Tapahtuman koko ja laajuus voivat muuttua nopeasti, ja sinun täytyy tuntea olosi mukavaksi laskuttajan kanssa. Siksi alkuperäinen asiakashaastattelu on niin tärkeä.
Jos et saa tarvitsemiasi vastauksia tai jos asiat tuntuvat oudolta, kannattaa ottaa palvelusi muualta katastrofin välttämiseksi tieltä.
Seuraavassa luetellaan avainkysymykset, jotka suunnittelijoiden on kysyttävä ennen kuin heille laaditaan sopimus asiakkaalle.
Mikä on tapahtuman ennustettu päivämäärä ja sijainti?
Tämä on kenties kaikkein yksinkertaisin kysymys, mutta asiakkaan on tärkeää antaa suora vastaus. Se voi olla huono merkki, jos tunnet paljon epäselvyyttä tai ristiriidassa tämän aiheen kanssa. Nyt tietysti jotkut asiakkaat tarvitsevat apuasi valitsemalla paikan, mutta heillä olisi todellakin ainakin pari paikkaa mielessä. Voit viettää huomattavan paljon aikaa ostospaikoista ja vietät vielä enemmän, jos asiakkaalla ei ole aavistustakaan mitä haluavat.
Kuinka monta vierasta osallistuu tapahtumaan?
Ero kustannusten välillä 200-500 osallistujaa on massiivinen, joten jos mahdollinen asiakas antaa sinulle laaja määrä sitten he todennäköisesti ole tehnyt mitään tutkimusta kustannuksista.
Tässä tapauksessa sinun on välittömästi jatkettava seuraavassa luettelossa olevaa kysymystä.
Mikä budjetti on per henkilö?
Haluan mieluummin johtaa "per henkilö" -budjettitutkimuksella, koska se antaa paremman käsityksen siitä, kuinka paljon asiakas on ottanut tapahtumaan. Vastaukset peittoarvojen kuten $ 5,000 tai 20,000 dollarin kanssa ovat liian kaukana vieraan kokemuksesta.
Riippumatta siitä, mihin määrään asiakkaasi käyttää edustamaan budjettiaan, sinun tulee jakaa se henkilökuulta kohti niin, että molemmat näet, mitä todella tarvitset.
Mitkä ovat kolme tapahtumaa?
Kun tiedät enemmän budjetista, on aika selvittää, onko se tarpeeksi suuri vastaamaan asiakkaan odotuksiin. Must-haves voi tarjota merkittävän tiesulun tietyissä tilanteissa. Kuvittele, että asiakkaasi haluaa tiettyä julkkista esiintyä heidän tapahtumissaan, mutta heillä ei ole aavistustakaan siitä, kuinka paljon kustannuksista tai onko kyseinen henkilö saatavilla. Nämä ovat sellaisten ongelmien tyypit, jotka sinun on käsiteltävä alussa, eikä asiakkaita voi aina luottaa mainitsemaan niitä.
Mitkä ovat 3 asioita, joita et halua tapahtumallasi?
Vaikka edellinen kysymys on hyvin samanlainen, negatiivisen merkityksen lisääminen voi lisätä huomattavaa tietoa suunnittelijalle. Sano esimerkiksi, että asiakas on ehdottomasti kanaa palvelematta päivälliselle. Tämän seurauksena olisi elintarvikekustannusten nousu . Ilman kanaa vaihtoehtona sinun on harkittava naudanlihaa tai kalaa, jotka molemmat ovat tyypillisesti kalliimpia. Ymmärrys siitä, miten "ei-ei-luettelo" vaikuttaa isompaan kuvaan, on kriittinen taito asiakkaan yhteensopivuuden arvioinnissa.
Vanha sanonta siitä, ettei ole kakkua ja syöminen, kuvaa myös täydellisesti.
Nämä viisi yksinkertaista tapahtumasuunnittelukysymystä kertovat paljon asiakkaallesi ennen kuin hyväksytte yhteistyötä. Ja vaikka uudet näkymät ovat välttämättömiä tapahtumaliiketoiminnalle , vääränlainen asiakas kuluttaa kaikki resurssisi ja maksaa rahaa pitkällä aikavälillä.