Vaiheet, joilla löytää täydellisen tapahtumapaikan
Olettaen, että olet jo tunnistanut suunnitellun tapahtuman tyypin ja sen tarkoituksen, on otettava huomioon monet muut tekijät, kun aloitat itse valitsemasi tapahtumapaikan.
Seuraava tämä etenemissuunnitelma auttaa sinua valitsemaan täydellisen tapahtumapaikan vaiheet.
Tunnista kohdeyleisösi ja tuntekaa vierailijasi
Tapahtuman tapahtumapaikan suunnittelussa yksi tärkeimmistä tiedoista, joista sinun on tiedettävä, on kuka vieraasi ovat ja kuinka monta olet odottamassa. Vaikka tapahtuman tyyppi ilmoittaa varmasti paikan valinnasta, yksi tapahtumapaikan suurimmista rajoittavista tekijöistä on sen kapasiteetti. Varmista, että tiedät ainakin tarkan arvioinnin (se voi olla valikoima) vieraiden lukumäärän, koska tämä rajoittaa välittömästi paikkavaihtoehtoja. Sinun tulisi myös harkita yleisöäsi. Varmista, että tapahtumapaikka heijastaa paitsi itse tapahtumaa, myös vieraiden makua ja odotuksia.
Tunnista tapahtumapäivät
Tarkista kalenterisi, koska ajoitus vaikuttaa useisiin päätöksiin, mukaan lukien valintasi. Vierailuluettelosi jälkeen tapahtuman päivämäärä on seuraava rajoittava tekijä.
Riippuen siitä, minkä tyyppistä tapahtumaa olet suunnittelemassa, saatat huomata, että sinun on joko oltava joustava tapahtumatietopäivän kanssa, jotta voit saada haluamasi tapahtumapaikan tai sinun on oltava joustava paikkapaikan valinnalla saadaksesi haluamasi päivämäärän. Sinun pitäisi aloittaa paikka suunnittelu tietää, missä sinä tai asiakas ovat joustavia.
Seuraavassa on joitain kysymyksiä, jotka on otettava huomioon:
- Milloin vieraasi ovat todennäköisesti käytettävissä osallistumaan aikataulujensa perusteella?
- Missä paikoissa on sopiva ja käytettävissä oleva tila näille ajoille?
- Milloin johtoryhmän on paras tapa pitää tapahtuma?
Laske budjettiasi
Avoimen budjetin avulla kuka tahansa voi suunnitella suurta tapahtumaa ja tehdä äärettömän valikoiman tapahtumapaikkoja. Mutta enemmän kuin todennäköisesti, taloudelliset resurssit ovat rajalliset, ja sinun on tiedostettava alusta alkaen, mitä rahoitusrajoituksesi ovat - vaikka tapahtumalisäkseesi olisi yksinkertainen ballpark-arvio tai alue. Tapahtumasuunnittelija voi aina suunnitella suuren tapahtuman kohtuullisen budjetin sisällä.
- Ovatko tilat budjettiparametreissasi tilan, teknisen ja catering-kustannusten mukaisia?
- Oletko neuvonut palveluiden suotuisaa määrää ja osoittanut roolinne arvon?
- Oletko sallinut budjetin joustavuuden, jos rivikohdan kulut ylittävät suunnitelman?
Soveltaminen eri paikkoihin
Kun vierasluettelonumerot ja mahdolliset tapahtumapäivät ovat kavennetut, on tärkeää tunnistaa paikat, joissa tapahtuma voitaisiin järjestää. Hotellit ja tapahtumapaikat tai konferenssikeskukset ovat joitain suosituimpia tapahtumapaikkoja yritysten tapahtumille ja hääjuhlille, mutta ne eivät ole ainoita vaihtoehtoja.
Tämä on aika olla luova ajattelussa. Harkitse seuraavaa:
- Kokouksenne aihepiirin perusteella mitkä kolme parhaasta paikasta tulevat mieleen?
- Missä vieraasi haluaisivat osallistua tähän kokoukseen?
- Mikä sopii sinulle parhaiten?
- Muu kuin hotelli, mitkä odottamattomat paikat voisivat lisätä RSVP-korkoa?
Löydä oikea tapahtumapaikka
Valitulla paikkakunnalla on oltava sopiva tila suunnitellun tapahtuman tyypille. Tapahtuma vaatii tanssilattiaa? Tarvitsetko PA-järjestelmää? Entä puhujan koroke tai projektorinäyttö? Minkälainen taulukkoasetus tarvitset? Tämän tyyppisten kysymysten käsittelyn lisäksi tässä on muutamia suosituimpia kysymyksiä, joista voit kysyä itseltäsi:
- Tapahtuuko tapahtuma paikkaasi ohjelman tai tapahtuman erityisperusteet?
- Voidaanko paikka sijoittaa tuotantoon, viihdeohjelmaan, äänentoistoon, ääniin ja muihin teknisiin tarpeisiin?
- Onko laitoksen kunnossa organisaatiosi korkeat vaatimukset?
Harkitse paikkapalveluja ja rajoituksia
Sen lisäksi, että löydät oikean tyyppisen tapahtuma-alueen, haluat tarkastella muiden tarjoamien palveluiden tyyppejä ja päättää niiden arvon tapahtumastasi. Joillakin paikoilla on myös suosittu myyjäluettelo, josta sinun on tehtävä löytää myyjiä tai toimittajia muille palveluille. Muilla paikoilla on rajoituksia sisustukseen tai muuhun näkökulmaan itse tapahtumissa. Eräitä kysymyksiä ovat:
- Onko tämä paikka tarjoavat hyvät pysäköintimahdollisuudet tai valet?
- Onko tämä paikka tarjoamaan turvallisuutta?
- Onko tämä paikka tarjoamaan lisäpalveluja, kuten catering, kukka-asetelmat, liinavaatteet ja pöytävuokraukset jne.?
- Onko tällä paikkakunnalla asenne ja siivoa miehistö?
- Rajoittaako tämä paikkakunta, millä muilla toimittajilla työskentelet?
- Onko tällä paikkakunnalla ruokaa ja juomaa minimiin?
Harkitse paikkamerkintä
Paikan palvelun maine on kriittinen. Tämä on usein erilainen pitämällä hyvää tapahtumaa ja tekemällä suurta tapahtumaa. Tapahtumat, joissa tilat hoidetaan, henkilökunta ja asiakkaat muistetaan aina. Jotta saisit tunnustuksen tapahtumapaikan maineelle, ota nämä kysymykset huomioon:
- Mikä on konferenssin päällikön, ravintolapäällikön tai johtajan kokous?
- Tuleeko hallinto kohtelemaan sinua kuin VIP-asiakas vai vain yksi monista ohjelmista?
- Kuinka paljon joustavuus on paikka, joka haluaa laajentaa sinulle?
- Onko heillä käytettävissä mielipiteitä tai arvosteluja?
- Tarjoaako paikkakuntasi valokuvista samanlaisia tapahtumia kuin sinun?
Järjestää paikan päällä vierailu
Jollei logistiikka ja aika ehdottomasti estä sitä, jokaisen tapahtumasuunnittelijan on suoritettava sivuston tarkastus ennen sopimuksen tekemistä. Kuvia voi olla erittäin hyödyllisiä, mutta monia näkökohtia voidaan arvioida vain henkilökohtaisesti. Pyydä tutustumaan paikkaan, joka sisältää kaiken pysäköinnin ja sisäänkäynnin sekä tapahtuma-alueen kylpyhuoneisiin. Olet iloinen, että sinä teit!
Sisällytä asiakkaan asetukset
Päivän lopussa tapahtumasuunnittelijoiden on esitettävä paikkaansa suosituksia asiakkaalleen (olkoon se sisäinen asiakas, kuten yritysjohtajat tai johto tai ulkopuolinen asiakas) ja saada hyväksynnät. Ainoa kysymys kysymyksestä asiakkaan kannalta tapahtumapaikan aikana on asiakas hyväksyy suositukseni (t)? Jotta voisit vastata tähän kysymykseen luottamuksella, sinun on varmistettava, että ymmärrät asiakkaan odotukset ja mieltymykset alusta alkaen.