Kuinka lisätä osallistujien osallistumista seminaareihin ja tapahtumiin

by Rob Hard

Vinkkejä yrityksesi tapahtumien lisäämiseen

Tärkein askel epäonnistumisen pelättämiseksi tapahtumassa tai RSVP-luettelon lisäämiseksi on tunnustaa, että ihmiset todella nauttivat hyvin suoritettujen seminaarien ja muiden tapahtumien osallistumisesta. Osallistumalla liikekokouksiin osallistuja saa mahdollisuuden oppia uusia tietoja ja olla vuorovaikutuksessa vuorovaikutuksen ja johtajien kanssa heidän alansa kanssa. Mutta menestyksekkäimmät kokoukset menevät pidemmälle kuin tähtikuvioidut keinot ja inspiroivat esitykset; ne luovat lämpimän, ystävällisen ympäristön kaikille - mikä tekee niistä nautinnollisempia. Näin voit suunnitella nautinnollisen tapahtuman, joka houkuttelee suurta osallistumista.

01 - Luo suuri aikataulu

Kun isännät ymmärtävät, että ihmiset nauttivat osallistumisesta tapahtumiin, on tärkeää luoda ohjelma, joka kannattaa osallistua. Esityslistalla tulisi keskittyä yksittäiseen teemaan, joka ei aiheuta haasteita osallistujille, vaan sen tulisi olla riittävän monipuolinen osallistujien kiinnostuksen ylläpitämiseksi. Esimerkiksi seuraavan puolen päivän seminaarin aikataulu pitää kokouksen osanottajien tarpeita ruoasta rikkoen esityksiin:

8:00 saapumiset ja aamiainen
8:45 Tervetulotoivotusviesti
9:00 keynote puhuja
10:00 Break
10:15 am Paneelikeskustelu
11:30 Sulkeutuvat huomautukset

02 - Ole herkkä kalenterille ja kellolle

Huolimatta parhaasta esityslistasta, tapahtumien osanottajat ovat mieltymyksiä siitä, milloin he haluavat osallistua tällaisiin ohjelmiin ja milloin he eivät. Joissakin kausityöntekijöissä, joskus ei ole kysymys. Harkitse seuraavia tapahtumia päivämäärät ja ajat:

Osallistujat mieluummin aamu-aikataulut seminaareihin
Osallistujat mieluummin arvostavat tapahtumia heti työn jälkeen
Tiistaisin ja torstaisin on suosittuja kokouspäiviä
Vältä pitämään perjantaisin tapaamisia, jos mahdollista
Vältä aikataulujen järjestämistä lomilla ja lomien aattona
Olla herkkä tapahtumalle tuleville matkustustarpeille

Yhtä tärkeää on luoda mainetta aikataululle ja viimeistelyyn ajoissa - varsinkin vuosittain tai toistuvasti.

03 - Tunnista ainutlaatuinen ja kätevä sijainti

Hotellissa on runsaasti liiketapaamisia, ja tällainen tapahtuma-alue ei sinänsä ole niin ainutlaatuinen. Voit halutessasi murtaa muotin ja löytää hyvän hotellin ulkopuolisen tapahtumapaikan tai tunnistaa, että kaikki hotellit eivät ole luotuina ja löytää loistavan hotellin. Tärkein asia tässä on valita paikka, jossa vieraasi haluavat mennä. Loppujen lopuksi he tekevät kiertoteitä heidän rutiinistaan ja haluavat nauttia tapahtumasta. Harkitse seuraavia tekijöitä:

Valitse paikka, joka on lähellä enemmistöä osallistujista
Valitse paikka, jossa osanottajat nauttisivat
Valitse tapahtumapaikka, jolla on kokemusta samanlaisista tapahtumista

Jos haluat lisätietoja vinkkejä tapahtumapaikan valitsemisesta, muista tarkistaa Tapahtumasuunnittelijan opas paikan päällä .

04 - Kokoa sopiva vieraslista

Onnistuneilla kokouksilla on tietty aihe tai viesti ja kohdeyleisö kyseiselle sanomalle. On hyödyllistä laatia vierasluettelo, johon sisältyy sopivia osallistujia, vaikka ne luokitellaan tärkeysjärjestyksessä. Liian usein isännät kokoavat pääluettelon tulevilta vierailijoilta vain silloin, kun he avaavat kokouksen massoille. Tämä toimii vain, jos yrität täyttää paikkoja numeropelien perusteella.

Liikekokousta, konferenssia tai seminaaria ei pidä pitää suorana lähetyksenä 1-3 prosentin RSVP-korkoineen. En osaa valmennella asiakkaita tuottamaan erityisiä luetteloita kohdennetuista osallistujista - ihmisistä, joille he todella haluavat osallistua toivottavasti RSVP-kurssien 50 prosentin tai parempaan hintaan.

Viimeinen ajatus osallistujista: Yritä kutsua kokoukseen samanarvoisia ja kokemuksia omaavia henkilöitä.

05 - Kutsu, Kutsu, Kutsu!

Yksi avain suurta osallistumista tapahtumallesi on kutsumalla ihmisiä aikaisin ja seuraamalla. Tämä tarkoittaa lähettämällä muistutuksia niille, jotka eivät ole vastanneet ja vahvistaneet niille, jotka ovat. Tapahtumamuistutuksen lähettäminen juuri ennen tapahtumaa vahvistetuille vieraille ei ole yleensä huono idea.

On tärkeää luoda jännitystä tapahtuman ympärille. Perinteiset painetut kutsut ovat tarkoituksenmukaisia, mutta siitä tulee normaalia myös katsoa sähköpostisi ja jopa sosiaalisen median mukaan yleisösi. Kokeile tätä lähestymistapaa:

Mainitse tapahtuma vieraille, jotka sinä tai tiimisi tietävät henkilökohtaisesti ennen kutsun lähettämistä.
Lähetä tallentaa päivämäärä suunnitteluvaiheessa (paperilla tai sähköisellä).
Lähetä yksityiskohtainen kutsu, mukaan lukien esityslistan kohokohdat (paperilla tai elektronisella) RSVP-pyynnöstä.
Lähetä yksityiskohtainen kutsu uudelleen henkilökohtaisella viestillä henkilökohtaisille ystävillesi tai tuttavillesi (sähköinen). *
Seuraa vahvistettuja asiakkaita 1-2 päivää ennen aikataulun mukaista tapahtumaa (sähköisesti tai puhelimitse).

* Voit myös soittaa virallisesti vieraille ja pidentää henkilökohtaista kutsua tapahtumaan.

06 - Älä aliarvioi henkilökohtaisten kutsujen voimaa

Fyysinen kutsu - painettu tai elektroninen - on mukavaa, mutta sitä ei pidä korvata henkilökohtaisesti laajennetulla kutsulla ystäville, työtovereille tai tuttaville (ellei tietenkin suunnitella suurta symposiumia tai yleissopimusta, jossa on 500 tai useammat osallistujat). Tämä on askel, jonka ansiosta monet isännät puristuvat ... he eivät halua noutaa puhelinta, mutta se voi merkitä eroa korkean RSVP: n (alhaisen no-show-hinnat) ja vähemmän kuin ihanteellisen eron välillä.

Joillekin tapahtumille voi olla hyötyä jakaa tämä vastuu. Tapahtuman vierasluettelo muodostetaan usein yhteystietoluettelosta, jota useat henkilöt ylläpitävät, ja ne henkilöt, joilla on läheiset suhteet kutsujiin, ulottavat suoran kutsun omiin vieraisiinsa.

07 - Laadukas maine erinomaisten ohjelmien tuottamiseksi

Jokainen on osallistunut hyviin konferensseihin ja huonoihin konferensseihin. Sama pätee seminaareihin ja muihin arvostustapahtumiin. Onneksi tapahtumasuunnittelijoille, ihmiset nauttivat useammin kokouksista, joihin he osallistuvat.

Tärkeintä tässä on auttaa asiakasta luomaan mainetta hyvästä liiketoimintaohjelmasta. Yksinkertainen, koska se saattaa tuntua, jos joku olisi nauttinut viimeisen tapahtumanne osallistumisesta, hän todennäköisemmin osallistuu tuleviin ohjelmiin - ja saattaa jopa tuoda ystävän tai kollegani.

08 - Lähetä seurantaviestintä ja kiitos osallistujista

Koska ihmiset osallistuvat kokouksiin uusien tietojen keräämiseksi, monet osallistujat arvostavat, että saavat lisämateriaalia ja materiaaleja, joihin esittelijät ja muut organisaatiosi puhujat voivat viitata. Seuranta on erinomainen tilaisuus jakaa nämä tiedot ja laajentaa kiitosviestejä osallistujille.

Kiitos ja viestinnän seuranta on jotain, jota monet organisaatiot jättävät usein huomiotta, mutta ne, jotka eivät hyödytä etuja.