Kuuntele juuri nyt kuutiosta tai kotitoimistasi tapahtumasuunnittelun aloittamisen käsitteestä? Ehkä olet työskennellyt tapahtumien ja kokous-teollisuuden jo useita vuosia ja ajattele, että nyt on hyvä aika selvittää, miten työskennellä itsellesi. Tai ehkä olet auttanut järjestämään muutaman tapahtuman aikaisemmin ja tuntuu, että tämä voisi olla elämäsi intohimo. Kaikki hyvät syyt jatkaa tätä ammattia. Mutta kuka tahansa, joka mietiskelee omaa tapahtumasuunnittelutoimintaa, on seurattava joitain tärkeitä askelia, ennen kuin aloitat keskustelun asiakkaista.
01 - Tapahtuman suunnitteluosaaminen ja kokemus
- Sanallinen ja kirjallinen viestintä
- Organisaatio ja ajanhallinta
- Neuvottelu ja talousarvion hallinta
- Luovuus, markkinointi, suhdetoiminta ja paljon muuta
Olisi myös hyödyllistä hankkia ammatillinen sertifiointi alalta, mukaan lukien CMP-nimitys tai osallistuminen MPI: hin.
02 - Määritä tapahtumasuunnittelumarkkinasi / Forte
Oletetaan, että olet työskennellyt yrityskokouksissa viiden vuoden ajan ja olet valmis luomaan yrityksesi. Ensimmäinen asia on, että vahvuudet ovat yritysmaailmassa. Yleinen virhe, jota monet suunnittelijat tekevät, ovat sanomalla, että he ovat valmiita koordinoimaan kaikenlaisia tapahtumia, kuten yrityskokouksia, hääjuhlia, varainkeruuta ja paljon muuta.
Stop. Vaikka halu olla siellä tarjota erilaisia palveluja, syy olet valmis perustuu kollektiivisiin aiempiin kokemuksiin. Ajan mittaan voit käsitellä täyden valikoiman tapahtumia, mutta tunnet aluksi, että yritysten, yhdistysten, voittoa tavoittelemattomien ja sosiaalisten tapahtumien välillä on erottuvia eroja. Määritä markkinasi mukaisesti.
03 - Kehitetään liiketoimintasuunnitelma
Koska olet päättänyt markkinoillesi, saatat ajatella, että tämä on hyvä hetki jakaa uutisia siitä, mitä voit tarjota maailmalle. Ei niin nopeasti. Oman liiketoiminnan aloittaminen ei ole niin lumoavaa kuin sellaiset fantasioita. Kuten kaiken muunkinkin, tapahtumasuunnittelun aloittaminen edellyttää liiketoimintasuunnitelmaa.
Hyvä uutinen on, että useita resursseja on saatavilla auttaaksemme. Asiantuntija kotimaisille yrityksille Randy Duermyer tarjoaa joitakin näkemyksiä liiketoimintasuunnitelman perusteista ja käy läpi prosessin. Yhdysvaltain pienyritysten hallinto on hyvä resurssi, joka julkaisee materiaaleja kirjallisesti liiketoimintasuunnitelmista.
04 - Määritä mikä liiketoimintayksikkö sopii parhaiten yrityksellesi
Nyt kun ymmärrät, että tapahtumasuunnittelutoiminnan luominen olisi katsottava "käynnissä olevaksi työksi", on tärkeää määrittää liiketoiminnan rakenne alussa. Keskeisin askel on varmistaa, että päätät, minkälainen liiketoimintayksikkö toimii parhaiten suunnitelmassasi. Tämän vuoksi on tärkeää varmistaa ammattitaitoinen neuvonta.
Saatavilla on useita vaihtoehtoja, ja on tärkeää valita, minkä tyyppinen yritysjärjestösi parhaiten edustaa etua. Verosuunnittelun asiantuntija William Perez nimeää IRS: n Yhdysvalloissa tunnustetut kuusi muotoa: yksinhaltija, C-Corporation, S-Corporation, Partnership, Trust ja voittoa tavoittelematon organisaatio.
05 - Hanki yritysvakuutus
Liikevakuutus on pakollinen. Tapahtumasuunnitteluyritysten olisi varmistettava yleinen vastuu ja muut vakuutuksen muodot yrityksen omistajan etujen suojaamiseksi. Useita vakuutuksen muotoja on olemassa, joten on parasta keskustella vakuutusneuvonantajan kanssa oppia kaikki vaatimukset.
Haluatko aloittaa kotipohjaisen liiketoiminnan tai jos sinulla on pieni toimisto muualla, kysy näiltä vakuutusmuodoilta (mutta ei rajoittuen) seuraavia kysymyksiä:
- Yleinen vastuu
- Tuotevastuu
- Kotivakuutus
- Työntekijän korvaus
- Rikosvakuutus
- Terveys ja muut edut
06 - Kehittää toimittajien verkostoja ja henkilöstöresursseja
On aika yrittää keventää liiketoiminnan rakenteen taakkaa hetkeksi. Nyt on aika harkita, kuka haluat sisällyttää toimittajiesi verkkoon. Tapahtumasuunnittelijat työskentelevät monien toimittajien kanssa, mukaan lukien ravintolat , kukkakaupat, valokuvaajat ja paljon muuta.
Ja vaikka saatat ajatella, että voit hoitaa kaikki tehtävät, viime kädessä sinun on luotava resurssien infrastruktuuri, joka tukee tapahtumia ja yleisiä toimintoja. Tämä sisältää henkilökunnan resurssit hallinnolliseen, myynti-, markkinointi-, viestintä-, oikeudelliseen, kirjanpitoon ja muihin toimintoihin.
07 - Määritä tapahtumasuunnittelupalvelut
Jotkut teistä saattavat olla häiritseviä viittaamalla "lailliseen" ja "kirjanpitoon". Älä ole. Ne ovat erittäin tärkeitä ystäviä ja resursseja. Mutta nyt on myös aika ajatella hieman syvemmälle ja jatkaa pohtimalla millaisia tapahtumasuunnittelupalveluja tarjoat.
Tunnemme, että monet teistä ovat luultavasti jo ajatelleet tätä, mutta on tärkeää keskittyä keskeisiin palveluihisi. Mikä tuote on? Kuka on kohde markkinoilla ?
Tarjoatko täyden palvelun suunnittelua ja toteutusta asiakkaan puolesta tapahtumapaikkoihin, ruokailuun, tuotantoon, puhujiin, lahjoihin, kuljetuksiin, majoitukseen ja muuhun? Oletko erikoistunut yhteen suunnitteluun? Entä viestintäpalvelut tapahtumaliikenteelle ja paljon muuta?
08 - Tapahtumasuunnittelupalkkiojärjestelmän perustaminen
Palvelujen mielessä on tärkeää määrittää maksurakenne. Monet itsenäiset ja pienet tapahtumasuunnittelutoimistot pitävät tietoisina eri tavoista kattaa kulunsa ja kohtuullisen voiton. Loppujen lopuksi tämä auttaa pitämään sinut liiketoiminnassa viiden vuoden kuluttua. Useimmat tapahtumasuunnittelijat veloittavat seuraavan perusteella:
- Laskullinen maksu
- Prosenttiosuus menoista
- Tuntitaksa
- Prosenttiosuus kulut plus tuntipalkkio
- Toimiva korko
09 - Turvallinen rahoitus yrityksellesi
Useimmissa tapauksissa tämä ei saisi olla vaihe 9, mutta on tärkeää, että motivoi se työ, jonka uusi yritys tuo, jotta et saa lannistusta harkitessaan tarvittavia todellisuuksia. Jokaisen yrityksen omistaja vaihtelee sen mukaan, miten hän haluaa turvata ja tuottaa tällaisia varoja.
Useimmat yritykset tarvitsevat toimintoperusteisen budjetin, ja on tärkeää saada käyttöönsä mukava käteisrahasto yrityksen perustamisen aikana. Vaikka on mahdollista perustaa rahastoituja yrityksiä, on silti tärkeää, että yritykselläsi on tarpeeksi rahaa ja katettava kaikki elinkustannukset odotettaessa kannattavuutta.
10 - Keskity liiketoimintakehitykseen ja markkinointiin tapahtumaliiketoiminnallesi
Kun yrityksesi malli on käytössä, ymmärtää palveluitasi, tunne siitä, miten veloitat palvelusi, nyt on aika alkaa kehittää tärkeitä liiketoiminta- ja markkinointimateriaaleja .
Nyt olet valmis valitsemaan yrityksesi oikean nimen ja toimimaan yrityksesi kehittämissuunnitelmassa. Sinun on myös luotava käyntikortteja, paperitavarat, verkkosivusto, myyntivakuudet, ehdotukset, asiakassopimukset ja paljon muuta.