Mitä jos pidät itseäsi erittäin organisoituna ja käytät jo tarkistuslistaa tapahtuman suunnittelussa, mutta olet havainnut tilanteita, joissa ymmärsitte (liian myöhään), että sinulla ei ollut tärkeitä yksityiskohtia. Missä menee väärin?
Jokainen tapahtuma edellyttää tapahtumien suunnittelun tarkistuslistaa, joka on suunniteltu kyseisen tapahtuman kannalta ja räätälöity yksittäisten tapahtumien määritysten mukaan. Joten jokaisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslista on erilainen. Tapahtumasuunnittelulistalle on kuitenkin viisi kohdetta, vaikka sinulla olisi pienet syntymäpäiväjuhlat tai suuri yritystoiminto.
Merkitse tapahtumissopimukset
Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta muista allekirjoittaa - ja vastaanottaa allekirjoitetut jäljennökset - kaikista sopimuksista, joita tarvitset tapahtumallesi. Tämä sisältää tapahtumissopimukset asiakkaan, toimipaikan, toimittajien, hotellien, viihteen jne. Kanssa. Yrityksen kädenpuristus on mukava tapa harjoittaa liiketoimintaa, mutta ei tapaa varmistaa myyjien vuokraus eikä tapa sitoutua työskentelemään asiakkaan kanssa .
Hanki kaikki kirjallisesti, älä tee mitään työtä tai käytä tuntimäärää tapahtuman suunnittelussa, ennen kuin kaikki paperityöt on allekirjoitettu ja toimitettu. Jos olet tapahtumasuunnittelija, joka tarvitsee tapahtuma-sopimuksen tapahtumapalveluista, napsauta tästä.
Vahvista tapahtuman päivämäärä ja kellonaika
Olet polveutunut syvälle tämän tapahtuman suunnitteluvaiheessa.
Kuinka kukaan voisi saada päivämäärän väärin? Toimittajilla on usein muuta liiketoimintaa. Asiakkaat voivat sopia tapahtuman päivämäärästä ja ajasta ja sitten yksinkertaisesti unohtaa ilmoittaa sinulle suunnitelmien muutoksesta. Ennen kuin aloitat tapahtuman suunnittelun, tarkista päivämäärä ja aloitus- ja loppumisaika saadaksesi ne kirjallisesti, jotta kaikki ovat samalla sivulla.
Vuokraus Lisäohjeet
Älä aliarvioi sitä, että sinulla on lisäapua tapahtumanne päivänä. On aina olemassa jotain, joka vaatii ja useimmat tapahtumasuunnittelijat ovat jo liian kiireisiä järjestämään tapahtumia kiinnittäen huomionsa syntyviin tilanteisiin. Lisäapua antaminen on tärkeä askel, jota usein unohdetaan, ennen kuin on ehkä liian myöhäistä palkata parhaan tapahtuman henkilökunta käsillä olevaan työhön. Älä tyydytä jäljellä olevia tapahtumien palkkaamiseen. Aseta tämä kohde tapahtumavalvontaluetteloon ja varmista parhaiten koulutetusta henkilökunnasta tarvittava kokemus, joka sopii tapahtumahaluksi.
Suorita sivuston käveleminen
Mikään ei ole verrattavissa jotain mielessäsi aivan kuin kokea sitä ensikäden. Tapahtumapaikan läpikäyminen asiakkaan ja myyjien kanssa on tärkeä vaihe tapahtumasuunnittelussa.
Se tarjoaa mahdollisuuden esittää kysymyksiä, käsitellä huolenaiheita ja päästä sopimukseen huonekokoonpanosta, sisustuksesta, rekisteröinnin sijoittamisesta ja tapahtuman kokonaisvirrasta. Usein kertaa, vaikka ajattelemme, että kommunikoimme selkeästi, näkemyksemme siitä, mikä on jotain, on ristiriidassa sen kanssa, mitä joku muu kuvittelee kuvauksemme perusteella. Käy läpi fyysinen tila suunnitteluvaiheiden aikana, joten tapahtumapäivää ei ole yllätyksiä.
Sisällytä muistutukset seurantaan
Ihanteellisessa maailmassa joku kertoo kerran, että riittää, että työ saadaan tehtyä. Valitettavasti todellinen työ maailma ei toimi tällä tavoin tai ainakaan tapahtumasuunnittelun liiketoimintaa. Niin monia yksityiskohtia hallita ja useat pelaajat osallistuvat tapahtuman eri vaiheissa, joten jotain eksyä helposti.
Joten, kun kehität tapahtumasuunnittelutietojasi järjestämiseen ja aikatauluun, lisää muistutuksia tietyistä seurannasta. Esimerkiksi, jos puhut ruokavaliosta valikkoharjoista, sisällytä tapahtuma-suunnittelun tarkistuslista oleva artikkeli, joka sisältää artikkelin "Seuratkaa tarjoajan kanssa ehdotetusta valikosta" ja "Ajoittainen maistiaistelu catering-toimittajan kanssa." Tapahtumasuunnittelussa ei ole sellainen asia, joka vahvistaa jotain liian monta kertaa.