Monet hotellit ovat luottaneet online-hotellien RFP (Request for Proposals) sivustoihin, kuten Conventionplanit.com ja sabrehotelrfp.com, edistämään heidän kokous- ja konferenssipalvelujaan. He ovat myös kehittäneet omat online RFP-lomakkeet.
Monet suunnittelijat ovat kuitenkin haluttomia lähettämään hotellipuhelut kolmannen osapuolen hakukoneiden kautta. Monet suunnittelijat haluavat lähettää hotellihintatarjouksensa suoraan hotelli- ja kokouskeskuksiin.
Mitä tietoja sisältyy hotelliin RFP?
Erinomainen työkalu, joka auttaa suunnittelijoita alkamaan kehittää omia lomakkeitaan hotellimaksuihin ja muihin tapahtumatarpeisiin, on yleiskokousneuvoston käytäntöjen vaihto- työkalu.
Hotellin RFP: n peruselementteihin olisi sisällyttävä seuraavat:
- Pyynnön esittäjän perustiedot (nimi, nimi, organisaatio, osoite, puhelin, sähköposti jne.)
- Tapahtumapäivät (tarjota vähintään kaksi eri vaihtoehtoa)
- Tarvittavat huoneet (päivämäärät ja huoneiden numerot)
- Kokoustilaa koskevat pyynnöt (päivämäärät, huoneiden koot, määrät)
- Ruoan ja juoman vaatimukset
- Esteettömyysvaatimukset
- Toimitus- ja vastaanottovaatimukset
- Muut asiaa koskevat tiedot
RFP-työkalujen etuna
Lisäksi Global Business Travel Association (GBTA) tarjoaa jäsenilleen kattavan RFP-työkalun, jota tapahtumasuunnittelijat voivat harkita.
GBTA -hotellin RFP: n elementtejä ovat seuraavat:
- Hotellikeskuksen yleiskuvaus
- RFP-pyynnön esittäjän yleiskatsaus
- Vierashuoneiden sopimustiedot
- Koko hotellin kokoustilaa
- Kokoushuoneiden kokonaismäärä
- Koko hotellin suurimman tanssisalin tai kokoushuoneen koko
- Kattokorkeus suurimmalle juhlasalille tai kokoushuoneelle
- Onko hotellilla pysyvä hallintorakennus?
- Kuinka monta ihmistä kokoushuoneisiin mahtuu?
- Onko hotellilla oma näyttelytila?
- Mikä on näyttelyn koko?
- Mikä on etäisyys alueen kongressikeskukseen?
- Mikä on kongressikeskuksen nimi?
- Mikä on veroprosentti ruoasta ja juomasta?
- Mikä on juhlapalvelumaksun prosenttiosuus?
- Ovatko bankettipalvelumaksut verotettu?
- Tarjoaako hotellista sisäisiä audiovisuaalisia (A / V) palveluja?
- Will hotelli tarjoaa alennusta talon A / V-palveluista?
- Voiko hotelli antaa asiakkailleen mahdollisuuden tuoda A / V-myyjien ulkopuolelle?
- Kuinka monessa kokoushuoneessa on langaton nopea Internet?
- Kuinka kokoushuoneissa voi olla videoneuvotteluita?
- Onko maksua käytettäessä A / V-myyjiä?
- Hyväksyykö hotelli yritystoiminnan "kokouskortit" maksua vastaan?
- Tarjoaaako hotelli kokouspakettia?
Lisäksi olisi hyödyllistä jakaa hotellimyynnin kanssa tapahtuman tyypin kanssa. Tämä antaa heille mahdollisuuden tutustua tavoitteisiin, joihin kokouksesi saattaa olla.
Hyviä uutisia hotellien kanssa työskentelystä on se, että useimmat pitäisi olla melko kokeneita samanlaisten tapahtumien järjestämisessä, ja suuri myynti- tai ravintolapäällikkö pystyy jakamaan lisää yksityiskohtia tavoista auttaa tapahtumasuunnittelijoita saavuttamaan tavoitteensa.