Älä unohda tätä arvokasta työkalua tapahtuman menestykseen
Olitpa sitten alkamassa tapahtumasuunnittelussa tai kokenut tapahtumasuunnittelija, olet todennäköisesti tunne tapahtumasuunnittelulistasta tai olet ainakin kuullut sen viitattu tapahtumasuunnittelun aikana tai alan keräämisessä. Siitä on syy. Tapahtumasuunnittelulistaus on suunnittelijain paras ystävä, korvaamaton työkalu tapahtumien onnistuneeseen hallintaan.
Huomaa: tapahtumasuunnittelulistaus tunnetaan myös työaikataulusta tai kriittisestä polusta.
Tapahtumasuunnittelu on kyse suunnittelusta. Jopa luovin tapahtuma-idea heiluttaa, jos sitä ei ole suunniteltu ja toteutettu. Tässä on tapahtuman tarkistuslista. Se on oppaasi pysyä järjestäytyneenä ja aikataulun mukaisesti tai etukäteen, kun pelaat lukemattomia vastuuta ja erilaisia tietoja onnistuneen tapahtuman suunnittelussa. Ja se on erityisen hyödyllinen useiden tapahtumien hallintaan. Pienen tehtävän unohtaminen tai yhden aikataulun takia jättäminen voi johtaa dominoefektiin: muut tapahtumasi näennäisesti liittymättömät näkökohdat voivat alkaa hajota erilleen yksi kerrallaan.
Joten älä luota muistiosi, tahmeisiin muistiinpanoihin tai kirjoituspöytään, jotta tapahtumasuunnittelutyösi toimisi sujuvasti. Opi koota tehokas tapahtumasuunnittelulistaus ja se tulee pian uusi paras ystäväsi.
Ennen kuin aloitat
Aloita poistamalla aikataulusta aikaa keskittyä suunnittelemaan tapahtumaan.
Seuraavaksi, kirjoita mieli. Vakavasti. Ei katsella puhelinta tai vastata sähköpostiin. Sinun täytyy kuvitella tämän tapahtuman alusta loppuun ilman keskeytystä tai häiriötä, jotta voit tehokkaasti suunnitella kaikki tehtävät, jotka on suoritettava.
Valmistaudu
Ajattele suunniteltua tapahtumaa ja kirjoita kaikki vahvistetut tiedot: asiakkaan nimi ja yhteystiedot, tapahtuman päivämäärä, sijainti, osallistujamäärä jne.
Poista kalenteri ja merkitse kalenterin tapahtumispäivämäärä lihavoituna. Kerää muita asiaankuuluvia materiaaleja - valokuvia tapahtumapaikasta, luettelo osallistujista, jotka ovat osa tätä tapahtumaa.
Siirry taaksepäin
Tapahtumien suunnittelun tarkistuslistan kirjoittamisen aloittaminen on taaksepäin.
Vieraat kokevat tapahtuman yhden päivän tai monipäivän keräämiseksi, kun kaikki tapahtuu kerralla. Kuten live-esiintyminen, joka näkyy lavalla ja toteutetaan kauniisti. Tapahtumasuunnittelijat katsovat tapahtumia sarjana pienempiä tapahtumia, jotka sopivat yhteen palapelin palojen kanssa, jotka huipentuvat lopulliseen tapahtumaan. Joten suunnittelijoina alamme alussa. Mikä on useita viikkoja tai kuukausia ennen varsinaista tapahtumaa.
Aloita alussa
Kun päätät, mistä aloittaisit kirjallisesti tapahtumasuunnittelulistan, ajattele, että luotaisi vankka perusta tapahtumalle. Ennen kuin valitset värimalleja ja tilaa kukkia, sinun on ratkaistava perusasiat. Allekirjoittaessasi sopimuksia neuvotteluihin huoneen lohkosta, kaikki on kirjoitettava tarkistuslistallesi riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni. Avain on ensin huolehtia kaikista tehtävistä, jotka voidaan suorittaa etukäteen, jotta aikataulussa olisi enemmän aikaa niille tehtäväluokille, jotka tapahtuvat lähemmäksi tapahtuman päivämäärää.
Joitakin esimerkkejä kohteista, jotka on sisällytettävä tapahtumasuunnittelutietueeseen:
- Merkitse sopimukset (asiakkaan, toimipaikan, toimittajien jne. Kanssa).
- Vahvista päivämäärä ja kellonaika tapahtumapaikan kanssa
- Vuokrausviihde (bändi, kaiutin jne.)
- Turvallinen hotellilohko
- Sähköpostikutsut
- Valitse valikko
- Vuokraus odottaa henkilöstöä
- Vahvista vieraiden määrä
- Kävele sivuston läpi
- Vahvista huoneen asetukset
Salli lisäaika
Lisää jokaisen tapahtumien tarkistuslistan kohteen lisäaikaa. Jos kutsujen lähettämistä todella lähetetään 15. maaliskuuta, kirjoita kohde listalle, jotta kutsut lähetetään postitse 8. maaliskuuta, viikkoa aiemmin. Tämä antaa sinulle jonkin verran ylimääräistä aikaa, jos jotain menisi epäonnistumaan kutsujen kanssa tai jos olet myöhässä aikataulusta toiseen syystä.
Sisällytä muistutuksia tarkistuslistallesi
Ei riitä, että kirjoitat "allekirjoita sopimus catering-toimittajan kanssa" tarkistuslistallasi ja tarkista sitten laatikko valmiiksi.
Sinun on varmistettava, että tarjoilija on saanut kopion sopimuksesta ja hän on palauttanut allekirjoitetun kopion sinulle. Jokaisen suuren kohteen, joka lisätään tarkistuslistalle, sisältää muistutuksen. Esimerkki: "Seuratkaa toimittajan kanssa uudelleen: sopimus". Lisää toinen, myöhempi muistutus, joka lukee "Vastaanotettu allekirjoitettu sopimus aterioijasta". Ei ole harvinaista käsitellä tehtävää ja katsoa, että se on tehty, kun se todellisuudessa on vain valmis puolellasi.