Ei sallita riittävää asetusaikaa
Kilpailua on aina ajan suhteen, kun järjestetään tapahtuma , mutta sinun on arvioitava, kuinka kauan tarvitset kaiken paikan. Mikään ei näytä pahemalta kuin huoneen täynnä työntekijöitä, jotka juoksevat kun ensimmäinen vieras saapuu. Tavoitteena on oltava, että kaikki asetetaan vähintään 15 minuuttia ennen ovien avaamista.
Ei ohjelmaan siirtymistä asiakkaiden kanssa
Laskentataulukot, sähköpostit ja juhla-tilaustilaukset ovat erinomainen työkalu tapahtuman tiedottamiseen. Kuitenkin vedoten yksinomaan asiakirjoihin, joissa maalataan kuvan tilauksesta voi johtaa virheisiin. Parempi strategia on kulkea reitin läpi asiakkaan kanssa paikan päällä aina kun se on mahdollista. Keskustele hetkiin ja yksityiskohtiin ikään kuin tapahtuma olisi tapahtunut edessäsi.
Unohtamatta myyjiäsi
Keskimääräinen tapahtuman toimittaja palvelee useita asiakkaita useissa eri luokissa.
Lyhyesti sanottuna heillä on paljon muistaa. Haluat aina saada sanallisen tai sähköpostin vahvistuksen kaikista toimittajista 48 tuntia ennen asennusaikaa. Sähköposti on tyypillisesti parempi, koska voit määrittää odotuksesi ja pyytää heitä vastaamaan kirjallisesti.
Kilpailevista tapahtumista näkymä
Jos sinulla on ollut "meluisa naapuri", tiedät jo, miten häiritsevät nämä tilanteet voivat olla.
Suhtautuminen muihin tapahtumiin tapahtumapaikasta voi olla suuri haaste, joten sinun kannattaa keskustella tästä tilanteesta etukäteen tapahtumapaikanhallinnan ja asiakkaiden kanssa. Selvitä, kuka jakaa samoja yhteisiä alueita ja julkisia resursseja puolueen kanssa, ja selvittää, kenellä on valtuudet ratkaista melua, jos siitä tulee ongelma.
Ei ole valmiussuunnitelmaa
Mitä tapahtuu tapahtumallesi huonoon säätilaan tai jopa tapahtumapaikan sulkemiseen? Nämä eivät ole helppoja suunnitella, mutta ne ovat mahdotonta hallita näyttelypäivänä. Esitä valmiussuunnitelmasi vähintään 2 viikkoa etukäteen hyvästä toimenpiteestä. Vaikka aiot peruuttaa tapahtuman, tarvitset myös järjestetyn menetelmän ottaa yhteyttä kaikkiin vieraisiisi.
Ei ole tarpeeksi apua tapahtumapäivänä
Työvoimakustannukset ovat aina ongelma yrittäessä tasapainottaa tapahtumien budjetteja . Sanottiin, että kätkemisen puute saattaa aiheuttaa suurempia ongelmia kuin budjetin ylittäminen. Et voi odottaa tehdä kaikkea itse, jos olet tapahtumasuunnittelija. Työntekijöiden, toimittajien ja yksityiskohtien koordinointi riittää pitämään sinut omassa käytössäsi. Älä pelkää viettää muutama sata dollaria palkata lisää työntekijöitä, koska et voi enää päästä liikkeelle.
Pakkausluettelon käyttäminen
Off-site-tapahtuman hallinnointi edellyttää tyypillisesti laajan luettelon tarvikkeista. Tietenkin sinulla yleensä on useita viikkoja saada kaikki nämä tarvikkeet järjestyksessä, mutta he eivät tee mitään hyvää, jos he eivät koskaan tee sitä paikkaan. Pakkausluettelossa annetaan hetkellinen keräilijä asioista, joita sinun on ladattava autoon. Toki, olet todennäköisesti löytänyt kynät ja nauha lainata paikan päällä, mutta mitä tapahtuu, jos unohdat nimimerkkisi tai kannettavan tietokoneen? Tee pakkausluettelo ja tarkista se kahdesti ennen lähtöäsi.
Hyvä uutinen on, että nämä tapahtumasuunnittelun virheet ovat kaikki helposti estettävissä. Itse asiassa voit tulostaa tämän artikkelin ja lähettää sen toimimaan muistutuksena siitä, mitä ei tehdä. Muista, että ennaltaehkäisy on aina helpompaa kuin toipuminen!