Mitä julkiset tapahtumasuunnittelijat voivat oppia Chicagon kaupungista?
Naapuruusjärjestöt eri puolilla maata tarjoavat erityisiä julkisia ja yhteisötapahtumia, kuten ulkoilumahdollisuuksia, kadunäyttelyitä ja karnevaaleja. Monet näistä julkisista tapahtumista - varsinkin menestyneistä - tulevat ennakoiduiksi juhlatilanteiksi ja joskus ylpeydeksi isäntämaailmalle. Vaikka tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa on tapahtumia, jotka on jaettu kaikentyyppisissä tapahtumissa häissä ja konferensseissa , julkisissa tapahtumissa on yleensä omat tarpeensa ja haasteensa. Yksi näistä ainutlaatuisista julkisista tapahtumasuunnittelustekijöistä työskentelee valtion virastojen kanssa ja saa viranomaisilta luvan.
Joskus paras tapa oppia on vain hypätä sisään. Muina aikoina kannattaa oppia muiden oppitunneista ja kokemuksista. Tässä tapauksessa oppimme Chicagon kaupungista. Kokoukseen järjestetään noin 350 erityistä tapahtumaa koko Chicagossa. Pormestarin erityisten tapahtumien toimisto on luonut Special Events Resource -oppaasta ja Special Events Permit -paketista , joka sisältää käytännön ajatuksia, joita muut kaupungit voivat sisällyttää yhteisöllisiin tapahtumiinsa. Tässä ovat parhaat vinkit onnistuneiden yhteisötapahtumien suunnittelusta päälliköiltä itseltään.
01 - Onko muodollinen sovellusprosessi
Chicagossa kuntakoodi vaatii organisaatioita, jotka haluavat järjestää yhteisötapahtuman, esittämään virallisen hakemuksen, joka suostuu tiettyihin tapahtumasuuntaviivoihin, kuten:
- Maksua ei saa periä ottamisesta (asettaa lahjoituksen määrän)
- Elintarvikkeiden myyjien on oltava lisensoituja ja niillä on oltava todistus
- Alkoholijuomien toimittajille on myönnettävä lupa (vain olut ja viini)
- Merchis-myyjille on annettava lisenssi
- Chicagon passitusviranomaiselle on ilmoitettava
Virallisen hakuprosessin antaminen julkisille ja yhteisöllisille tapahtumille voi vähentää työmäärää ja tehostaa hyväksyntöjä, mikä on kaikille hyötyä.
02 - Vaaditaan erityistä tapahtumalupaa
Tapahtumaprosessin lisäksi Chicagon kaupunki edellyttää myös, että järjestäjät toimittavat erityisen tapahtumalupahakemuksen, jolla on omat vaatimukset, kuten:
- Hakemus on toimitettava vähintään 45 päivää ennen tapahtumaa
- Hakemukset on tehtävä notaarisesti
- Järjestäjien on tuotettava vakuutustodistus, jonka arvo on miljoona dollaria kaupallisessa yleisessä vastuussa
Vaikka aluksi saattaa käydä ilmi, että Chicagossa yksinkertaisesti luodaan melko vähän byrokraattisia vanteita hypätäkseen yhteisötapahtumiin, tekemättä hakemuksia liian vaikeaksi, kaupunki on varmistanut, että kaikki julkiset tapahtumat täyttävät vaatimuksensa - monet niistä jotka liittyvät turvallisuuteen.
03 - Vaaditaan tapahtumakartta ja lupa-sovellus
Osana erityistä tapahtumalupahakemusta järjestäjien on toimitettava tapahtumakartta, jossa tunnistetaan kadun sulkemisalueet ja reittisuunnitelma. Sen pitäisi harkita julkisia autotallikoita, ajotieltä ja palo kaistatilaa. Kiertotiemerkkien ja barrikadeiden on täytettävä kaupungin vaatimukset, ja järjestäjien on hankittava nämä tarvikkeet suoraan. Lupaa myöntäessään otetaan huomioon seuraavat seikat:
- Yleinen turvallisuus
- Toisen tapahtuman läheisyys alueella samanaikaisesti
- Aiemmin myönnetty lupaa toiselle tapahtumalle samassa sijaintipaikassa
04 - Vaadittava teltta- ja kansiolupia
Chicagossa teltat tai katokset, jotka ovat suurempia kuin 240 neliömetriä julkisissa tilaisuuksissa, edellyttävät lupauksia kaupungista. Jos koko on yli 600 neliömetriä, piirustusten on oltava leimattua lisensoitua arkkitehti tai rakennesuunnittelija, ja poistumis- ja pelastussuunnitelmat, mukaan lukien merkit ja valaistus, on toimitettava. Jos koko on yli 4 000 neliömetriä, lupahakemuksen on oltava rakennuksen pystyttämisestä vastaavan yrityksen antama. Tämä prosessi varmistaa, että turvatoimet otetaan vakavasti.
05 - Vaaditaan kumppanuuksia julkisten turvallisuusviranomaisten kanssa
Chicagossa tapahtuvissa erikoistilanteissa on otettava huomioon sekä poliisi- että palokunnat. Järjestäjien on tavattava poliisipäällikkö (ja / tai hänen edustajansa) ratkaisemaan sellaisia asioita, kuten hätäajoneuvoja koskeva liikenneväylä, turvasuunnitelmat ja nimetty komentopaikka tapahtumassa. Järjestäjien tulee nimetä henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä poliisilaitokselle, palokunnalle, kaduille ja saniteettiosastoille, erityisten tapahtumien toimistolle ja muille. Se auttaa saamaan asiantuntevan ja kokeneen henkilökunnan tiimillesi, joka toimii kaikkien näiden julkisten osastojen koordinointikohdana.
06 - Anna paloturvallisuuskoodin tarkistuslista
Chicagossa järjestettävät festivaali- ja ulkoilmaorganisaattorit saavat tarkistuslistan, joka vaaditaan täyttämään tietyt paloturvallisuusvaatimukset, mukaan lukien:
- Teltat on valmistettava palamistuotteesta (sertifiointi vaaditaan)
- Jokaisessa kojussa tarvitaan sammuttimia
- Väliaikaisilla istuinjaloilla on oltava 5 - 14 henkilöä (enintään)
- Väliaikaisten istumapaikkojen on oltava vähintään 36 tuumaa
- Syttyviä nesteitä ei saa säilyttää mihinkään teltassa, katossa tai telineessä
- Roskaa ei saa kertyä
- Sähköjohdot on nauhoitettava alas ja useita pistorasioita suositellaan
- Suosittelemme hätäajoneuvoille tarkoitettuja polttonukkeja (10-jalkainen palo-kaista)
- Henkilöstön jäsenille suositellaan CPR- ja ensiapukurssin peruskursseja
Kokeneet tai uudet julkiset tapahtumasuunnittelijat yhtä hyvin arvostavat hyvää tarkistuslistaa.
07 - Turvallisten elintarvikkeiden käsittelykäytäntöjen varmistaminen
Chicagon kaupunki edellyttää, että myyjät osallistuvat terveysministeriön luokkaan ennen hakemusten jättämistä. Toimittajien on myös hankittava Summer Festival Sanitation -koulutus ja sertifikaatti (Illinois Restaurant Associationin tarjoama). Terveydenhoitaja, joka päättää, onko myyjä saa käyttöluvan, säilyttää luvan lykätä lupaa milloin tahansa.
Kaupunki esittelee yksityiskohtaiset säännöt elintarvikkeista, säiliöistä, merkinnöistä, elintarvikkeiden suojasta, henkilökohtaisesta hygieniasta, elintarviketeollisuudesta, jätteistä, telakan rakentamisesta ja myrkyllisistä aineista. Se edellyttää myös myyjiä osallistumaan pakolliseen saniteettiteminaariin.
Asiaan liittyvästä huomionäytteestä on annettava viinilupa (-liput) 20 päivää ennen tapahtumaa.
08 - Suunnittele sopimus kaupungin palveluista
Julkisia tai yksityisiä urakoitsijoita on palkattava monenlaisiin palveluihin, mukaan lukien pysäköintitunnusten lähettäminen, barrikadien, hinaus-, kierrätysrumpu-, linja-autojen, lakaisujen, jätteiden keräämisen, sähköisten palvelujen ja / tai äänilaitteiden tarjoaminen. Chicagossa Streets- ja Sanitaation laitos on käytettävissä tällaisten palvelujen tarjoamiseen tuntimäärän perusteella suunnitellulla tuntimaksulla.
Kierrätysohjelmaa tarvitaan myös Chicagon erikoislehtipakettien osana. Kun vihreiden tapahtumien suosio kasvaa, tämä ei ole huono idea!
09 - Vaadittava eläinkohtaisia lupia
Jos eläimet osallistuvat tapahtumaan millään tavalla, Chicagon kaupunki edellyttää, että tapahtuman yhteydessä läsnä olevan paikallisen eläinlääkärin nimi on toimitettava tapahtumahakemuksessa. Tämä henkilö on vastuussa mahdollisista sairaista tai loukkaantuneista eläimistä. Eläintenhoito ja -valvonta komissio voi myös tarkastaa eläimet ennen niiden käyttöä julkisessa toiminnassa.
10 - Hallitse tapahtumien merkintää ja promootiota
Chicagon julkisilla tapahtumien järjestäjillä on mahdollisuus saada lisää tapahtumariskiä valopylväillä. Tietenkin kaupunki hallinnoi näitä pyyntöjä, jotka edellyttävät, että järjestäjät täyttävät bannerilupahakemuksen, joka sisältää kopion ehdotetusta bannerigrafiasta, tapahtuman päivämäärästä ja kaikista muista pyynnöstä. Kadun ja sanitaation laitos hoitaa tällaisia pyyntöjä.