Tapahtumien ja kokouksen suunnittelijoiden odotetaan osallistuvan tai kirjoittavan virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja kokouksiin, kannustaviin matkoihin ja muihin järjestelmiinsä. Sen ei tarvitse tuntua ylivoimaiseksi tehtäväksi, mutta on tärkeää noudattaa tiettyjä toimenpiteitä noudattaen asianmukaista kutsutuntotarjontaa ja välttää puuttuvat tärkeät yksityiskohdat vieraille.
Tässä on kuinka:
Luo tapahtuma-aihe. Ennen kirjallisten kutsukirjeiden ja materiaalien kirjoittamista suunnittelijoiden on varmistettava, että heillä on houkutteleva teema ohjelmalle. Seuraavat kysymykset auttavat aivoriihiusprosessin käynnistämisessä: Onko kyseessä koulutustilaisuus, seminaari tai kannustinretki? Missä sitä pidetään? Mikä on ainutlaatuinen kyseisestä kohteesta tai paikkakunnasta? Mikä on tapahtuman karkea aikataulu? Mitkä ovat ohjelman tavoitteita? Miksi osallistuja haluaa osallistua? Nämä kysymykset auttavat luomaan suuren tapahtumateeman.
Luo sähköinen kutsu. Monet viralliset kutsukirjeet ja materiaalit suurille tapahtumille on nyt siirretty online-rekisteröintijärjestelmiin RSVP-prosessin aikana saapuvien tärkeiden tapahtumalogistiikan määrän vuoksi: nimien oikeinkirjoitus, yhteystiedot, ruokavalion vaatimukset, vammaisten pääsy, kuljetustarpeet, ohjelman tiedot, toiminta tiedot ja enemmän. Huomautus: Vähemmän monimutkaiset tapahtumat voivat käyttää yksittäistä verkkosivua tai graafista kuvatiedostoa, joka lähetetään sähköpostilla tapahtuman tiedot ja RSVP-yhteystiedot välittämiseksi.
Luo painettu kutsu. Riippuen ohjelmasi tai tapahtuman luonteesta, kutsumetitieto voi viitata siihen, että kirjoitat virallisia kutsukirjeitä ja muistiinpanoja, jotta vieraasi tietäisivät, että todella arvot heidän läsnäolostaan. Tämä eroaa tapahtumamateriaaleista; sen sijaan harkitse yksinkertaista kutsukorttia, joka antaa asiakkaalle arvokasta tietoa, kuten isäntän ja hänen nimensä, tapahtuman teeman, päivämäärät ja / tai aikat ja RSVP-yhteyden.
Kirjoittamalla virallisia kutsukertoja. Osana sähköistä kutsua sinun tulee hahmottaa korkeatasoista tietoa ohjelmasta ja tapahtumasta. Esimerkiksi jos kyseessä on kannustava matka tai monipäiväinen konferenssi, haluat sisällyttää seuraaviin kohteisiin: määränpää, päähotellin / konferenssitapahtuman, pääaiheen, kaiuttimet (mukaan lukien bios), aikataulut, toiminnot, logistiikka ja yksityiskohdat rekisteröinnistä. Kutsuviesteillä ja materiaaleilla on oltava vierailijalle syy osallistua, ja siihen on aina sisällyttävä toimintapyyntö.
Kutsu-etiketti alkaa kohteen / paikan esittelyn kanssa. Kun kirjoitat virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja, on aina turvallisinta olettaa, että kukaan ei ole ollut paikkaan, jossa olet hosting-ohjelma. Tämä tarkoittaa, että kirjoitat lyhyen katsauksen kohteeseen ja / tai hotelliin / laitokseen / paikkaan, jossa ohjelmaa pidetään. Jos suunnittelet monipäiväistä tapahtumaa, pidä tiedot mahdollisimman korkeana, mutta varmista, että asiakkaalla on tarpeeksi tietoa siitä, että asiakkaalla on ainutlaatuisia näkemyksiä paikasta ja miksi heidän pitäisi investoida siellä sinne.
Kutsu-etiketti vaatii tapahtuman aikataulun. Jos suunnittelet monipäivän tapahtumaa, kuten kannustinohjelmaa, kutsumateriaalien tulee sisältää niin paljon yksityiskohtia kuin mahdollista, jotta vieraat voivat suunnitella aikansa sopivasti. Se tarkoittaa, että kutsun tulee määrittää saapumismenetelmät ja -ajat, jolloin heidän odotetaan osallistuvan, aikoja liiketapaamisiin ja toimintaan (ja toimintojen valintoihin), tietoa aterioista ja lähtötiedoista.
Kutsu-etiketti vaatii toimintojen kuvauksia. Kirjoittamalla virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja, anna yleiskuva eri toiminnoista, jotta vieraat voivat paremmin määrittää, mikä vastaa heidän etujaan. Onko golf-ohjelmasi 1/2 päivä vai koko päivän tapahtuma? Mikä on kyseisten jokisuikien "luokka" kellua? Mikä on korkeus, jossa olet tapahtuman ylläpitämä, ja kuinka korkealle se maastopyöräily ohjelma vie sinut? Mikä on ajan pituus maalausluokalle ja mitä he oppivat?
Kutsu-etiketti vaatii tietoa kokouslogistiikasta. Jälleen olettaen, että olet järjestämässä monipäivän ohjelmaa, vieraille on annettava tietoja seuraavista kohteista:
- Lennon varaukset
- Tapahtuman rekisteröinti
- Huonehaku
- Lentokenttäkuljetukset
- Pukukoodi
- Sää
- Sisäänkirjautuminen
- Hyvitykset
- Isännöity henkilökunnan yhteystiedot
Kehitä lopullinen tapahtumaohjelma. Tämä näyttää erilaiselta kuin alkuperäiset kutsumateriaalit, mutta ne olisi annettava kutsuttuille asiakkaille saapumisen yhteydessä tai juuri ennen osallistumista tapahtumaan. Sen tulisi sisältää tunti tunnilta (on hyvä yhdistää tuntia) yleiskatsaus siitä, mitä on määrätty milloin ja missä. Jos sinulla on samanaikaisesti useita opetuskokonaisuuksia, on hyödyllistä hahmotella näitä ryhmiä ryhmiin niin, että osallistujat tietävät, mitä aiheita aikataulutetaan milloin ja missä.
Luo tapahtuma tervetuliaiskirje. Monet suunnittelijat kamppailevat siitä, mitä tietoja heille pitäisi tai ei pitäisi sisällyttää tervetulotoiveisiin. Paras neuvo on pitää tervetulotoivotus yksinkertaisena ja antaa asiakkaiden tietää, että he ovat tervetulleita ja arvostettuja. Kutsu-etiketti viittaa siihen, että tapahtuman virallinen isäntä allekirjoittaa kirjeen.
Yksi eniten huomaamattomista tapahtumakutsuista on lähtöilmoitus. Osana tervetuliaiskirje ja saapumislahjoja on tärkeää kiinnittää yksityiskohtia siitä, miten vieraat lähtevät.
Luo valikkokortteja. Olitpa suunnittelemassa aamiaista, lounasta tai illallista, vieraat arvostavat aina valikkokortteja, jotka kuvaavat valikkokohtaisia kullekin aterian ajalle. Se antaa heille jotain puhetta, kun he keräävät toistensa pöytään ja antavat odotushenkilökunnalle mahdollisuuden nopeasti saada valikkovaihtoehtoja vieraille, mikä auttaa pitämään aikataulun radalla. Huomaa: Jos aiot aterian aikana erityisen hämmästyksen, kuten teemaleivin jälkiruokasta johonkin ainutlaatuiseen viihdeohjelmaan, on hyödyllistä pitää nämä kohteet pois valikkokortista parantaakseen erikoistehoa.
Luo arvostusta lahjaportti kortit. Olipa kyseessä saapumislahja tai tyynyn lahja, jokaisen arvostuslahjan pitäisi olla lahjapakkauskortti. Se on tilaisuus vahvistaa "kiitos" viestejä ja tehdä vierailustasi tuntuu erityisen erikoiselta. On hyödyllistä sisällyttää sanat ja viestit, jotka heijastavat tapahtuman itse teemaa.
Luo yksittäisiä lähtöilmoituksia.
Lähtöpäivästä lähetä ilmoitukset vierashuoneisiin, jotka muistuttavat heitä, kun he lähtevät, mukaan lukien lennon numero ja lähtöaika. Se tarjoaa mahdollisuuden korjata viime hetken virheet, joita ei ole huomioitu logistiikan aikataulun aikana.
vinkkejä:
- Varmista, että sinulla on loistava graafinen suunnittelija ja online-rekisteröintiprosessi. Haasteena on edelleen se, että on olemassa monia erilaisia online-tapahtumien rekisteröintijärjestelmiä , mutta ne vaativat paljon räätälöintiä tai kolmannen osapuolen järjestelmien käyttöä pidetään yhä houkuttelevana kullakin kutsukohtaisesti. Siksi monet suunnittelijat luottavat yhä kotimaisiin työkaluihinsa ja resursseihinsä.
- Löydä itsellesi suuri paperitavarakauppa. Vaikka organisaatiot siirtyvät yhä enemmän sähköisten viestintätapojen käyttöön, se ei vieläkään korvaa painettujen kutsujen ja tapahtumamateriaalien vaikutusta. Etsi paperitarvikkeita, jotka täydentävät tapahtumateemaa, ja muokkaavat paperityyppien ja koon tyyliä lisäämällä kiinnostusta ja draamaa. Vieraasi huomaan vaivaa.
- Luo malli ja kopioi siitä. Suunnittelijoiden tulee luoda mallikirjoituskirjeitä ja -materiaaleja ja päivittää uusia tapahtumia aiempien ohjelmien ja tapahtumien malleista. Tietenkin uusia paperitarvikkeita, grafiikkaa, tekstiä jne. Olisi valittava ja käytettävä, joten tietyn määrän mukautuksia tarvitaan joka kerta.