Vinkkejä tapahtumavalikon suunnitteluun ja asiantuntijan palkkaamisesta
Ennen kuin otat palveluntarjoajan tai catering-yrityksen vuokraamaan tapahtumaa, on hyödyllistä saada alustavia ideoita catering-valikosta ja saada nämä vinkit takataskuun.
Asiantuntijaneuvonta ruokavalion asiantuntijan valikkosuunnittelusta
"Hyvän tasapainon luominen valikon kanssa", ehdottaa Stacy Ziegler, CPCE, CMP, NACE: n kansallisen cateringyhdistyksen ensimmäinen varapuheenjohtaja ja Bold American Events & Cateringin myyntipäällikkö. Bold American tarjoaa täyden palvelun ateriapalveluja tapahtumapaikkoihin ympäri Atlantaa, Georgiaa ja järjestää vuosittain yli 500 yritys- ja yhteisötapahtumaa.
"Voit mennä riskialtisemmaksi kuluneiden hors d'oeuvres, sivuruokien ja jälkiruoka, mutta tärkeimmistä pääruokavaliosta, sinun täytyy muistaa, että ruokit monipuolista ihmisryhmää. Useimmat ihmiset haluavat tunnistaa, mitä he syövät. Tämä ei tarkoita, että kaikille on annettava selkeää kanaa, mutta pidä varovainen jotain hyvin eksoottista. "
Tapahtuman kausi on myös tärkeä asia. Ja tapahtumasuunnittelijat järjestävät usein keskusteluja tulevista tapahtumista aivan toisenlaisen kauden aikana. "Vaikka saatat keskustella valikosta talven kuollessa, todellinen tapahtuma saattaa olla kesäkuussa. Lyhyet kylkiluut ja perunat ovat tammikuussa äärimmäisen upeita, mutta kun kesäkuussa tapahtuma rullataan, sinun on haluttava jotain paljon kevyempää ", Ziegler sanoo.
Tapahtumassa tapahtumavalikon suunnittelu on paljon enemmän kuin ruoan valinnat itse. Mutta seuraava askel on palkata ruokakauppias auttaa sinua vetämään sen pois.
Asiantuntijapalvelut yksityisen catering-yrityksen palkkaamisesta
Ehkä sinulla on ideoita catering-valikosta mielessäsi, seuraava askel on palkata catering-yritys tapahtumallesi. "Puhu palveluntarjoajallesi siitä, mitä he tekevät parhaiten", Ziegler neuvoo. "Heillä on paljon kokemusta väkijoukon suosikkeista ja tietävät, mitä he voivat tehdä parhaiten."
Sen lisäksi, että käytät ruokaa ja juomaa sekä catering-palveluntarjoajaasi tapahtumaasi varten, Ziegler tarjoaa myös seuraavia vinkkejä catering- tai catering-yrityksen vuokraamiseen tapahtumille:
Näyte Caterer's Food
Ottamalla ruokaa ruokaa, se antaa sinulle mahdollisuuden maistaa catering ja myös kokea miten se esitetään. Tämä on myös erinomainen tapa tavata kokki ja päättää, kuinka joustava hän on. Kaikki kohteet voidaan mukauttaa omaan makuun, joten varmista, että palautteesi otetaan vakavasti. Kysy, miten ruoka on valmis.
Catering Pro Vinkki: Kysy, onko catering päättynyt paikan päällä tai keitetty etukäteen ja jätetty kuumaan laatikkoon pysyäksesi lämpimänä. Näillä eri käytännöillä on suuri vaikutus ruoan laatuun, kun se tarjoillaan vieraillesi.
Tarkista viitteet
Vaikka sinulla todennäköisesti annetaan luettelo erittäin onnellisia asiakkaita, on vielä hyviä nuggets tietoja voit oppia, jos todella viettää aikaa tarkistaa ravintolan viittaukset. Se on erinomainen tapa saada tietoa siitä, mitä tarjoilija tekee parasta. Hyviä kysymyksiä viittauksille ovat: Kuinka monta kertaa he ovat käyttäneet ruokaa? Mitä pidit parhaiten heidän catering-palveluistaan tapahtumista? Mikä on yksi asia, jonka muutat seuraavaan tapahtumaan?
Pyydä menneitä tapahtumien valokuvia
Catering-kuvat antavat sinulle hyvää tunnetta tarjoajan esteettisestä. Kuvia menneistä tapahtumista voi antaa sinulle käsityksen siitä, miten heidän tapahtumiaan yleensä kehitetään. Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset: Pidätkö huoltopalveluista, välitavoitteista ja viimeistelystä? Onko se tyyli, jota haluat tapahtumaasi varten?
Lopuksi katsomalla kuvia ravintoloitsijan aiemmasta työstä on myös erinomainen tapa selittää ravintoloitsijalle, mitä haluat referenssien kanssa. Mitä haluat nähdä toistuvasti tapahtumallasi?
Keskustele käytettävissä olevista palveluista
Jotkut tarjoilijat ovat täyden palvelun kuin toiset, joilla on kyky tarjota lakanat, pöydät, tuolit, kukkakaupat ja pöytäliinat. Voit antaa heille käsityksen siitä, mitä haluat ja he voivat vetää kaiken puolestasi ja järjestää kaikki myyjät. Toisaalta jotkut tarjoilijat tarjoavat vain ruokailupalvelun ja ruokapalvelun, ja sinä olet vastuussa kaikkien muiden kohteiden ja myyjien koordinoinnista. Kummassakin tapauksessa on hienoa, kunhan tarjoajan palvelut vastaavat tarpeitasi.
Tarkasta kaikki henkisesti
Henkilökohtaiset tapaamiset eivät ole vain erinomainen tapa varmistaa, että ei ole väärinkäsityksiä, kun on kyse tärkeistä asioista, kuten suunnitellusta ruokailuvalikosta ja catering-ehdotuksesta, ne ovat myös erinomainen tapa saada parempi tuntuma valitsemallesi ravintoloitsijalle. Esimerkiksi henkilökohtaiset tapaamiset voivat antaa sinulle mahdollisuuden tutustua catering-toimintaan. Onko toimisto puhdas? Oletko tyytyväinen ajoissa? Jos sinulla on epäröintiä tämän prosessin aikana, muista korjata se nyt ja se saattaa siirtyä tapahtumapäivään.
Varmista, että he ovat järjestäytyneet
Jos ehdotuksesi on ajankohtainen ja myyntipäällikkösi on ammattimaista ja joustavaa, se on luultavasti hyvä yrityskulttuuri. Tämä on erityisen tärkeää, koska nämä piirteet todennäköisesti siirtävät tapahtumasi käsittelevään tiimiin. Mutta varokaa: päinvastoin voi myös olla totta. Jos ehdotuksesi lähetetään sinulle luvatun päivämäärän jälkeen tai kun myynti- ja suunnitteluprosessissa on yleistä epäjärjestystä, se voi olla merkki siitä, että ajantasaisuus ja organisaatio eivät ole tärkeä arvo tarjoajalle.
Lue Fine Print
Kun haluat hakea catering-ehdotuksen, on tärkeää tarkistaa ja ymmärtää kaikki yksityiskohdat. Onko ehdotuksesi mukana kaikki mitä olet pyytänyt? Onko vero sisällytetty? Hinta vaihtelee henkilöä kohti, jos vieraslaskija nousee ylös tai alas? Miten työmaksun palvelumaksu veloitetaan? Oletteko vastuussa kyseisen illan kääntämisestä henkilökuntaan? Kun vertaat ehdotuksia yhdestä ravintolasta toiseen, on tärkeää, että vertaat omenoita omenoihin ja ymmärrät kaikki ehdotetun tapahtuman kustannukset.
Tarkista tapahtumapaikan
Useilla paikoilla on suosittu myyjäluettelo, joka todennäköisesti kattaa myös sellaisten tapahtumapaikkajärjestöjen, jotka eivät tarjoa catering-palveluja. Sinua saatetaan joutua työskentelemään jonkun mainituilla ravintoloilla, mutta vaikka et olekaan, se voi olla sinun eduksi. Jos käytät luettelossa olevaa henkilöä, he tuntevat tapahtumapaikat ja kaikki siihen liittyvät säännöt huoneen asetuksiin. Sinulla saattaa olla todennäköisesti vähemmän vahinkoja tapahtumapäivänä. Etuoikeutetuilla toimittajilla voi olla myös muita etuoikeuksia, joita he voivat välittää sinulle. Järjestäjät, jotka eivät ole tuttuja tapahtumapaikalle, voivat olla ensi silmäyksellä halvempia, mutta sinulla voi olla tapahtumapaikkamaksut tapahtumapaikallasi, koska ravintoloitsija ei ole poistanut roskakoriä tarpeen mukaan tai muutakaan rangaistusta, joka ei ymmärrä paikkaoppaan sääntöjä.
Kysy erikoistarpeista
Hyvät ruokajätteet toimivat kanssasi erityisvaatimusten mukaisesti. Suuri tarjoilijat ennakoivat heitä. Joko niin, kysykää palveluntarjoajalta, miten he käsittelevät erityisvaatimuksia, kuten ruokavalion rajoituksia, sivuston muutoksia ja myöhästyneitä lisäyksiä. Jopa parhaat suunnittelijat kohtaavat yleensä ainakin yhden paikan päällä olevan yllätyksen. Ovatko ravintolasi pystyneet vetämään gluteeniton aterian? Jos tervetuloa puhuu 15 minuuttia myöhässä, keittokunta voi rullata uudella aikataulullaan? Joustavuus ja mahdollinen asenne kaikille osallistujille ovat ratkaisevan tärkeitä.
Tiedä kuka on vastuussa
Useimmiten henkilö, jonka kanssa työskentelet myynti- ja suunnitteluprosessin aikana, ei ole ensisijainen yhteystietosi tapahtuman päivänä. Jos haluat tehdä muutoksia tai ottaa kysymyksiä sinä päivänä, on tärkeää tietää yhteyshenkilösi. Syvyys tiimissä antaa sinulle varmuuden siitä, että jos yksi henkilö puuttuu tapahtumasi aikana sairauden tai ristiriidan vuoksi, on jäljellä edelleen koko joukkuetta.