäpotilaille.
Ohjelma sai tunnustusta maan ainoana 24 tunnin maksuttomana puhelinpalveluna, jonka henkilökunta omistaa kokonaan rintasyövän selviytyneet, jotka ovat koulutettuja vertaisohjaajia. Mutta järjestö myös järjesti vuosittaisen varainkeräyskävelyn äitipäivänä, joka tuki heidän ohjelmiaan ja palveluitaan. Takaisin Vuonna 2007 Y-ME kasvatti yli 7 miljoonaa dollaria lähes 43 000 kävijää 12 kaupunkia.
Vuoteen 2008 mennessä osallistui 15 kaupunkia. Valitettavasti Y-ME sulki ovensa vuonna 2012, mutta sen vuotuisen varainhankinnan perinne on edelleen suuri tapaustutkimus voittoa tavoittelemattomille tapahtumasuunnittelijoille.
Suuri osa Y-ME: n varainhankintahankkeesta johtuu järjestäytyneestä lähestymistavasta suunnitteluun ja tärkeimpien tavoitteiden seurantaan. Organisaation entinen erityisjohtajien johtaja Liz Klug oli kertonut tämän ennätyksellisen vuoden 2007 jälkeen: "Meillä on suunnitelma eri vaiheissa suunnitteluprosessin aikana. Niinpä ryhdymme toimiin edistääkseen kriittisimpiä kohtia ajoissa varmistaaksemme, että olemme onnistuneita. Esimerkiksi kaupungissa, jossa voimme järjestää tapahtuman ensimmäistä kertaa, meidän on keskityttävä varmistamaan, että meillä on hyvä paikka ja paikka, jossa ihmiset haluavat palata. Tiesimme, että voimme keskittyä siihen, mitkä kahvilat pudottavat esitteitä. "Katsotaanpa, kuinka Klug ja Y-ME -tapahtumien suunnittelujoukkue järjestivät tällaisen onnistuneen tapahtuman.
Suunnittelu Vaihe 1: Numerojen analysointi
Yhteisön kävelyn tai vastaavan tapahtuman järjestäminen edellyttää useiden eri tavoitteiden yhdistämistä, mutta viime kädessä järjestö tai hyväntekeväisyysjärjestö, joka järjestää tapahtuman, tekee näin rahojen hankkimiseksi heidän syynsä vuoksi.
Siksi seuraavan vaiheen suunnitteluprosessi tapahtuu, kun nykyinen tapahtuma päättyy, ja suurin osa siitä toimii ympäröivä "numerot".
"Tarkastelimme tarkasti numeroita tapahtuman päätyttyä", selittää Liz Klug, "Verratimme tapaa, jolla teimme tänä vuonna verrattuna edelliseen [vuosi]. Tarkastelimme osanottajan kokemusta. Arvioimme sponsorointiluokkia. Vastaamme kaikkiin tapahtumiin liittyviin välittömiin sähköpostiviesteihin. "Tapahtumasuunnittelijat ryhtyvät välittömiin toimiin varmistaakseen, että kaikki tämän vuoden tapahtumaan osallistuvat jatkavat ensi vuonna.
Klug kaivattiin myös yksityiskohtiin. Arvioinnissaan hän tarkasteli kaikkea vapaaehtoisten lukumääristä, jotka osallistuivat levittäytyneiden t-paidojen määrään. Hän kysyy sitten, tarvitaanko hän enemmän tai vähemmän seuraavalle vuodelle.
Suunnitteluajankohta
Niille, jotka järjestävät yhteisön varainhankintakävelyä, on tärkeää tietää, mitä vaiheita on käsiteltävä eri aikoina.
Useimmilla ei-järjestöillä ei ole ylellisyyttä monien työntekijöiden ja vapaaehtoisten komitean jäsenten kannattamaan tapahtuman menestystä. Mutta suunnittelijat tunnustavat, että heidän on varmistettava, että he työskentelevät tiiviisti kaupungin pormestarin toimiston ja julkisten töiden osaston kanssa saadakseen tapahtuman julkiseen kalenteriin.
Klug ehdottaa, että viimeisen askeleen analysoinnin jälkeen ensimmäinen askel on keskittyä yritysten rekrytointiin. Jos tapahtuma ei ole uusi ohjelma, on tärkeää saada yritystukea ensi vuoden tapahtumalle heti tämän vuoden tapahtuman päätyttyä. "Keskityimme sponsorointien uusimiseen, kun toimitimme tapahtumien viimeistelyraportin", Klug sanoo. Hän tarjoaa myös seuraavia kohokohdat suunnittelijoille, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään yhteisön kävelytä varainkeruutapahtumana:
- Tunnista yrityksen sponsorit
- Kehitä tiimi-ohjelmia
- Määritä tapahtumatoimet
- Aloita kävelyrekrytointi
- Viimeistää tapahtumalogistiikka
- Pidä tapahtuma
- Pidä "kiitos" -tapahtuma
- Arvioi ja aloita seuraava tapahtuma
Y-ME palkkaisi myös ulkopuolisen logistiikkayrityksen käsittelemään monia logistisia vaatimuksiaan. Yksi hyödyllisimmistä oli verkko-rekisteröintijärjestelmän toteuttaminen.
Online-rekisteröintijärjestelmän menestys
Y-ME sai nopeasti tietoa web-verkon käytön tärkeydestä ja on sen jälkeen kannattanut voimakkaasti online-rekisteröinnin ja varainhankinnan tekniikan käyttöä.
He investoivat verkkoelementtisuhteiden hallintajärjestelmään palvelemaan vuoden 2003 rodun verkkosivuillaan. Tällainen järjestelmä toimii henkilökohtaisena verkkosivustona vapaaehtoisille, jotka tekevät henkilökohtaisia vetoomuksia lahjoituksille ja muille osallistujille. Se tallentaa tiedot yhdeksi tietokannaksi ja toimii työkaluna joukkueen kapteeneille rohkaisemaan jäseniään.
Verkossa osallistujat kasvoivat 4 000: sta 11 594: een. Verkkolahjoitukset kasvoivat 5 000: sta 19 650: een. Y-ME-tiimi uskoi, että se auttoi saavuttamaan 2,35 miljoonan dollarin tavoitteen. Bonuksena tekniikka vähensi hallinnollisia kuluja noin 20 000 dollariin.
Tällainen järjestelmä voi toimia myös tärkeänä viestintätyökaluna, jonka avulla organisaatio voi seurata ja sisällyttää osallistujia edelleen kilpailupäivän jälkeen.
Race Day Aikajana
Yhteisöpatsat järjestetään eniten aamulla. Riippuen monimutkaisuudesta signage ja sijainti, perustettu tapahtuma voi yleensä alkaa jo viikkoa ennen tapahtumaa, kun suurin osa toiminnasta tapahtuu pari päivää ennen kävellä.
Kun Y-ME aikoo suunnitella vuotuista varainkeruutapahtumaaan, tiimi pyrkii yleensä rajoittamaan sitä aluetta, jossa heillä oli kävelyt, niin että se ei vaatinut huomattavaa resurssien aikaa tiettyjen toimintojen suorittamiseen, kuten katujen sulkemiseen. Heidän kävelynsä ei yleensä ollut kilpailukykyinen, joten se auttaa myös, ettei heidän tarvitse ottaa huomioon vaatimuksia kilpailukykyisemmälle kilpailuympäristölle.
Kilpailupäivän aikataulu yleensä kääntyi seuraavasti:
- Tapahtuman suunnittelujoukkue saapuu (2,5 tuntia ennen kävelyä)
- Vapaaehtoinen sisäänkirjautuminen (2 tuntia ennen kävelyä)
- Sponsor Check-In ja Setup (2 tuntia ennen kävelyä)
- Ilmoittautuminen alkaa (1,5 tuntia ennen kävelyä)
- Aloituslinjan asetukset (30 minuuttia ennen kävelemistä)
- Avajaiset (10 minuuttia ennen kävelyä)
- Kilpailu alkaa
- Main Stage Entertainment alkaa (1 tunti kuluttua kävely alkaa)
- Viralliset päävaiheen huomautukset (kävijämäärän päätyttyä, 1,5 tunnin välein)
- Ohjelma virallisesti päättyy (3 tuntia kuluttua kävely alkaa)
- Tapahtuman erittely alkaa (tapahtuman jälkeen virallisesti päättyy)
Vinkkejä yhteisön kävelysuunnitelman tai juoksun suunnitteluun
Niille organisaatioille, jotka ovat kiinnostuneita pitämään yhteisön käveltyä tai ajoa ensimmäistä kertaa, Klug tarjoaa useita ehdotuksia, jotka auttavat varmistamaan menestyksekkään tapahtuman .
- Aloita lämpimällä johdolla, mukaan lukien hyvin yhdistetyt vapaaehtoiset, sponsorit tai suuri joukkue. Määritä mitattavissa olevat tulokset.
- Arvioi kilpailijatapahtumia kaupungeissasi / sijainnistasi parhaiden toimintatapojen ja parannusten parantamiseksi.
- Työskentele kaupunginjohtajan toimisto- ja puistoalueiden kanssa keskustellakseen tarvittavista lupista ja tapahtumalogistiikasta: aika, sijainti ja osallistujamäärä. Varmista, että olet valmis näihin kokouksiin.
- Ymmärrä budjetti ja varmista, että pidät liikekulut 25-30% uudelle tapahtumalle. Jotkut hyväntekeväisyysjärjestöt pyrkivät 15-20 prosenttiin kokonaiskuluista.
- Suojattu sponsori ottaa vastaan 100% tapahtumasi liikekuluista.