Muuttujia on harkittava, kun teet valintasi. Näihin kuuluvat tapahtumasi tavoite, budjetti, johon olet tekemässä työtä, ulkoisen vuokrauksen syy ja käytettävissä olevat hakijat työhön, ja onneksi on olemassa erinomaisia resursseja, joiden avulla yritykset voivat valita paras tapahtuman suunnittelija tai tuottaja auttaa luomaan yrityksen tapahtumaa.
Käytä seuraavaa ohjetta, jonka avulla voit selvittää, tarvitsetko tapahtumasuunnittelijan seuraavan yritystilaisuutesi vuoksi ja jos et, miten valita paras ehdokas työstä.
Määritä tapahtumasi tavoite ja tarve tapahtumasuunnittelijalle
Useimmat ihmiset ajattelevat, että ulkopuolisen tapahtumasuunnittelijan tai palveluntarjoajan palkkaaminen alkaa määrittämällä tapahtuman budjetin , mutta totuus on, että on tärkeämpää aloittaa määrittelemällä, miksi haluat pitää tapahtuman ensiksi. Ennen kuin tavoitat ulkoisen tai sisäisen resurssin, joka auttaa sinua suunnittelemaan kyseisen tapahtuman, haluat jakaa tärkeät tapahtumien tavoitteet. Vastaa asiaankuuluvista kysymyksistä siitä, kuka, mitä, missä, milloin, millä ja millä keinoilla on aikaa tehdä muutoksia myöhemmin.
Kun olet määritellyt tavoitteet, ilmestyy muutamia selkeitä ideoita siitä, minkä teeman ja viestin haluat välittää tapahtumassasi, mutta mikä tärkeintä, haluat määrittää, mitä toimintoja ja palveluita tarvitset ulkoiseen resurssiin, jota haluat käsitellä puolestasi.
Haluat selvittää, mitä budjettia sinulla on suunnittelija, ja jos he auttavat valitsemaan paikka, rakentamaan valikot ja antamaan suosituksia ruoka- ja juomavaihtoehdoista, lähdepuhujat ja viihde, olla paikan päällä tuotantopäivän tarpeisiin, ja / tai auttaa luomaan tärkeät viestintäasiakirjat, kuten kutsut ja vierasluettelo.
Jos aiot järjestää tapahtumasi yksin ja jos sinulla on vielä jokin näistä tarpeista tarpeetonta, on todennäköistä, että haluat vuokrata tapahtumasuunnittelijan näiden tehtävien ja vastuiden hallitsemiseksi.
Käytä paikallisia lähteitä löytääksesi hyväksytyn tapahtumasuunnittelijan
Usein ihmiset ajattelevat, että suusanallisesti on paras tapa palkata tapahtumasuunnittelija heidän juhlallisuutensa, aamiaisyritysten kokouksen, viikonlopun vetäytymisen tai muuntyyppisen tapahtuman vuoksi, ja vaikka se varmasti auttaa, tämä ei todennäköisesti ole kaikkein tehokkain lähestymistapa.
Jos yrität löytää parhaan tapahtumasuunnittelijan tapahtumallesi, on parasta tutkia sellaista, joka on kokenut ja jolla on vahva maine tapahtumasuunnittelijoiden yhteisössä. Suullinen osa tarjoaa mahdollisuuden myynnin helppouteen suunnittelijoille, jotka haluavat löytää uusia asiakkaita, mutta vertaisverkko on erittäin tehokas.
Riippumatta siitä, onko kyseessä sosiaalinen tapahtuma tai yrityskokous, yleensä tapahtumasuunnittelijan tai ravintoloitsijan vuokrausjärjestelyt pysyvät samoina: haluat palkata jonkun, jolla on asiantuntemusta tapahtumallesi luomisessa.
Harkitse ammattiryhmien lukumääriä tai tarkista kokousasiantuntijoiden kansainvälisen tapahtuman kansallisen tai paikallisen luvun, National Catering Executives Associationin.
On myös tärkeää selvittää, kuka julkaisee artikkeleita omalla toimialallaan.
Jos haluat tietää, kenellä on maine tarjota palveluja tai asiantuntemusta tietyillä markkinoilla, tarkista paikalliskokouksen ja vierailijoiden toimisto, sillä monet tapahtumasuunnittelijat ovat aktiivisia jäseniä ja ylläpitävät myös suhteita paikallisiin kauppakamareihin. toinen tapa lähdeasiantuntijoihin on päästä hotellikonttorin myyntiosastoon - he jakavat kanssasi, ketkä he luottavat.
Haastatteluja ja keskusteluja tapahtumien tarpeista hakijoiden kanssa
Useimmat tapahtumasuunnittelijat haluavat kuulla tapahtumaasi, mutta antavat heille aluksi lyhyt tiedot ja keskittyvät hieman enemmän heidän asiantuntemukseensa ensimmäisessä haastattelukierroksessa, jonka aikana vähennetään ehdokkaiden lukumäärää kolme vahvinta hakijaa.
Sitten pyydä jokaisesta tapahtumasuunnittelijasta tai heidän yrityksestään jakamaan tietoa yrityksestään, kokemuksista aiempien tapahtumien kanssa ja siitä, miten he aikovat varautua ennakoimattomuuteen, kiinnittäen tarkkaan huomiota hakijan vastauksiin ja mahdollisiin jatkotoimiin yritykselle, tapahtumalle tai sen tavoitteille.
Hyvät suunnittelijat käyvät keskustelun kautta oppia tapahtumasi yleisten tavoitteiden, aikajanan, budjetin, vieraslaskujen ja henkilökohtaisten mieltymystesi perusteella. Hyvät suunnittelijat antavat sinulle kysymyksiä organisaatiostasi ja oppivat tavoitteistasi ja tapahtumistasi - etsi näitä merkkejä haastattelemalla etsiä ehdokkaita, jotka erottuvat muusta.
Vaikka ei aina ole mahdollista tavata henkilöä henkilökohtaisesti ensimmäisen haastattelukierroksen aikana, varsinkin jos ohjelma on poissa kaupungista, tämä voi olla kriittinen askel valitsemaan oikea suunnittelija tai tuottaja tapahtumalle ja yritykselle.
Kasvakohtaiset kokoukset tarjoavat näkemyksen suunnittelijan asiantuntemuksesta tai kokemuksesta, joka ei ole hänen yrityksestään toimivan tiimin kanssa, joka auttaa luomaan tätä tapahtumaa - haluat valita ehdokkaan, jolla ei ole vain hienoja tuloksia tuottaa laadukkaita tapahtumia, mutta myös henkilöä, joka tulee tiimisi kanssa.
Pienennä vaihtoehtoja ja tehdä valinta
Se ei ole tarpeeksi hyvä mennä suolistasi, kavereidesi tai jopa kollegoiden tai työtovereidenne tai oma-aloitteisen kokouksen - tämä on sinun tapahtuma, ja sinun nimesi ja maineesi liitetään siihen - sinä olet sinun on myös tarkistettava hakijoiden viitteet. Muista kysyä asiakkaiden nimiä ehdokkaat ovat työskennelleet aiemmin, mutta myös kaivaa jokaisen suunnittelijan historiaan löytää tapahtumia, joita hän ei ehkä ole maininnut - saatat huomata, että hän teki muutamia tapahtumia tietyn asiakkaan kanssa, joka ei ei tee hänen jatkaa.
Kun olet varmistanut, että ehdokas on hyvin yrityksellesi, osoittaa alan asiantuntemusta ja sillä on melko hyvä käsitys tapahtumasta, jonka haluat tuottaa hänen kanssaan, on aika kaventaa valintaasi yhteen ja kuunnella hänen ajatuksiaan tapahtumasta. Tavoitteiden ja ajatusten perusteella hyvä tapahtumasuunnittelija esittää sinulle suunnitelmaa, joka auttaa sinua saavuttamaan teemasi - jos se on yksityinen ilta ja päivällinen intiimille ihmisryhmille, suunnittelija saa sinut ideoihin, joihin kuuluu monia ohjelman yksityiskohdat.
Tässä vaiheessa tapahtumasuunnittelijan tulee esitellä sinulle ideoita, joiden avulla tuntuu siltä, että he ovat ottaneet budjettisi ja kaksinkertaistaneet arvonsa. Sen pitäisi olla ilmeinen siinä, miten he kohtaavat näkemystään tapahtumistasi.
Vertaa talousarviota tapahtumasuunnittelijalle
Tapahtumatavoitteiden perusteella voit luoda yleisen käsityksen siitä, kuinka paljon se maksaa ohjelmasi eri elementeille, mikä vaihtelee sen mukaan, millaista tapahtumaa olet ja mitä se sisältää. Monet ihmiset, jotka järjestävät tapahtuman ensimmäistä kertaa, joutuvat usein ansaan haluamaan suunnittelemaan samppanjaa tapahtuman olutbudjetissa, minkä takia monet ihmiset kääntyvät avustamaan tapahtumasuunnittelijastaan.
Ihanteellinen ehdokas ottaa mitä budjetinne esittelet ja muokata sitä maagiseksi, mutta nämä ideat tulevat hinnalla ja on tärkeää, että pyydät suunnittelijaa ilmaisemaan kaikki kustannukset ja mahdolliset lähteet siitä, miten nämä maksut katetaan ja sisällytetään kokonaistalousarvioon - tapahtumasuunnittelijan palkkiot vaihtelevat suunnittelijasta suunnittelijalle tai tapahtumajärjestäjälle tapahtumayhtiölle.
Tapahtuman luonteesta riippuen sinua pyydetään antamaan talletuksia, papereita ja sopimuksia tapahtumasuunnittelijalle ja heidän tarjoamilleen tapahtumapaikoille ja palveluille. Se on täysin hyväksyttävä tapa käsitellä yrityksiä, mutta tässä asiassa parhaita neuvoja on hakea ammatillista neuvontaa ja allekirjoittaa sopimusta, jota ei ole tarkistanut oma lakimies - varsinkin silloin, kun käsitellään yksityishenkilöitä, joilla ei ole saman yrityksen resurssit.
Pysy suunnitelmissasi ja valmistaudu tultamaan ja rehireiksi
Useimmat huonoja tarinoita, jotka tapahtuvat tapahtumasuunnittelussa, johtuvat yleensä seurannan puutteesta. Tapahtumasuunnittelu edellyttää logistiikan tehokasta koordinointia ja niiden siirtämistä kolmannen osapuolen henkilöön, jos olet palkannut tapahtumasuunnittelija, ei ole täysin vastuussa yrityksesi tavoitteista ja tavoitteista.
Tästä syystä palkkausjohtajan tulisi työskennellä läheisesti suunnittelijan tai tuottajan kanssa varmistaakseen, että kaikki tuotannon elementit irtoavat ilman vetoa - siitä, että paikat ja toimittajat ovat valmiita tapahtumaan varmistaakseen, että maksut suoritetaan kullekin myyjä ennen ja jälkeen. Ei tarkoita sitä, että useimmat tapahtumasuunnittelijat eivät toimita heidän luvattuja palvelujaan; se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sinun on varmistettava, että logistiikka on vahvistettu.
Jos kaikki menee suunnitellulla tavalla, sinulla on menestyksekäs tapahtuma ja erinomainen tapahtumasuunnitteluratkaisu tulevaisuuteen, mutta jos suunnitteluprosessi ei suju tasaisesti kirjallisesti sovittujen palveluiden kannalta, on tärkeää tarkistaa, onko projekti hyvä sovitus suunnittelijan kanssa.
Vaikka on järkevää olla kärsivällinen ja työskennellä logistiikan ja mahdollisten väärinkäsitysten avulla matkan varrella, jos et saa haluamaasi palvelua, sinun pitäisi olla valmis tekemään vakavia keskusteluja. Jos haluat, ole valmis käynnistämään huonon suunnittelijan ja varmuuskopio-vaihtoehdon aina.