Kuinka APEX-aloite muutti yrityksen tapahtumasuunnittelua

Alkuperäinen paina standardoimaan viestintää tapahtumateollisuudessa

Yksi yleisimmistä pyynnöistä yritysten tapahtumien ja kokouksen suunnittelijoiden on standardoitu tapahtumasuunnittelua ohjelmisto auttaa alan ammattilaisten välisessä viestinnässä ja yleistä tehokkuutta. Vaikka täysin standardoitua ja määrättyä järjestelmää tai ohjelmistoa ei ole vielä hyväksytty kaikkialla teollisuudessa, valmistelutoimialan neuvosto (CIC) käynnisti aloitteen, joka tarjosi ennennäkemättömän suunnan tapahtumasuunnittelijoille, alan ammattilaisille ja viime kädessä tapahtumasuunnittelijoille koko maassa. mitä kutsutaan APEX: ksi.

CIC: n hyväksymä käytäntöjen vaihto

APEX tarkoittaa "Accepted Practices Exchange" -aloitetta, jonka valmistelutoimikunta (CIC) on aloittanut yhdistääkseen koko kokouksia, yleissopimuksia ja näyttelyteollisuutta kehittämään ja toteuttamaan vapaaehtoisia standardeja tapahtumasuunnitteluohjelmistoille ja muille työkaluille. Vapaaehtoisesta luonteestaan ​​huolimatta se oli pelialan vaihtaja.

Yli 2500 alan jäsentä 60 kaupungissa koko Yhdysvalloissa ja Kanadassa osallistui käytännön keskusteluihin ja yli 350 alan ammattilaista oli mukana käytännön vapaaehtoisina vuodesta 2001. Yhteistyön myötä APEXin jäsenet toivoivat yhteistyön avulla, jotka määrittelisivät standardit tapahtumasuunnitteluohjelmille ja muille työkaluille. Tämä aloite kehittyi lopulta APEX-tapahtumien suunnittelutyökalujen luomiseen, johon kuuluu useita resursseja tapahtumasuunnittelijoille ja uuden tapahtumasuunnittelun jatkuva kehittäminen.

APEX-työkalut ja resurssit

Vuonna 2001 APEX-aloite oli ainoa alanlaajuinen ja yhtenäinen pyrkimys kehittää standardit tapahtumasuunnittelutyökaluksi. Lopulta se johti sellaisten työkalujen, mallien ja parhaiden käytäntöjen kehittämiseen, joita monet tapahtumasuunnittelijat käyttävät vielä jossain muodossa. Kaikki resurssit ovat edelleen saatavilla verkossa tai ladattavissa Microsoft Word PDF -muodossa.

Työkalut ovat kaikki saatavilla ilmaiseksi.

1. Online-APEX-toimialan sanasto
   Tämä vuorovaikutteinen online-työkalu on kattava viittaus terminologiaan, ammattikieltä ja lyhenteisiin, joita käytetään koko kokous- ja tapahtumateollisuudessa. Se tarjoaa suuren resurssin varmistaakseen ehtojen johdonmukaisuuden ja osoittautuu edelleen hyödylliseksi työkaluksi uusille työntekijöille.
2. ESG (Event Specifications Guide) -malli
   Tapahtumasuunnittelijat, jotka käyttävät termiä "jatketaan" referenssikohteen määrittelyihin. Lyhenne ESG (joka on tapahtumakohtaisten ohjeiden mukainen) korvasi tämän termi APEX-ohjelman käynnistämisen jälkeen käyttäen standardoitua työkalua, jonka avulla voidaan valmistaa ja jakaa täydelliset ohjeet ja tiedot kaikenkokoisista tapahtumista.
3. APEX-asuminen ja rekisteröinti
   Näitä hyväksyttyjä käytäntöjä kehitettiin keräämistä, raportointia ja täydellisten asumis- ja rekisteröintitietojen keräämistä kokouksille, yleissopimuksille ja muille tapahtumille. Se osoittautui myös resursseiksi sellaisten asumiskysymysten käsittelemiseksi, kuten asuntojen tarjoajille, Internet-asioille, kansainvälisille asumuksille ja paljastumiselle.
4. PER (Post-Event Report) -malli
   Vanhojen "historian" raporttien, tapahtuman jälkeisen raportin tai PER: n korvaaminen on edelleen tapahtumien ja kokousten alan hyväksytty muoto, jolla kerätään, tallennetaan ja jaetaan tarkkoja ja perusteellisia tapahtumatietojen tietoja kaikentyyppisistä tapahtumista. eri ohjelmat).

1. Ehdotuspyyntö (RFP) -mallit
   CIC: n julkaiseman valkoisen kirjan kanssa yhdessä APEX-edustajien ja Global Business Travel Associationin (GBTA) kanssa CIC tarjoaa edelleen vakiomuotoisia RFP-muotoja, jotka käsittelevät keskeisiä tietoja ja ainutlaatuisia tarpeita useille eri RFP-tarpeille, kuten audiovisuaali-, kohde- rahastoyhtiö, palveluntarjoaja, yksi laitos, kuljetus, toimintojen aikataulu ja toimintojen järjestäminen. Nämä mallipohjat helpottavat oikeiden tietojen hankkimista, vertailevat vastauksia ja tekevät perusteltuja päätöksiä.

Tapahtumasuunnittelu resurssit ja ohjelmisto

Yleissopimuksen teollisuusneuvoston APEX-aloitteella pyrittiin olennaisesti muuttamaan tapoja, joilla ammattilaiset välittävät kokous- ja tapahtumateollisuutta tapahtumasuunnittelijoista myyjiin, toimittajiin, urakoitsijoihin ja muihin tapahtuma-alan ammattilaisiin.

Ennen APEXiä, sen standardoituja ohjeita, parhaita käytäntöjä ja viime kädessä sen online-työkaluja ja resursseja viestintä oli alan ammattilaisten ensisijainen haaste.

Paljon on muuttunut 2000-luvun alusta lähtien. Vaikka APEXin ajatus ja nämä tavoitteet alkoivat jo vuonna 1997, ja CIC keskittyi pääasiassa vuosien 2000-2004 käsitteelliseen vaiheeseen, jonka odotetaan käynnistyvän vuoteen 2004 ja 2005 saakka. APEX-standardien ja työkalujen käyttöönoton jälkeen monet muut resurssit ja tapahtuma suunnitteluohjelmistoja on kehitetty, mutta viranomainen ei ole kumonnut CIC: tä asettamalla alan käytäntöjä.