On vaikea suunnitella tapahtumalohkoa, ellei sinulla ole hyvää käsitystä siitä, mihin kuluusi aiheutuu. Tämä näyttää riittävän ilmeiseltä, mutta tapahtumasuunnitteluun liittyvät kustannukset voivat tulla useilta eri paikoilta. Kun luulet, että olet tunnistanut kaikki kustannusluokat, toinen ponnahtaa lähettämään sinut takaisin piirustuspöydälle. Voit estää tämän tapahtumisen sinulle, olen koonnut tämän kehyksen tapahtumasuunnittelusta aiheutuvat kulut mielestäni samalla, kun luot budjettisi.
Paikan päällä tehtävät kulut
Tähän sisältyvät kustannukset ja palkkiot, jotka yleensä veloitetaan tapahtumapaikalta . Tämä on usein kallein luokka, mutta se on myös helpoin ennustaa, koska saat virallisen kustannusarvion tarkistettavaksi etukäteen. Kun sanot, älä unohda ottaa huomioon vaihtelevia kustannuksia, jotka muuttuvat osallistujamäärien mukaan. Ruokailu on hyvä esimerkki tästä, koska ruoan kustannukset lisääntyvät jokaisen lisäyksen mukaan.
Tapahtumakustannukset
- Huoneen vuokraus
- Vakuus
- Vakuutuksen kattavuus
- Pysäköinti
Ruoka ja ateriapalvelut
- ateriat
- juomat
- Bartender / palvelimen työmaksut
- Verot ja palvelut / maksut
Audio / Visual
- Mikrofonit
- Näytöt ja projektorit
- Internet-yhteys
- Muut erikoistuneet laitteet
Kolmannen osapuolen toimittajat
Tämä luokka edustaa kaikkia toimittajien tarjoamia tuotteita ja palveluita isäntätyöpaikan ulkopuolella. Jokainen laskuttaa sinut itsenäisesti, joten on tärkeää pitää tiiviisti kaikkien kanssa, joiden kanssa työskentelet.
Laskentataulukon avulla voit järjestää myyjäyhteyksiesi sekä niiden palveluihin liittyvät kulut.
Tapahtumapaikat
- Liinavaatteet, pöytäliinat ja tuolipeitteet
- Teltat, pysähdys ja huvipuisto
- Fyysiset kohteet, joita ei ole järjestetty paikan päällä
- Työvoima ja toimitukset asennus / Teardown
Sisustus toimittajat
- Akselivalaistus
- Kukat ja keskikappaleet
- ilmapallot
Viihde
- Muusikot tai DJ
- Kaiutinpalkkiot
- Sopimushenkilöt (ruoka, majoitus, kuljetus)
Tuotantokustannukset
Tuotantoon kuuluu koko henkilökunta ja resurssit, joita tarvitaan tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen. Nämä kulut alkavat hetki, jolloin tapahtuma on haaveillut ja jatkuu tapahtumatapahtuman jälkeen. Lyhyesti sanottuna tämä luokka edustaa järjestämisen kustannuksia, osallistujien houkuttelemista ja hallinnollisten elementtien hallintaa.
Markkinointi ja rekisteröinti
- Tulosta ja suunnittelutyötä
- Mainokset
- kutsut
- Rekisteröintihallinta
Suunnittelu ja organisaatio
- Tapahtumasuunnittelupalkkiot
- Osa-aikaiset ja väliaikaiset työntekijät
- Toimistotarvikkeet
- Viestintäkustannukset
- Matkakulut
Hallinnolliset kulut
- Palkatut työntekijät
- Kirjanpitokulut
- Oikeudelliset maksut
- Konsulttipalkkiot
Kustannuskorvaukset ja hätärahasto
Ei ole taikuutta, mitä sinun pitäisi varata suunnittelemattomia kuluja varten, mutta sinun on ehdottomasti odotettava odottamattomia. Jotkut tapahtumasuunnittelijat ehdottavat budjetoimista viidestä kymmeneen prosenttiin odotetuista kuluista, kun taas toiset valitsevat pyöreän numeron työskennellä. Suurten tapahtumien pitäisi tietenkin kohdistaa enemmän, koska valvottava henkilö peritään tuhansista dollarista.
Tämän pääpiirteen tarkoituksena on saada sinut tietoiseksi erilaisista tapahtumasuunnittelukuluista, joita voi esiintyä. Jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen , joten sinun voi sisältää enemmän tai vähemmän tässä lueteltuja kohteita. Tärkeää on tietää, mistä kustannukset tulevat. Tarkastelemalla tiettyyn myyjään tai luokkaan liittyviä kuluja voi haitata budjettia, mutta huonoin tapaus on täysin unohtanut kustannukset, kunnes laskut saapuvat.