Ei Aloittaminen varhain tarpeeksi
Viivyttely on vihollinen. Tämä on yksi yleisimmistä tapahtumasuunnitteluvirheistä, joita haluat välttää.
Jos tapahtumasuunnittelua ei aloiteta varhaisessa vaiheessa, se voi aiheuttaa useita ongelmia alaspäin. Heti kun päivämäärä on valittu ja sinulla on yleinen toiminta-alue ja budjetti, pääset työskentelemään. Hotellit ja muut paikat varata etukäteen niin varmista tämä on mahdollisimman pian. Jos näin ei tehdä, rajoitat paikkakuntasi valintoja, ja valitettavasti jätät paikan missä tahansa paikassa. Vieraiden kaiuttimet ja elävää viihdettä tekevät myös varaukset etukäteen tosiasiallisen tapahtuman ajankohdasta. Kun tapahtumasi päivämäärä on turvallinen, tee tutkimustasi ja kun päätät valitsemaasi esittäjääsi, ota heti allekirjoitettu sopimus.
Järjestäminen tapahtumasuunnittelulistalla on toinen tehtävä, joka on käsiteltävä välittömästi. Kun kartoitat kaikki tapahtumasuunnitteluprosessin vaiheet, määrittelet, milloin ne on suoritettava ja kehitettävä aikataulu jokaiselle, sinulla on arvokas opas, jolla pääset alkuun ja pysyt ajan tasalla.
Aloittaminen liian myöhään on yksi yleisimmistä tapahtumasuunnittelumuutoksista.
Kilpailevien tapahtumien tarkistaminen
Oletko koskaan aikataulun tapahtuma vain oppia - kun suunnitteluprosessi on alkanut ja tapahtuman päivämäärä on asetettu - että on olemassa toinen kilpaileva tapahtuma samana päivänä? Vain yksi tapahtuma vetää väkijoukon niin älä ota mahdollisuuksiasi ja ylitä sormesi, että kutsutut valitsevat sinun tapahtumasi.
Vältä tilannetta kokonaan.
Tee huolellisuus ja tarkista mahdolliset ristiriidat ennen kuin on liian myöhäistä. Katso aikatauluja teollisuuden kokoontumisille (sekä suurille että pienille), lähelle lomia, suuria urheilutapahtumia ja paikallisia kokoontumisia, jotka voivat tuhota tapahtumia ajaville. Kun olet päättänyt tapahtumasi ajankohdasta, saat sanan vieraillesi. "Päivämäärän tallentaminen" -ilmoitukset ja "Tulevat tapahtumat" -luettelot antavat kiinnostuneille tilaisuuden merkitä tapahtumasi kalentereihinsa.
Ei myyjien vahvistamista
Allekirjoitettu toimittajasopimus on oikeudellisesti sitova sopimus ja antaa sinulle jotain kirjallisesti pitämään toimittajaa vastuussa palveluista, joita he aikovat tarjota. Se ei kuitenkaan tee mitään tapahtuman aikana, kun huomaat, että myyjä ei näytä. Tämä tapahtuma-sopimus ei tarjoa ruokaa nälkäisille vieraille tai toimittaa pöytiä ja tuoleja tyhjään tanssisaliin. Vahvista jokaisen toimittajan kanssa ei kerran, vaan kahdesti. Kyllä, kahdesti . Vahvista allekirjoitetun sopimuksen vastaanottaminen sinä ajankohtana, jolloin molemmat hyväksyvät ehdot. Vahvista vielä kerran ennen tapahtumaa. Tämä ei ole keskustelu, jolla on tietoja elintarvikkeiden toimituksesta tai sisustuksesta; tämä on seuranta erityisesti varmistaaksesi, että tapahtuma on edelleen kalenterissa.
Tapahtumien toimittajat kirjaavat useita tapahtumia, ja paperityöstään on helppo kadottaa sekoittamalla tai väärentää yrityksen joku muu. Joten varmista, että ei tapahdu kiertämällä heitä takaisin sisään ja vahvista, että tapahtuma ja tiedot päivämäärästä, ajasta ja palveluista ovat itse asiassa aikataulussaan. Ja pitää myyjän sopimus helposti saatavilla.
Ei ole "Plan B"
Valmiussuunnitelman on oltava joka tapauksessa tapahtuma, mutta erityisesti niille tapahtumille, jotka aiotaan järjestää ulkona. Sääolosuhteet ovat arvaamattomia, ja jos hirmumyrsky, raskas tuulenohjaus tai freak raekuuromyrsky uhkaavat peruuttaa tapahtumasi, on varmuuskopio suunnitelma. Sadepäivät, vaihtoehtoiset tapahtumapaikat ja muokatut toiminta-aikataulut ovat kaikki vaihtoehtoja, jos ulkotapahtumasi tai sen osa on siirrettävä sisätiloihin.
Sääolosuhteiden epävarmuustekijöiden valmistelun lisäksi muita epätavallisia olosuhteita voidaan käsitellä myös etukäteen. Virtakatkoksia voidaan vähentää käyttämällä generaattoria paikan päällä. Ylivuotopysäkki voidaan siirtää toiseen, ennalta määritettyyn paikkaan. Hotellihuoneiden saatavuuden ongelmat voidaan ratkaista pitämällä muutamia ylimääräisiä huoneita varauksessasi hotellin lohkossa . Harkitse tapahtumasi erityispiirteet ja ajattele niitä alueita, jotka ovat alttiimpia aihepiireille. Suunnittelemalla eteenpäin ja kehittämällä vaihtoehtoisia skenaarioita voit välttää yhden kalliimmista tapahtumasuunnittelumuutoksista.
Ei riitä antamaan riittävää apua
Tapahtumien henkilökunnan palkkaaminen on entistä parempaa. Se maksaa enemmän rahaa, mutta se voi säästää tapahtumasi. Kuva tämä: autojen varmuuskopio, joka odottaa saapua parkkipaikkaan, kun pysäköintihenkilökunta yrittää yllättäen yrittää pysyä. Joukko turhautuneita asiakkaita, jotka odottavat tilata juomaa yhdeksi palvelimeksi, taistelee vastaamaan kysyntään. Tapahtumien rekisteröintityöntekijät ylittivät lukuisat juuri saapuneet vieraat, jolloin väsyneet matkustajat odottivat liian kauan kirjautumista sisään. Sinulla on idea. Jos sinulla on ylimääräisiä tapahtumahenkilöstöä avustamaan kiireisissä ajoissa, tarjoa lisäpalvelua tarvitseville alueille, ratkaise ongelmia, tai olemaan tervetullut läsnäolo saapuville vieraille kysymyksiin, voit nostaa tapahtumasi hyvältä tapahtumalta erinomaiseksi tapahtumaksi.
Kun otat tapahtuman henkilökuntaa , etsi henkilöt, joilla on kokemusta suunnitellun tapahtuman tyypistä. Vuokraa vain ammattimaisia, erittäin suositeltavia työntekijöitä. Opeta heitä siitä, mistä tapahtumastasi on kyse, vieraat, jotka osallistuvat, odotuksesi ja kenen yhteyspiste on, jos heillä on kysymys tai ongelma. Tapahtumien henkilökunta - vaikka ne ovat ulkopuolisen toimittajan tarjoamia - edustavat sinua ja tapahtumasuunnittelua. Negatiivinen tapaaminen tapahtuman henkilökunnan kanssa elää sekä asiakkaan että asiakkaan muistiin ja voi hapata jopa kaikkein hyvin suunniteltuja tapahtumia.