Mitä sinun on tiedettävä välttääkseen asiakkaan sekaannusta
Se on yhtä turhauttavaa kokemattomille ammattilaisille, jotka kohtaavat asiakkaita, jotka väärin tarjoavat tarjottuja palveluja.
"Tapahtumien hallinta" ja "tapahtumasuunnittelu" heilutaan usein keskenään, vaikka ne ovat kahta hyvin erilaista asiaa. Yksinkertaisesti suunnittelu ja hallinta eivät ole samoja. Vaikka näiden kahden tehtävän taitomääritykset eivät liity päällekkäin, ne ovat kahta erillistä toimintoa. Se luo ongelmia niille, jotka käsittelevät asiakkaita, jotka virheellisesti luulevat tarvitsevan tapahtumanhallinnan, kun he tarvitsevat tapahtumasuunnittelijan. Ja niille asiakkaille, joilla on vaikutelma, että kaikki tapahtuman ylläpitäjät käsittelevät myös tapahtumasuunnittelua. Joten selvitämme sekaannuksen, koska on tärkeää, että sinä ja asiakkaillesi on sama ymmärrys.
Tapahtumasuunnittelu
Aloitetaan tapahtumasuunnittelusta . Tärkeä operatiivinen sana tässä on suunnittelu . Kaikki tapahtumat - alkaen morsiamen suihkut virstanpylvään syntymäpäiväjuhliin suurille yritysjoukkoille - alkavat jonkinlaisella suunnitelmalla.
Ensimmäiset keskustelut asiakkaiden kanssa tapahtumaideoista, teemoista, toivottavista päivämääristä ja budjettisuunnista ovat kaikki osa tapahtumasuunnitteluprosessia.
Tapahtumasuunnittelu alkaa alusta alkaen , aivan konseptin alkuvaiheista lähtien, ja jatkuu aina siihen saakka, kunnes tapahtuma on tapahtunut. Ja rehellisesti, muutaman viikon kuluttua tapahtumasta, kun tapahtumasuunnittelijat viimeistelevät yksityiskohdat ja käsittelevät seurantakohteita.
Tapahtumasuunnittelu edellyttää tiiviistä yhteistyötä asiakkaan kanssa suunnitellakseen tapahtuman, joka heijastaa asiakkaan näkemystä kokoamisesta ja täyttää tapahtuman tavoitteen. Tapahtumasuunnittelija palkkaamasi asiakkaat palkkovat joku suunnitella kaikki tapahtuman osat, mukaan lukien siihen liittyvät yksityiskohdat ja toiminta-alat, ja nähdä tapahtuman loppuun saakka.
Tapahtumasuunnitteluun liittyvät tehtävät voivat olla, mutta eivät rajoitu niihin:
- valitsemalla tapahtuman yleinen teema
- talousarvion kehittäminen
- paikan valitseminen
- neuvottelevat hotellisisopimuksista
- vuokraamalla ulkopuoliset myyjät
- valikon suunnittelu
- palveluntarjoajan palkkaaminen
- järjestää vieraita puhujia tai viihdettä
- liikenteen koordinointi
- värimallin valitseminen
- kehittää kutsuja
Tapahtumasuunnittelu on kaikkea, mikä liittyy tapahtuman kokoamiseen. Tämä toiminto kuuluu tapahtumien hallinnan suurempaan sateenvarjoon.
Tapahtumahallinta
Jokainen tapahtuma koostuu lukuisista osista, jotka sopivat yhteen palapelin palasiksi. Kaikki nämä kappaleet lopulta tulevat yhteen luomaan tapahtuman. Onnistuneiden tapahtumien yhteydessä kaikki niihin liittyvät palat tulevat yhteen oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan, sujuvasti ja tehokkaasti ja suunnitelman mukaan. Tätä prosessia kutsutaan tapahtumanhallinnaksi. Se on yksinkertaisesti projektinhallinta tapahtumasta itsessään.
Tapahtumien hallintaan kuuluu tapahtuman kaikkien eri osien luominen, koordinointi ja hallinta sekä kunkin näkökulman vastuuhenkilöt. Joitakin tapahtumien hallinnan osa-alueita voivat olla, mutta niihin rajoittumatta:
- varata tapahtuman sijainnin
- ulkopuolisten toimittajien koordinointi
- Pysäköintisuunnitelman laatiminen
- valmiussuunnitelmien laatiminen
- varmistetaan terveys- ja turvallisuusstandardien noudattaminen
- joka hoitaa jokaisesta toiminnosta vastaavat henkilöt
- valvomaan tapahtuman toteutusta
- tapahtuman seuranta
- ratkaisemalla tapahtumatilanteet paikan päällä
Tapahtumien johtajat ja tapahtumasuunnittelijat toimivat yhdessä
Näiden kahden tehtävän määritteleminen on haasteellista, koska ne eivät ole läheisesti toisiinsa sidoksissa, vaan vastuut ovat usein päällekkäisiä. Yksittäiset tapahtumasuunnittelijat voivat tarjota tapahtumien hallintapalveluita, ja tapahtumien johtajat voivat myös tarjota tapahtumasuunnittelua.
Kaikki riippuu yksilöllisestä suunnittelija- tai yritystoiminnan johtoryhmästä, tapahtumapaikasta ja itse tapahtumasta.
On tärkeää ymmärtää näiden kahden väliset erot ja määrittää, mitkä palvelut tarjoat. Esimerkiksi; Jos tarjoat tapahtumasuunnittelupalveluja laajamittaiselle tapahtumalle, työskentelet tapahtumajohtajan kanssa, joka koordinoi palveluitasi catering-johtajan, audiovisuaalisen tiimin kanssa jne. Määritä rooli ja palvelut, joita tarjoat ja viestit selkeästi nämä mahdollisille asiakkaille välttää sekaannusta suunnitteluprosessin aikana.