5 Kriittisen tapahtumasuunnittelun virheiden välttämiseksi

Olennaiset tapahtumasuunnitteluvihjeet katastrofaalisen erikoistilanteen välttämiseksi

Murphyn laki määrää, että jos jokin voi mennä vikaan, niin se todennäköisesti tapahtuu. Mielenkiintoiset asiat ovat elämän tosiasia, että meidän kaikkien on elettävä.

Mutta kun kyseessä on tapahtumasuunnittelu, asianmukainen tapahtumahallinta pyrkii aina hillitsemään Murphyn lakia tunnistamalla mahdollisuudet mennä kaatumaan ja suunnitella sen mukaisesti.

Tapahtuman ylläpitäjänä sinun on huolehdittava siitä, että asiakkaasi erityinen tapahtuma toimii sujuvasti ja mahdollisimman pienillä kahleilla niin inhimillisesti kuin mahdollista.

Todellisessa maailmassa ei ole mahdollista kattaa kaikkia mahdollisuuksia, mutta vähintäänkin sinun pitäisi olla tietoinen kriittisistä tapahtumasuunnittelumalleista, jotka jokainen tapahtumajohtaja on vältettävä.

Ennakkokatkaus on forearmed, joten keräämme viiteen olennaiseen vinkkeihin, joiden avulla voit välttää epäonnistuneen katastrofin seuraavalla suunnitellulla tapahtumallasi.

1. Huono kommunikaatio - tämä on luultavasti epärehellisten tapahtumasuunnittelijoiden tekemä yleisin virhe ja on vältettävä kaikin keinoin. Huono kommunikaatio (kuten miscommunication tai ilman viestintää) voi tuoda katastrofi. Huono kommunikaatio on usein seurausta yksityiskohtien puutteesta, varsinkin kun kyseessä on tapahtumavalintaluettelo. On ehdottoman tärkeää, että kommunikoit tehokkaasti sekä sisäisen tapahtumatiimin että toimittajiesi kanssa. Vaikka et halua micromanage kaikkia, sinun täytyy tietää, kuka tekee mitä ja milloin varmistaa, että kaikki osallistujat tietävät, mitä heiltä odotetaan ja pitävät kiinni heidän aikataulustaan.

1. Huono tai puuttuva valmiussuunnittelu - on hyvät mahdollisuudet, että ainakin jotkut asiat menevät vääriin tapahtumiin johtaviin päiviin ja tunteihin. Mikä vielä pahempaa, jotkut asiat menevät huonosti erityiseen tapahtumaanne. Se on normaalia ja odotettavissa. Ammattimaisen tapahtumasuunnittelijan mielestä eteenpäin, tunnistaa, mikä voisi mennä pieleen, ja sillä on hyvä valmiussuunnitelma. Esimerkiksi, mikäli rekisteröintijärjestelmäsi häiriintyy tapahtuman päivänä? Entä jos loppuu ruokaa, koska ylimääräiset ihmiset tulevat näkyviin? Entä jos pääpuhujasi ei näy tai saapuu myöhässä? Jos jokin näistä asioista tapahtui, voisitko selviytyä? Toisin sanoen, olisiko suunnitelma B?

1. Riittämättömät kuljetukset - oletko varma, että järjestämäsi kuljetukset edustajien ja esiintyjien saamiseksi tapahtumaan ovat riittäviä? Tarkista tapahtumasi viikkojen aikana ja tapahtuman päivänä, että kaikki kuljetusvaatimukset täyttyvät. Sinun täytyy ajatella varauksin. Mitä tapahtuu, jos auto hajoaa tapahtuman aamuun? Onko sinulla vaihtoehtoista kuljetusta sinulle?
2. Selkeän merkin puuttuminen - Mikään ei ole turhauttavaa niille, jotka osallistuvat erityiseen tapahtumaan, kuin sekaannusta siitä, mistä seuraava esitys pidetään. Vältä tätä varmistamalla, että näytät riittävän selkeitä ja helposti luettavia merkintöjä. On parempi mennä yli laidan ja olla liikaa merkkejä kuin riskinottajat menettävät ja jatkuvasti pyytää ohjeita.
3. Riittämätön henkilökunta käsillä - erikoistapahtumanne päivänä olet todennäköisesti käsittelemässä paljon osallistujia. Älä tee virheen luottaa vain yksi tai kaksi henkilöä käsittelemään edustajien kysymyksiä tai huolenaiheita. Varmista, että sinulla on hyvä osallistujien määrä ja varmista ennen kaikkea, että tapahtumasuunnitteluryhmän ja myyjien tarjoaman henkilökunnan välillä järjestetään riittävästi henkilökuntaa.

Sen lisäksi, että ajattelemme ja suunnittelemme eteenpäin siitä, mikä voisi mennä pieleen, varmistaakseen sujuvan ja onnistuneen tapahtuman, paras käytäntö on aina tarkistaa ja tarkistaa.