Tämä on yksi oppitunti, jonka oppinut nopeasti paikoituskoordinaattorina, ja kehitin myöhemmin oma setup-tarkistuslista pitämään asiakkaat tyytyväisinä (ja miehittämättöminä) stressitäytteisen asennusjakson aikana.
Pyydä autosi valmiina
Ensimmäinen asia, jonka asiakas haluaa tehdä, on purkaa kaikki heidän tapahtumatuotensa ajoneuvostaan. Tämä voi olla vaikea tehtävä, varsinkin jos pysäköintitilanne on vaikea liikkua. Kuvittele, että joku kävelee omaan paikkaasi raskaiden raskaiden kuormien kanssa - mikä on ensimmäinen asia, jota he etsivät? Vastaus on luonnollisesti kori, tai mikä tahansa muu, joka keventää kuormitustaan ja tekee pahanhavaintoistyön huomattavasti helpommaksi. Käytettävissä olevat kärryt ovat oikein, kun he kävelevät paikan päällä, on helppo tapa saada heidät tuntemaan "helpottuneita" vain esittämällä.
Valmistele rekisteröintitaulukot
Seuraavassa useimpien asiakkaiden tehtävien luettelossa on rekisteröintiasetuksia. Tämä tarkoittaa sitä, että paikka on paremmin varustettu kaikilla rekisteröintikomponenteilla ennen niiden saapumista.
Tämä sisältää kaikki pöydät, tuolit, sähkö- ja jalkalistat. Tunnisteiden ja sisäänkirjautumismateriaalien järjestäminen vie paljon aikaa tapahtumasuunnittelijoille, eikä heidän tarvitse odottaa, että saisit nämä yksinkertaiset asiat alulle.
Kaikissa huoneissa on taulut ja liinavaatteet
Kaikkien pöytien ja tuolien asettaminen tapahtuma-avaruudessa voi tietenkin kestää jonkin aikaa.
Toivottavasti, jos tulet aikaisemmasta tapahtumasta, olet kertonut asiakkaalle etukäteen, milloin odottaa, että kaikki huoneen komponentit asetetaan. Jos asiakkaasi kävelee huoneeseen, jossa kymmeniä työntekijöitä salaa pöydät ja tuolit, he todennäköisesti joutuvat paniikkiin. Ihannetapauksessa työryhmäsi on kaikki asetettu pöytäliinoilla, jotta suunnittelijat voivat aloittaa keskuskappaleiden, huutokauppojen jne.
Ota kaikki ulosteet ulos varhaisessa vaiheessa
Vain siksi, että johtava suunnittelija tietää navigoinnin rakennuksessa, ei tarkoita hänen tukihenkilöstönsä tekemistä. Voit tallentaa kaikki tarpeettomat haasteet päivittämällä rakennuksen kylttejä heti, kun asennusjakso on alkamassa. Muista, että myyjät, kuten kukkakaupat ja DJ: t, tarvitsevat myös tietää minne mennä. Kaikki nämä asiat on tarkasteltava asiakkaasi kanssa ennen tapahtumapäivää, mutta ne ovat myös välttämättömiä, kun tarkastellaan suurta päivää.
Tarkista BEO: n ja laskut
Jälleen olet todennäköisesti lähettänyt nämä asiakirjat useita kertoja tapahtumia vieviin päiviin, mutta ei koskaan sattunut tarkistaa niitä viimeisen kerran. Vaikka asetusaika on hektinen, sinun on täytettävä 15 minuuttia aikaa tarkastella näitä asiakirjoja yhdessä. Tapahtumien koordinaattoreiden tulee saada asiakkaalle valmiiksi paketti, joka sisältää BEO: n, huoneen kaavion ja mahdollisen laskun.
Hyvin harvat kokeneet suunnittelijat siirtävät mahdollisuuden tarkastella näitä kriittisiä asiakirjoja.
esittelyt
Muista tuoda tiimisi avainjäsenet asiakkaallesi virallisen esittelyn kautta. Tämä luettelo sisältää catering-päällikön , bankettikapteeni, toiminnanvalvoja ja audio / visuaalisen koordinaattorin. Ajattele asiakkaan puolesta, kun otat käyttöön tiimin - onko mitään yksityiskohtia, jotka pitäisi keskustella kasvotusten kanssa johtoryhmän kanssa? Lyhyen keskustelun käynnistäminen on tehokas keino korostaa kuka on vastuussa kustakin alueesta.
Tämä lyhyt tarkistuslista tapahtumien asetusten kohdalla vie pitkällä tavalla pitämään asiakkaasi tyytyväisenä saapuessaan. Ensisijaisena edustajana paikkakunnallasi on aina parasta antaa asiakkaille matkapuhelinnumerosi, jos jokin menee pieleen, kun työskentelet toimistossa.
Muista, että he saattavat turhautua, jos he tarvitsevat jotain, mutta heitä on vielä turhauttavaa, jos he eivät löydä ketään auttaakseen heitä!