Juhlien suunnittelijoiden toimittajat Jokaisen tapahtuman Pro pitäisi tietää

by Rob Hard

Parhaat tapahtumasuunnittelijat pysyvät nykyisin trendikkäissä tapahtumapaikoissa alueellaan hotelleista ravintoloihin . Tärkeintä on, että he luovat hyviä, jopa ystävällisiä työsuhteita myynti- ja catering- liikkeenjohdon kanssa näissä paikoissa, koska molemmat auttavat tekemään tai murtamaan tapahtuman. Nämä suhteet osoittautuvat myös arvokkaiksi tulevista tapahtumista ja toivottavasti tekevät työsi helpottamaan erinomaista tapahtumaa.

Samoin jokainen tapahtumasuunnittelija (riippumatta siitä, onko hän itsenäinen tai palkattu organisaation kokoussuunnittelijaksi) pitäisi olla henkilökohtainen liiketoimintaverkko luotettavien tapahtumien myyjien ja toimittajien kanssa, jotka voidaan vuokrata eri tapahtumiin.

Tämä verkko ei ainoastaan vähennä aikataulua, joka on tarkoitettu etsimään kyseisiä urakoitsijoita, mutta tapahtumasuunnittelija on oppinut työskentelemään näiden yritysten ja yksilöiden kanssa saadakseen asiakkaalle parhaan palvelun. Verkostoituminen on lopulta tärkeä kokous- ja tapahtumateollisuudessa.

Viittausten kohdalla verkostosi (tai sen puute) voi merkitä eroa työn purkamisen ja sen katsomisen välillä. Tässä ovat tapahtumapalvelujen myyjät, toimittajat ja urakoitsijat jokaisen suuren tapahtumasuunnittelijan verkossa.

01 - Destination Management Company (DMC)

Kohdeyritys (DMC) saattaa esiintyä pinnalla kilpailemaan paikallisen tapahtumasuunnittelijan kanssa, koska se keskittyy ylläpitämään suhteita kaikkiin paikallisiin tapahtumiin ja vieraanvaraisuuteen. Todellisuudessa ne voivat olla erinomaisia kumppaneita tapahtumasuunnittelijoille.

Kun suunnittelet tapahtumia pois kaupungista tai oman osaamisalueesi ulkopuolella, hyvä DMC voi olla paras ystäväsi ja läheisin liittolainen. Heidän suhteet ja laaja paikallistuntemus kattavat usein kaikki tapahtumasuunnittelun näkökohdat. DMC: t yleensä palkataan auttaakseen suunnittelemaan ja suorittamaan kaikki offsite- ja evening-toiminnot.

02 - Viestintäneuvonantaja

Valtava määrä tietoa on toimitettava asiakkaille ja vieraille, mutta useilla tapahtumasuunnittelijoilla ei ole ainutlaatuista asiantuntemusta tuottaa kaikkia viestintämateriaaleja, kuten kutsuja, esityslistoja, konferenssimateriaaleja jne.

Tietoliikennealan konsultti auttaa luomaan mallipohjaisia materiaaleja, jotka noudattavat asianmukaista etikettiä ja formaatteja kullekin tietoliikennetyypille.

Työntekijä kirjailijoiden ja graafisten suunnittelijoiden kanssa (tai suorittaessaan näitä velvollisuuksia suoraan), tämä henkilö varmistaa, että materiaalit sisältävät tapahtumatiedot, viestit ja asiakkaan brändin vaatimukset. He voivat jopa auttaa näiden materiaalien todellisessa tuotannossa ja painamisessa.

03 - paperitavaran suunnittelija

Mitä lähempänä tapahtumaa, sitä enemmän joustavuutta käytettävän paperimateriaalin tyylillä. Paikallisilla tai online-paperitavaramyymälöillä on uskomattomia vaihtoehtoja, ja useimmat paperit voidaan nykyisin tulostaa mustesuihkutulostimen avulla, mikä voi lisätä kustannussäästöjä.

Yritä työskennellä kauppiaan kanssa. Hänen pitäisi varastoida satoja tyylejä suoraan kauppaan (ja hänellä on mahdollisuus tilata omia materiaaleja tarvittaessa). Paperitavarasuunnittelija tekee ehdotuksia ja auttaa sanontoja ja tulostaa materiaaleja.

Pysäköintävinkki: Klassisen tai perinteisen paperitavaran ja kutsujen lisäksi varmista, että luettelossa on muita muita ainutlaatuisempia vaihtoehtoja.

04 - Mainosjakauman jakelija

Jokin tapahtuman sääntöjä ei ole koskaan anna vieras mennä kotiin tyhjin käsin. Riippumatta siitä, aiotko suunnitella asiakaskokouksen, seminaarin, konferenssin, messukeskustelun, kannustinmatkan tai vastaavan, yksi asia on edelleen tavallinen: vieraasi tulisi vastaanottaa ja kotiuttaa asiaankuuluva lahjakohde.

Tarjoustuotteen yhteyshenkilöiden on tarjottava sinulle mahdollisuus käyttää nimimerkkejä, muistilehtiä, kynät, lyijykynät, vaatteet, palkinnot ja muut asiat, joita sinä tai asiakkaasi saattaisit kiinnostaa.

Lahjakortti: On aina hyvä valita lahjoja, jotka heijastavat isäntäorganisaation kuvaa / tuotemerkkiä. Tarvittaessa voit jopa halutessasi tuottaa merkkejä tietyistä tuotteista yrityksen tai yhdistyslogon avulla.

05 - Valokuvaaja

Tämä on budjettikohta, jota monet asiakkaat haluavat välttää, mutta suuri valokuvaaja ottaa talteen tapahtuman tai usean päivän ohjelmat ja antaa vieraille pidemmän muistuman. Ottaa muutamia upeita valokuvaajia verkostossasi voi olla erityisen arvokasta, kun heidät palkataan suunnitella henkilökohtaisempi tapahtuma, kuten häät.

Valokuvaajasi tulisi myös ylläpitää resurssien verkosto, kuten videotuotanto, A / V-teknikot ja muut valokuvaajat. Valokuvaaja, joka ilmentää teknistä asiantuntemusta markkinointiosaamisen kanssa, on se, jota haluat verkostossasi. Hän ymmärtää minkä tahansa tapahtuman taiteen ja liiketoiminnan perustelut.

06 - Private Caterer

Kaikkia tapahtumia ei tapahdu hotellissa tai ravintolassa, jossa catering-palvelut tarjotaan automaattisesti. Sisäisiä kokouksia ja tapahtumia järjestetään usein organisaatioissa, ja ruokailu järjestetään ja toimitetaan. Jotkut ainutlaatuisimmista tapahtumapaikoista kuten taidegalleriat, maamerkkirakennukset tai jopa kauniit puistot vaativat myös yksityisiä catering-palveluja.

Palveluntarjoajalla voi olla oma ravintola, juhlatila tai kauppa. Sen lisäksi, että hän voi tarjota erilaisia valikkokohtia, jotka vetävät yleisiin tai etnisiin ruokailutottumuksiin, hänen on tarjottava uskomattomia vaihtoehtoja aamiaiselle, lounaalle, taukoa ja / tai illallista varten.

07 - Viinimyymälä / Sommelier

Palveluntuottaja huolehtii todennäköisesti tapahtumasi baaritarpeista, mutta tapahtumasuunnittelija saa omat syynsä viinitieteellisen asiantuntijan sisällyttämiseen verkkoonsa.

Hyvä viinimyymälä voi tarjota varastoja (kulutusta tai arvostamista lahjoja) yksityisten osapuolten suorana resurssina, mutta mikä tärkeintä, tämä sommelier voi auttaa kouluttamaan suunnittelijaa viinistä.

Viini Vihje: Lisäsuoritukseksi voit työskennellä suoraa yhteyttä viinikauppiaan kanssa toimittamaan varastosi suoraan asiakkaillesi ja sisällyttää siihen henkilökohtaisen huomautuksen.

08 - Chocolatier

Samankaltainen kuin viinikauppa, suuri chocolatier voi todella tehdä tapahtuman suunnittelija näyttää hyvältä. Jokainen rakastaa käsintehtyjä suklaakankoja ja tryffeleitä.

Jos voit, toimi paikallisen suklaan kanssa, joka käyttää kaikkia tuoreita raaka-aineita, mutta siellä on monia gourmet-suklaanvalmistajia, jotka toimittavat suoraan tapahtumallesi. MarieBelle New York luo kauniisti esillä suklaata.

Suklaavihjeitä: Jos haluat todella fancyn, suuri chocolatier voi sisältää mukautetun kuvan suklaiden päälle tai jopa luoda suklaan veistoksen tai keskikappaleen. Ei myöskään ole huono idea pyytää yhteyttä pitämään henkilökohtaiset käyntikorttisi myymälässä henkilökohtaisiin toimituksiin asiakkaille.

09 - Kukkakauppias

Suuri kukka-asetelma lisää huoneeseen väriä, hienostuneisuutta ja tuoksua. Monet tapahtumat sisältävät kukka-asetelmia osana tapahtumakokonaisuutta, kuten pöytäkeskeitä.

Hyvä kukkakauppias tarjoaa erilaisia ideoita, jotka käsittelevät tapahtumasi teemaa, värejä ja budjetia. Hän myös kertoo, mitkä kukat kestävät parhaiten tapahtuman kesto ja lämpötila (esim. Ulkoilmatapahtumat) ja kausi.

10 - Juhlatarjoustoimittaja

Vaikka useimmat paikat ylläpitävät suhteita suoraan osapuolen vuokrausyrityksen kanssa, on hyödyllistä, että tapahtumasuunnittelijoilla on oma suhde luotettavan osapuolen vuokrausyrityksen kanssa.

Suuri tapahtuma voi sisältää minkä tahansa määrän kohteita koristeet, liinavaatteet, lattia, valaistus, audio / visuaaliset laitteet, astiasto, lasitavarat, rekvisiitta, teltat jne. Hyvä osapuoli vuokraus yritys tarjoaa kaiken tämän ja enemmän. Puolueesi vuokraaja voi myös olla erinomainen resurssi, joka auttaa aivoriihi parhaista tavoista tukea tapahtuman teemaa.

11 - Yleissopimuksen ja vierailujen toimisto (CVB)

Yleiskokouksen ja vierailijoiden toimisto (CVB) antaa arvokasta tietoa tapahtumakohteesta, sen palveluista ja palveluista. CVB säästää aikaa ja energiaa kokouksen suunnittelijoille, kun tarvitsee tutkimaan paikallisia palveluita. Jotkut CVB: t tarjoavat jopa suunnittelijoille online-työkaluja, joilla pyydetään tietoja osallistuvista hotelleista ja muista palveluista ja paikoista.

CVB vastaa paikallisen määränpään edistämisestä ja voi yleensä tarjota tietoa kohteen määränpäästä ja ainutlaatuisista ominaisuuksista. Tapahtumasuunnittelijoiden tulisi tavoittaa CVB: lle ja sen henkilökunnalle yksi resurssi yksityiskohtaisista tiedoista paikallisesta matkailusta ja matkailusta.