Yritysten omistajat käsittelevät usein omaa kirjanpitoaan monista syistä, joihin sisältyy pelko herkkien taloudellisten tietojen siirtämisestä, täydellisen hallinnan haluamisesta ja henkilöstökulujen vähäisestä pitämisestä. Nämä syyt, jotka ovat varmasti päteviä aloittelijoille ja pienemmille operaatioille, kasvavat yhä epäkäytännöllisemmäksi, kun yrityksesi kasvaa. Jotkut omistajat siirtävät kirjanpitotehtäviä luotetuille perheenjäsenille tai henkilökunnalle, mutta menestyneimmät ja oivalletut yrittäjät oppivat nopeasti, että kirjanpito ja talous ovat liiketoiminnan elinehto ja ansaitsevat ammattitaitoisen rahoituksen asiantuntijoiden ammattimaisen johdon.
Useimmissa yrityksissä kolme pääasiallista talousjohtajaa ovat kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä, rekisterinpitäjä ja talousjohtaja tai talousjohtaja.
Yrityksenomistajana voit käsitellä tehtäviäsi itse tai siirtää ne henkilöstön jäsenelle tai luotettuun osakkuusyritykseen. Mutta kun yritys kypsyy, useimmat omistajat havaitsevat, että palkkaamisammattilaiset tuottavat vankkoja kustannus-hyöty-etuja ja vapauttavat omistajat keskittymään ydinosaamiseen liiketoimintaongelmia. Tuloslaskentayritysten palkkaamisen tuloksiin kuuluvat - mutta eivät rajoitu - seuraavat liiketoiminnan edut:
- Kustannustehokkuuden löytäminen valmistusprosessissa, toimittajasuhteissa, toimistotoiminnoissa ja työntekijöiden hallinnassa
- Säästää rahaa veroihin
- Hallinnoi jatkuvasti kasvavaa sisäistä paperityötä ja ulkopuolisia raportteja
- Rahoitusturvallisuusverkoston suunnittelu riskien vähentämiseksi vakuutusturvalla, varastonhallinnalla, monipuolistamisella ja verorasituksen arvioinnilla
- Suunnittelu laajennukset
- Palkan käsittely
- Tehostetaan toimintaa ja maksimoidaan voitot
- Väärien sakkojen, rangaistusten, vähäisten luottoluokitusten ja korkomaksujen välttäminen, jotka johtuvat puuttuvista määräajoista, laskemalla palkkalistoja epätarkasti, unohtamatta laskuja ja puuttuvia aikaaherkkiä liiketoimintamahdollisuuksia
Itse asiassa useimmat yritykset säästävät rahaa palkkaamalla ammattihenkilöstöä päivittäiseen liiketoimintaansa.
Riippuen yrityksen, teollisuuden ja muiden tekijöiden koosta, saatat tarvita vain osa-aikainen kirjanpitäjä tai vaatia täydellistä taloudellista henkilökuntaa, joka sisältää ohjaajan ja CFO: n. Päättää, mitä talouden henkilöstöä yrityksesi tarvitsee todella monimutkainen päätös, joka riippuu monista tekijöistä. Tarpeesi muuttuvat melkein varmasti ajan myötä, ja jos yrityksesi kasvaa menestyksekkäästi, voit käydä läpi kaikki nämä kannat. Seuraavissa osioissa kuvataan, mitä kukin ammattilainen tekee ja selittää, milloin yrityksesi tarvitsee yhden tai useamman näistä rahoitusasiantuntijoista:
Keskeiset kirjanpitäjät
Suurin osa kirjanpitäjistä työskentelee reaaliajassa, mitä on jo tehty taloudellisesti yrityksessä, jolla on vain vähän tai ei ollenkaan vaikutusta liiketoimintastrategiaan. Kirjanpitäjät toimivat liiketoimintana ja harvoin tekevät päätöksiä tulevista liiketoimista. Taloudellinen kirjanpitäjä voi selittää vaihtoehtosi, pitää kirjaa ja raportteja nykyisin, tunnistaa kirjojen eroja ja suositella kustannuksia säästäviä ideoita, mutta heidän ensisijaiset tehtävät ovat aikataulu liiketoiminnasta ja sen rahoitustilanteista sekä raporttien laatiminen näistä tiedoista. Jotkut tyypilliset päivittäiset tehtävät yrityksen kirjanpitäjä ovat:
- Myynnin, menojen, velkojen ja myyntisaamisten kirjaaminen
- Toimitusten, toimistokustannusten, vuokra-, apuohjelmien ja muiden kiinteiden ja muuttuvien kustannusten seuranta
- Palkkasumman hallinnointi , veronpidätys, myyntiverotilit, palkankorvaukset ja vakuutusten vähennykset
- Varmistetaan, että olennaiset lomakkeet ja paperityöt on valmistettu ja varastoitu turvallisesti
- Valmistaa päivittäin, viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain raportteja johdolle, valtion virastoille, osakkeenomistajille, työntekijöille ja sidosryhmille
- Maksat laskuja ajoissa
- Vaihtoehtoisten toimittajien tutkiminen ja kustannusten vertailu
- Tunnistaa ongelma-alueet, kuten jätteet, huono hallinto, petokset ja varkaudet
- Seurantatiedot, tarvikkeet, varastot ja henkilöresurssit
- Verojen ja päivittäisten, kuukausittaisten tai neljännesvuosittaisten verosaamisten valmistelu kaupunki, valtio, IRS, työttömyysviranomaiset ja vakuutusyhtiöt
- Yritysten ja työntekijöiden vakuutusten ja terveyttä koskevien suunnitelmien hallinta
- Yritysten kirjanpidon suojaaminen
- Saada arvioita ja löytää ja maksaa palveluita ja korjaa ihmisiä
- Tarkastusten noudattamista koskevien ongelmien tarkistaminen
- Asiakkaan luottokysymysten käsitteleminen sisäisesti ja yritysten luotto ulkoisten toimittajien ja lainanantajien kanssa ulkoisesti
Tietäen, milloin vuokrata kirjanpitäjä
Useimmat yritysten omistajat - erityisesti yrittäjähenkiset - menestyvät liiketoimintaansa kaikilla osa-alueilla ja kirjanpito on helpottanut kaikkien käytettävissä olevien intuitiivisten ohjelmistojen avulla. Yritysten omistajat voivat täysin pitää kirjaa, mutta se ei välttämättä ole hyvä idea, kun yritys kasvaa. Kun paperityö alkaa vaarantaa ajankäytön, työn tyydytyksen tai tehokkuuden, on aika harkita kirjanpitäjän palkkaamista. Sinun ei ehkä tarvitse palkata kokopäiväistä työntekijää ja voi jopa ulkoistaa kokonaan tai osittain kirjanpitotöitä, kuten palkkalistoja. Kirjanpitäjän palkkaaminen on järkevää, jos jokin seuraavista koskee sinua ja yritystäsi:
- Et todellakaan ymmärrä kirjanpitoa, mutta luotat ohjelmistosta kertomaan sinulle kaiken mitä tarvitset.
- Et tunne verokoodia ja veronkierron strategioita.
- Yrityksesisi on nopea kasvu lyhyessä ajassa.
- Sijoittajat, lainanantajat tai osakkeenomistajat haluavat ammattimaisesti laaditut raportit.
- Käytät enemmän aikaa kirjojen tekemiseen kuin tuotannon tai uuden liiketoiminnan tuottamiseen.
- Aiot laajentaa eri alueelle, teollisuudelle tai tuotevalikoimaan.
- Haluat ostaa, myydä tai myydä varoja.
- Sinulle on kerrottu, että kirjoja aiotaan tarkastaa.
Kirjanpitäjän palkkaamisen ei tarvitse olla tuskallinen prosessi, koska voit aloittaa työn ulkoistamisen ammattimaiselle kirjanpitotoimistolle. Tämä on erityisen tehokas strategia, jos et ole perehtynyt kirjanpitoon, kirjanpitäjän palkkaamiseen tai tilintarkastajien tai taloudellisten töiden hakijoiden valintaan.
Milloin harkita ohjaajan palkkaamista
Valvojat, joita kutsutaan joskus ohjaajaksi, valvovat kirjanpitäjiä, verohallintoja, luotonhoitajia ja muuta tilitoimistoa raportoidessaan suoraan CFO: lle, toimitusjohtajalle tai yrityksen omistajalle. Pienissä yrityksissä rekisterinpitäjä voi olla yhtiössä ainoa sertifioitu tilintarkastaja tai valvoa tilintarkastajien ryhmää. Monet näistä ammattilaisista hallinnoivat tehtäviään virkailija, kirjanpitäjä tai hallinnollinen avustaja.
Yhtiön pääkonttori on vastuussa tilinpäätöksen laatimisesta, liiketoimintasuunnitelmista, budjetoinnista, veroista, vaatimustenmukaisuustodistuksista ja erityishankkeista, kuten lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintastrategioista, yritysostoista, omaisuuden myynnistä, yrityssiirroista ja rahoituksen tai sijoittajien turvaaminen. Pidetään keskitason talousjohtajana, valvojat suorittavat yleensä seuraavat tehtävät:
- Hallitse henkilöstöä.
- Kirjaa tarkastuksia ja kantaa vastuullista vastuuta yrityksen toiminnasta.
- Kirjaudu taloudellisesti liittyviin raportteihin ja asiakirjoihin.
- Perustetaan yhtiön rahoituspolitiikka ja -menettelyt.
- Luo raportteja sisäiseen tarkasteluun.
- Käsittele vakuutus- ja riskienhallintapolitiikkaa.
- Suojaa yrityksen omaisuutta.
- Valmistaudu, seuraa ja päivitä budjetteja.
- Spearhead-valmisteet julkisiin tarjouksiin.
- Ilmoita omistajille ja johtajille rahoitusmarkkinoista, trendeistä ja parhaista käytännöistä.
- Kehitä ennakoivia verotusstrategioita.
- Valitse ja hallinnoi kirjanpitojärjestelmää.
- Seuraa kokoelmia.
- Hallitse henkilöstöresursseja, kuten työntekijärekisterin ylläpitoa.
- Kouluta henkilökuntaa työntekijöiden eduista ja yritysvastuusta.
Merkit, jotka ilmoittavat yrityksesi tarvitsevat ohjaajan
Mitä suurempi yrityksesi kasvaa, sitä todennäköisemmin tarvitaan enemmän kuin kirjanpitäjä. Jos sinulla on osakkeenomistajia tai hallitusta, joka koostuu henkilöistä, jotka eivät ole ystäviä, läheisiä yhteistyökumppaneita ja perheenjäseniä, jonka olet määrittänyt, rekisterinpitäjän palkkaaminen on vankka liiketoimintakäytäntö, joka suojaa yrityksesi ja omaisuutesi. Yleensä tarkastaja keskittyy kirjanpitoon, kun talousjohtaja keskittyy strategiseen rahoitukseen.
Yhtiön sidosryhmien laajentuessa rekisterinpitäjä antaa taktisen johdon raportoinnin ja henkilöstön valvonnan kirjanpidollisista asioista, kun talousjohtaja valvoo rahoitussuunnittelua ja vastaa vastuuhenkilöstä ja kirjanpidosta. Useimmilla pienillä yrityksillä ei ole varaa kokopäiväohjaukseen, mutta liiketoiminnan kasvaessa sinulla ei ole varaa toimia ilman ohjainta, vaikka hän työskentelisi osa-aikaisesti tai konsultoivasti.
Milloin vuokrata talousjohtaja?
Talous- ja rahoitusjohtaja työskentelee tiukan rajan yli osallistumalla kaikkiin liiketoimintapäätöksiin ja puolustaen organisaation parhaita taloudellisia etuja. Kuten jokainen kokenut yrittäjä tai yrityksen omistaja tietää, tiukat taloudelliset arvioinnit ovat vain menestyksekkään yrityksen liiketoimintatavoitteita. Hyvät voitot tuottavat aloitteet voivat helposti heikentää yritystä sellaisten asiakkaiden kanssa, jotka eivät pidä korkeiden hintojen maksamisesta huonompia tuotteita tai uskollisia asiakkaita kohtaan, jotka arvostavat yrityksen tavoitteita, periaatteita, ympäristösitoumuksia tai toimintatapoja.
Parhaat talousjohtajat arvioivat paitsi liiketoiminnan kustannuksia myös riskejä ja uhkia, jotka jokainen yritys voi tuottaa. Korkeatasoisina yritysjohtajina talousjohtaja työskentelee omistajien, hallintoneuvostojen, ylimmän johdon ja muiden keskeisten sidosryhmien kanssa ja sillä on keskeinen rooli tutkimuksessa ja kehityksessä, yrityksen valvonnassa, sääntöjen noudattamisessa ja päivittäisessä toiminnassa. Muita CFO: n tehtäviä ovat:
- Yrityksen johtaminen fuusioiden, yritysostojen, julkisten tarjousten ja liiketoiminnan rakenteiden ja toimintojen muutosten kautta
- Suurten yritysten laajentaminen uusille markkinoille
- Edistää moitteetonta rahoituskäytäntöä monimutkaisessa päätöksenteossa
- Omaisuuden ja taloudellisten suhteiden hallinta useiden sidosryhmien kanssa
- Toiminnan tehostaminen
- Rahoitusriskien arviointi ja hallinta
- Lyhyen ja pitkän aikavälin taloudellisten tavoitteiden suunnittelu
- Markkinatietojen tulkitseminen useista taloudellisista indikaattoreista ja liiketoiminnan kehityksestä
- Ymmärtääksemme syyt, miksi liikemarkkinat toimivat tavallaan
- Yritysten varojen sijoittamisen määrittäminen
- Ennustetaan markkinasuuntauksia ja miten yritys voi hyödyntää niitä
Jokainen yrityksen osa nojautuu voimakkaasti talousjohtajansa yhdistettyihin tehtäviin: valvontavalvonta, varainhallinta ja kriittisten taloudellisten asioiden suunnittelu ja ennustaminen.
Edistyksellisempiä vaativampia taloushallinnon tarpeita
Pienille ja keskisuurille yrityksille on kehittyvä tarve kirjanpidon ja kirjanpidon kannalta, kun niiden toiminta kasvaa. Omistajat tai nimetty tiimin jäsenet käsittelevät usein pienten ja käynnistysyritysten kirjanpidon kirjanpitosovellusten avulla. Lopulta useimmat yritykset kuitenkin päättävät, että ammatillisten kirjanpitäjien palkkaaminen - joko kokopäiväisesti tai osa-aikaisesti sekä sisäisesti tai ulkoistetusti - vapauttaa henkilökuntaa keskeisiin liiketoiminnan tehtäviin ja edistää entistä tarkempaa tarkkuutta, parempaa noudattamista ja parempaa valvontaa. Oikea kirjanpitäjä varmistaa, että raportit jätetään ajoissa ja auttavat yrityksiä löytämään kustannussäästöjä, petoksia, varkauksia ja jätteitä.
Kun yrityksesi kasvaa ja aikaa koskevat vaatimukset lisääntyvät, saatat huomata, että tarvitset taloudellista henkilökuntaa, jota ohjaa rekisterinpitäjä tai talousjohtaja päästä hallitsemaan yhtiön yhä kehittyneempää taloutta. Vaihtoehtosi ovat kokopäivätyöntekijöiden palkkaaminen, talon henkilökunta tai kirjanpidon ja rahoituksen ulkoistaminen ammattitaitoiseen kirjanpitoon. Molemmat vaihtoehdot ovat yhtä päteviä tapoja parantaa yrityksen taloudellista vahvuutta, mutta monet pienet ja keskisuuret yritykset hyötyvät neuvonantajien palkkaamisesta tarpeen mukaan, jotta vältetään korkeat kustannukset kokoaikaisten ammattilaisten työllistämisestä.