Rekisteröinti on ensimmäinen yhteysosa vieraillesi, ja sujuva sisäänkirjautumisprosessi pitää jännitystä korkeana ja asettaa sävyn erinomaiselle tapahtumalle. Käänteiseltä puolelta epäjärjestys ja aikaa vievä kokemus voivat jättää väkijoukon murehtimisen, kunnes tapahtuma alkaa. Niin paljon ratsastusta rekisteröintitaulukossa, ehdottomasti haluat saada sen oikein ensimmäistä kertaa. Noudata tämä tarkistuslista välttämättömänä, jotta pääset alkuun hyvälle alulle.
Isompi on parempi
Yksinkertainen matematiikka kertoo meille, että suuret väkijoukot vaativat enemmän työvoimaa, jos haluat välttää pitkiä viivoja. Suosittelen yhdestä sadasta vieraasta yhden lennonjohtajan ja yhden kellukkeen jokaista sadasta vieraasta. Pöydän tarpeisiin nähden oletetaan, että kahdelle läsnäolijalle per kahdeksan jalka -taulukko ja lisätään lisätaulukko tähän laskentaan tarvikkeille ja työtilalle.
Pysyä yhteydessä
Et halua käydä läpi sali, jotka etsivät pistorasiaa tai internetyhteyttä, joten varmista, että nämä viivat kulkevat pöydälle etukäteen. Haluat myös tuoda kannettavan tietokoneen vaikka et aiot käyttää sitä. Online-käyttö voi olla kätevää, jos haluat tarkistaa sähköposteja tai auttaa kadonneita vieraita löytämään tavan tulla paikasta ja paikasta. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, tarkista valaistustilanne. Jos käytävä on heikosti valaistu, saatat haluta lisätä muutaman työpöytävalot, jotka auttavat lukemaan luetteloita.
Älä unohda toimistotarvikkeita
Jokaisella suunnittimella pitäisi olla käsilaukku, joka on täynnä toimistotarvikkeita kuten nauha, sakset ja valikoima merkkejä.
Pakkausluettelosi muut tärkeät kohteet sisältävät tyhjät nametagit, taulukonumerot ja varatut merkit käytettäväksi tarpeen mukaan. Kyllä, paikkakunnallasi on pääsy useimpiin näihin asioihin, mutta säästät aikaa ja turhautumista tekemällä niitä vieressäsi on korvaamaton.
Expedite Answers
Yksi suurimmista häiriöistä "rekisteröintirytmiisi" on yksinkertaisten kysymysten paljastuminen sekä vapaaehtoisilta että osanottajilta.
Voit estää näitä kyselyitä hidastamasta rekisteröintiriviä asettamalla avustaulukon. Olet hämmästynyt siitä, kuinka paljon tehokkaammin sisäänkäynnin taulukko voi toimia, kun sinulla on oma henkilö, joka vastaa kysymyksiin, kuten "missä on kylpyhuone?"
Pysy avoimena
On tärkeää säilyttää ainakin yksi henkilö rekisteröintitaulukossa koko tapahtuman ajan. Et halua suhteellisen vähäistä ongelmaa lumipallosta suuremmaksi, koska kukaan ei ollut avuksi. Tämä tapahtuu yleensä silloin, kun vieraat joutuvat etsimään muualta, kun tiimiäsi ei löydy. Se vie vain yhden heikosti ajastetun kylpyhuoneen tauon lähettämään kärsimätön osallistuja kohti keittiötilaa pyytämään salaattia ilman sipulia!
Pidä ystäväsi lähellä
On olemassa muutamia yhteystietoja, jotka haluat saada hyvin ennen tapahtuman alkua. Ensimmäinen on paikan koordinaattorin matkapuhelinnumero. Ei ole aikaa pyyhkiä rakennusta, kun paperipyyhkeet loppuvat kylpyhuoneessa, joten tämä numero on ehdoton edellytys. Toinen hyvä numero elintarvikkeisiin liittyvissä kysymyksissä on catering-johtajan. Vahvista lopuksi poliisin ja palokunnan parhaimmat hätänumerot. Joillakin hotelleilla on oma turvallisuushenkilöstö, joka usein on paras yhteyskohta näissä tilanteissa.
Ilmoittautumispöytien tulee tarjota enemmän kuin pelkkä tervetullut merkki ja nimimerkki. Asiakkaan näkökulmasta he edustavat tapahtumasi asiakaspalvelukeskusta. Jotta voisit vastata tähän odotukseen, sinun on oltava valmis. Loppujen lopuksi, jos vieraat eivät voi tehdä sitä rekisteröinnin jälkeen, muut suunnitteluvaiheet menevät huomaamatta.