Se on lähinnä konferenssi ennen konferenssia.
Niille, jotka eivät ehkä ole suunnitelleet usein tapaamisia, etukäteen tapahtuva kokous saattaa tuntua epämiellyttävältä tai hankalaa aluksi, koska se voi sisältää uusia termejä tai kieltä, kuten "tapahtuman jatkamista" tai "juhla-tapahtumien järjestystä".
Mitä jos tapahtumasuunnittelijat odottavat pre-con?
Pre-con on kokous, joka pidetään tapahtuman myyjien ja toimittajien kanssa, joissa tapahtuma tai ohjelma on määrä järjestää. Se pidetään yleensä yksi tai kaksi päivää ennen varsinaista tapahtumaa, ja se eroaa tapahtumapäivän tapahtumasta.
Jotkut ihmiset voivat liittyä esikokoonpanoihin suurempien konferenssien, yleissopimusten, kongressien ja kannustinohjelmien suunnitteluun. On kuitenkin myös yleistä järjestää seminaareja ja muita erityisiä tapahtumia edeltävä kokous.
Mitä odottaa esikokouksen aikana
Esitustilaisuus mahdollistaa tapahtumasuunnittelijalle tilaisuuden tarkistaa tietyn ohjelman lopullinen logistiikka ohjelmaan osallistuvan toimittajien johtoryhmän kanssa.
Tyypillisesti konferenssin palvelupäällikkö koordinoi ja järjestää pre-con kokouksen. Hän kutsuu tapahtumiin osallistuvien eri tahojen johtajia tarkastelemaan logistiikkaa tapahtumansa erityisestä roolista.
Tämä on erinomainen tapa kokoukselle tai tapahtumasuunnittelijalle luoda rapportti kaikkien mukana olevien kanssa.
Esivalinnan aikana on sopivaa, että tapahtumasuunnittelija korostaa tapahtuman tärkeimpiä tavoitteita, mukaan lukien tärkeät tiedot tapahtumaa järjestävistä organisaatioista, tärkeimmistä tapahtumista lähetetyistä viesteistä ja tärkeistä VIP-tapahtumista.
Pre-Con on oikea aika tarkistaa tapahtuman uudelleen
Tapahtumaraportti tunnetaan myös tapahtumien määrittelyinä. Se sisältää kaikki olennaiset tiedot ohjelmasta tai tapahtumasta, mukaan lukien tiedot itse ohjelmasta. Nämä kohteet voivat sisältää joitain tai kaikkia seuraavista: päivämäärät, ajat, yhteystiedot, osallistuvien profiilit, hätätilanteet, ruoka ja juoma, kuljetukset, toimitustiedot, laskutus, audio / visuaaliset ja muut erityistarpeet.
Jokainen osastopäällikkö tarkistaa tapahtumansa käsityksen , mukaan lukien asiaankuuluvat yksityiskohdat ja tyypilliset toimintatavat. He tarkastelevat myös niiden ymmärrystä tapahtumissopimuksesta ja aiemmin järjestetyistä juhlatapahtumien tilauksista.
Kokous- ja tapahtumasuunnittelijoiden on muistettava kerätä yksityiskohtaisia kysymyksiä, jotka liittyvät tapahtumien määrityksiin tänä aikana, kuten henkilöstötasot ja tärkeimpien yhteyshenkilöiden nimet varsinaisen tapahtuman aikana kaikista edustetuista alueista. Pre-con keskustelun avaintekijöitä voivat olla muun muassa:
- Ruoan ja juoman vaatimukset
- Huoneistoluokitusvaatimukset (tarvittaessa)
- Konferenssi- ja messuilla näyttelytarpeet
- Kokoustilat ja näyttelytilat tilavaatimukset (pohjapiirrokset)
- Tekniset vaatimukset, kuten sähkö ja televiestintä
- Yksityiskohtia signage-sijoittelusta
Tämä on ihanteellinen aika tehdä viime hetken muutoksia. Vaikka ne eivät aina pidä siitä, useimmat myyjät ja toimittajat odottavat kohtuullisia (ja kohtuutonta) muutoksia. Tietenkin, jos esivahvistin on suunniteltu aikana, jolloin käyttöönotto on käynnissä, harkitse varhain huoneen tarkastusta varmistaaksesi, että kaikki toimii sujuvasti.