Seminaari on ehkä yleisin tapahtuma, jonka suunnittelijat järjestävät. Useimmat seminaarit ovat joko ½ päivän tai koko päivän. Niille, jotka ovat kiinnostuneita luomaan tarkistuslista seminaarin suunnittelulle, seuraavassa on korkeatasoinen rakenne seminaarin suunnittelussa ja toteutuksessa.
Ja niille, jotka suunnittelevat monipäivän tai monen istunnon konferenssia, harkitse samanlaista lähestymistapaa. Seminaarin suunnittelun tarkistuslista on kuitenkin vain pidempi.
01 - Vahvista tapahtuman tarkoitus
- Kuka on yleisö?
- Mikä on seminaarin aihe?
- Missä olisi sijaittava?
- Miksi ihmiset osallistuvat?
- Mikä on seminaarin esityslista?
02 - Tarkastele Apex Event Specifications Guide
Valmistelutoimialan neuvosto on laatinut joukon työkaluja, joita tulisi pitää erinomaisena hyvien toimintatapojen lähteenä, joka auttaa tapahtumaa tai kokousta suunnittelemaan tapahtumien yksityiskohdat. Ilmainen lataustyökaluilla se auttaa kaikkia tapahtumasuunnittelijoita luomaan luettelon olennaisista yksityiskohdista. Tämä sisältää, mutta ei rajoitu:
- Tapahtumaprofiili (päivämäärä, ajat, sijainti, yhteystiedot jne.)
- Tapahtuman järjestäjä / isäntän yhteystiedot
- Toimittajan yhteystiedot
- Osallistujan profiili
- Tarvitaan tilaa
- Ruoka ja juoma
- A / V-vaatimukset
- Toiminto / huoneen asetukset
03 - Luo tapahtumaprofiili
Kun suunnittelijalla on joitain peruskysymyksiä tapahtuman ympärille, on aika tutkia mahdollisia kokouspaikkoja. On tärkeää työskennellä tiiviisti tapahtuman järjestäjän / isännän kanssa, jotta voidaan määrittää tapahtumapaikka ja missä seminaari sopii parhaiten sekä järjestäjäksi että vieraalle (ideoiden luettelo voi olla loputon):
- Paikallinen hotelli
- Paikallinen konferenssilaitos
- Yksityinen ravintola-tila
- Yksityinen klubimuseo / taidegalleria
04 - Outline Seminar Needs and Reqeuest Venue Ehdotukset.
Useimmat paikat tarjoavat mielellään arvio mahdollisesta seminaarista. Catering- tai myyntiyhteyshenkilö tarvitsee seuraavat BEO- tiedot:
- Tapahtuman mahdollinen päivämäärä (t)
- Osallistujamäärä
- Huonekokoonpano (luokkahuone, u-muoto jne.)
- Tapahtuman aika (laskenta / repäisytapa)
- Ruoan ja juoman vaatimukset
- A / V-tarpeet (mukaan lukien näytöt, mikrofonit jne.)
- Huoneen asetukset
Vinkki: Vuokraa A / V-teknikko, joka on omistettu tapahtumallesi hotellilta.
05 - Vahvistaa ja / tai kehittää esityslista
On erittäin tärkeää, että tapahtumasuunnittelija työskentelee tiiviisti tapahtuman järjestäjän / isännän kanssa, koska tapahtumasuunnitelma muuttuu usein alkuperäisestä keskustelusta tapahtuman varsinaiseen päivään saakka. Tapahtuman suunnittelija on valmis säätämään suunnitelmaa ja työskentelemään tiiviisti paikan kanssa varmistaakseen, että kaikki toimii sujuvasti.
06 - Vahvista BEO-sopimus
Kun suunnittelija tuntee osallistujien kohdennetun määrän ja seminaarin logistiset vaatimukset, hänen on varmistettava tapahtuma-alue ja siihen liittyvät vaatimukset. Useimpien sopimusten tulisi mahdollistaa suunnittelijan mahdollisuus vähentää / lisätä ruoan ja juoman vaatimuksia tiettyyn päivään ennen tapahtumaa. Monet sopimukset kuitenkin rajoittavat sitä, kuinka paljon ne mahdollistavat ryhmän vähentävän määriä, joten arvioi hyvin.
07 - Luo tapahtumaviestintä ja materiaalit
Tämä on osa, jota jotkut suunnittelijat saattavat olla mukana, kun taas toiset eivät. Pohjimmiltaan jotkut kokouksen suunnittelijat vastaavat seuraavista:
- Tapahtumakutsujen luominen
- Tulostusohjelma ja muu materiaali
- Osallistuvien lahjojen / rafflesien turvaaminen
- Nimilappujen tuottaminen
- Lähetystapahtumien merkinnät ja näytöt
08 - Työskentele läheisessä yhteistyössä tapahtuman isännän kanssa logistiikan viimeistelemiseksi
Ennen tapahtumaa järjestetään muutamia tärkeitä askeleita, jotka kokousohjelma laatii ennen tapahtumaa. Tähän sisältyy vahvistus seuraavista:
- Tapahtumakaiuttimet
- Tapahtuman A / V vaatimukset
- Tapahtuman osanottaja laskee
- Isännän roolit ja vastuut
- Tapahtumamateriaalien tarpeet (tarkista useita kertoja)
09 - Tapahtuman asetukset
Muista sallia aika BEO-aikataulussa tapahtumien järjestämiseen , ja suosittelemme saapumaan noin kaksi tuntia ennen tapahtumaa.
Vihje: Jos seminaari on ajoitettu aamulla, pyydä tapahtumapaikan yhteyshenkilöä, jotta ryhmäsi voi asettaa yötä ennen (mutta älä jätä mitään arvoa julkisella sivustolla).
Kaikki tapahtumamateriaalit, esittelytuotteet, kyltit, näytöt, lahjat, rekisteröintitaulut , nimimerkit ja paljon muuta on oltava valmiina tapahtumaan.
Varoitus: Kaiuttimet toisinaan muuttavat dioja edellisenä iltana ja antavat uusia esityksiä, jotka on lisättävä tehopisteeseen 10 minuuttia ennen tapahtumaa.
10 - Tapahtumien suorittaminen
Kun olet valmis, on aika seminaariin. Odota seuraavaa:
- Jotkut osallistujat saapuvat aina aikaisin.
- Jotkut osallistujat saapuvat aina myöhään.
- On usein jonkinlaista teknistä häiriötä.