Chicagon pormestarin erikoistilaisuudet ja Illinois-ravintolayhdistys työskentelevät yhdessä tämän vuosittaisen ruokafestivaalin suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Yhteisön ruokafestivaalin suunnittelu
Olipa suuri ruokafestivaali kuten Chicagon maun tai pienempi versio samasta, yhteisöllisten festivaalien suunnittelu on merkittävä vastuu paikallishallinnosta ja kuntien tapahtumasuunnittelijoista. Chicagon maukkaus on loistava tapaustutkimus kaikille yhteisöille, jotka pitävät samanlaista ohjelmaa. Yhteisön ruokafestivaalin ensisijaiset toiminnalliset alueet sisältävät seuraavat:
- toiminnot
- Elintarvikkeiden myyjät
- Ohjelmointi
- Sponsorointi
- Markkinointi / PR
- Kirjanpito / sopimusten hallinta
Kaipamme syvemmälle jokaiseen alueeseen, mutta ensinnäkin saisimme tunteen aikajanan ja yleisen hallinnan tällaisesta tapahtumasta käyttämällä Chicagon maun todellista suunnittelua.
Yhteisön ruokajuhlan suunnittelu aikajana
Jokainen, joka lähestyy tällaista tapahtumaa ensimmäistä kertaa tai jotka harkitsevat laajentamista olemassa olevaan festariin, on tärkeää aloittaa suunnittelu vähintään vuosi ennen tapahtumaa.
Vapaamuotoisen esimerkin vuoksi kaupunginjohtajan erityisten tapahtumien toimisto seuraa seuraavan karkean aikataulun kunkin vuoden Chicagon mausta:
- 12 kuukautta : Tunnista festivaalin kartan sijainti, päivämäärät ja karkea luonnos. Osallistu asiaankuuluville kaupungin virastoille joka vaiheessa
- 9 kuukautta : Päivitä festivaalin kartta ja aloita toiminnallinen alue RFP: t
- 6 kuukautta : Vahvista myyjät, sponsorit, ohjelmointi ja toimittajat
- 4 kuukautta : Viimeistele viihde ja vahvista uudelleen toiminta-alue
- 3 kuukautta : Tuottaa festivaalin markkinointimateriaaleja
- 1 viikko : Hallinnoi toimintojen lataamista
- 1 päivä : Hallinnoi toimittajan latausta
- Tapahtuman johtopäätös : Hallinnoi toimintojen lataamista
- 1 viikko : Pidä wrap-up kokous ja anna suosituksia
Yleinen yhteisön festivaalinhallinta
Valtion virastona pormestarin Special Events -työryhmä hoitaa Chicagon maun ja pitkän luettelon muista tapahtumista Chicagon järvialueella, naapuruusfestivaaleilla ja muilla alueilla. Taste on ainutlaatuinen Chicagossa, koska se on ilmainen tapahtuma, mutta Taste maksaa suurimman osan kaikista muista toimiston hallinnoimista tapahtumista.
1980-luvulta peräisin olevalla ruokafestivaalien hallinnointikokemuksella suurin osa kaupunginjohtajien erikoistilaisuuksien toimistosta ja Illinois-ravintolayhdistyksen toiminnallisista ryhmistä ovat erittäin kokeneita niiden alueilla. Tämän ansiosta Chicagon maun pääjohtaja voi keskittyä kaikkien osapuolten suunnitteluun ja toteuttamiseen ja pitää tapahtuman oikealla tiellä.
Toimiston jäsenten lisäksi toimitusjohtaja toimii vähintään 20 eri kaupungin toimistossa ja virastossa, mukaan lukien (mutta ei rajoitu) seuraaviin:
- Poliisiosasto
- Palokunta
- terveysministeriö
- Streets ja Sanitation
- Park District
- Office of Emergency Management Communications
Toinen tärkeä toiminta-alue osa kaupunginjohtajan erityisten tapahtumien toimisto on kirjanpito / sopimusten hallinta. Hallituksen tapahtuma on erittäin jäsennelty hankintaprosessi, ja kaikkien sopimusten on noudatettava kaupungin ohjeita.
Kun tapahtumasuunnittelu on toteutettu ja yleinen tapahtumien hallinta varmistettu, voimme nyt tarkastella tapahtuman ensisijaisia toiminta-alueita.
Otettu käyttöön Taste of Chicago -tapahtuman historiassa ja käyttämällä sen suunnittelua ja toteutusta tapaustutkimuksena olemme valmiita kaivaamaan hieman syvemmälle jokaiseen tapahtuman ensisijaiseen toiminta-alueeseen.
toiminnot
Toiminta- alue vastaa sivuston valmistelusta, vaiheesta ja tuotannosta, tapahtumatuesta, turvallisuudesta ja muusta.
Toiminnot edellyttävät monta tapahtumaa ennen tapahtumaa, ja operaatioryhmä on tiiviisti sidottu tapahtumakartan ulkoasuun.
Suuri ero on, että kaikki kaupungin virastot otetaan mukaan prosessin alkuvaiheessa Chicagon Taste -operaation johtajan mukaan. Toimintajoukkue hallinnoi prosesseja seuraaville:
- Ennen tapahtumien latausta (asennus)
- Toiminnot tapahtuman aikana
- Tapahtuman jälkeinen kuormitus (repäisy)
Näihin prosesseihin kuuluvat katujen sulkemiset, rakennusteltat, trukinosturit, puusepät, sähköasentajat, kunnossapitolaitteet ja henkilökunta, turvallisuus, logistiikka tavarantoimittajille, hallintalaitteet ja paljon muuta. Harkitse, mitä operatiiviset tiimisi hoitaa itsensä ja mitä he aikovat tehdä sopimuksesta tapahtumastaan. Mitä muita virastoja joukkueesi tarvitsee työskennellä? Ota yhteyttä mahdollisimman pian.
Ravintolat / Toimittajat
Chicagon maun kaltaisten ruokafestivaalien monimutkaisuuden ja koon vuoksi Illinoisin ravintolayhdistys johtaa johtoa vuotuiseen tapahtumaan osallistuvien elintarvikkeiden toimittajien hallinnasta. Vuoden 2015 Taste of Chicago -tapahtumassa tapahtuma oli 60 + elintarviketuottajien kanssa, mukaan lukien 19 uutta ravintolaa, jotka edustivat monia Chicagon eri alueita. Tietenkin Chicagossa tietyt kohteet löytyvät aina tapahtumalle valituista elintarvikkeiden myyjistä, kuten pizzaa, kylkiluita, jäätelöä ja juustokakkua. Yhteisön ruokafestivaaleilla on todennäköisesti myös perinteisiä ruokia.
Se on halunnut paikka valitaan ravintoloitsijaksi, joka osallistuu tähän ruokafestivaaliin ja kriteerit edellyttävät, että osallistujat ovat paikallisia ravintoloita, jotka heijastavat Chicagon lähiöitä. Lisäksi niiden on kyettävä käsittelemään äänenvoimakkuutta ja olla täysin puhdas tila kaupungin kanssa. Osallistuviin ravintoloihin tehdään seuraavat kurssit ja tarkistukset:
- Täydennä Illinoisin ravintolayhdistyksen kesäpeilevän pätevyyskirjan kurssi
- Chicago Kansanterveystieteen laitos käy vierailuja kolme kertaa päivässä
- Hallinnoi varastojen kulkua kabinettien ja jäähdytettyjen kuorma-autojen välillä
Kun on kyse yhteisötapahtumasta, mieti, mitkä kriteerit saatat tarvita osallistuvien elintarvikkeiden toimittajilta ja kuinka monta haluat. Ensimmäinen vuosi voi olla kova, mutta jokaisen vuoden menestyksellä, todennäköisesti löydätte yhä enemmän halukkaita osallistujia.
Ohjelmointi
Taste of Chicago on yleinen yhteisötapahtuma. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka "ruokaa" on se, mikä vetää väkijoukkoja, se on muita toimintoja, jotka pitävät ihmisiä siellä. Vuosien mittaan ohjelmointiryhmä on sisällyttänyt monia seuraavista osista kokonaisuuteen:
- Vapaa konsertteja useissa vaiheissa (kansalliset ja paikalliset viihdyttäjät)
- Keittäminen mielenosoituksia paviljonki huippukokkien ja keittokirja kirjoittajien kanssa
- Perhekylä, johon kuuluu myös lasten asema
- Ympäristöteltta "vihreälle" koulutukselle
- Urheilupaviljonki, jossa on vinkkejä
- Kansainvälinen paviljonki (ostokset)
- 2 mailin kävelymatka
- Elintarvikkeiden toimittajat
- Budweiser Clydesdales ja niiden Dalmatian kumppanit
- Huviveneitä
- Ilotulitusohjelma
- Avaus seremonia
Harkitse, mitä muita ohjelmia ja aktiviteetteja haluat sisällyttää ruokajärjestelyyn.
Sponsorointi
Chicagon maulla on useita sponsorointiluokkia , mikä on tärkeä rahoituksen lähde ja luontoissuoritus. Yritysmarkkinoijat ja yritystapahtumasuunnittelijat pyrkivät osallistumaan yhteisöllisiin tapahtumiin, kuten Taste, vahvistamaan brändiään ja saamaan aikaan altistumista.
Hospitality on elementti, jonka osa sponsoreista sisältää paketeissaan, jolloin kyseiset sponsorit voivat saada suotuisan pääsyn joihinkin istuimiin ja yksityisiin teltoihin isännöimään omia asiakastilaisuuksiaan.
Tyyppisiä sponsoreita Taste-ohjelmassa olivat seuraavat:
- Matkapuhelinviestintä
- Ruokakaupan ketju
- Juomayhtiöt
- Vähittäismyymälät ja pankit
- Lentoyhtiö ja hotellit
- tiedotusvälineet
- autovalmistajista
- Elintarvikkeiden toimittajat
- ravintolat
- Kuntosali ja terveydenhuollon organisaatiot
- Kaupunginpuisto ja julkinen liikenne
Harkitse, mitä paikalliset yrityssaneeraajat saattavat kiinnostaa yhteisötapahtuman rahoittamiseen ja mieti, millaisia paketteja ja etuja voit antaa näille sponsoreille.
Markkinointi / PR
Chicagon makuun työskennelleet markkinoijat ovat kadehdittavalla asemalla, koska se on tapahtuman tyyppi, joka automaattisesti kiinnittää tiedotusvälineiden huomiota Chicagossa ja muualla. Vielä parempia, median sponsorit myös edistävät Makua. Tämä tarkoittaa sitä, että pormestarin erityisten tapahtumien ei tarvitse käyttää liikaa perinteisiin mainonnan muotoihin sanan levittämiseksi ja tapahtuman edistämiseksi .
Markkinoijat edistävät tapahtumaa kirjoittamalla omia lehdistötiedotteita tapahtuman jokaiselle alueelle, ylläpitäen tapahtumakalenteriä ja laatimalla tapahtuman esitteen. Nämä kohteet edellyttävät tiivistä yhteistyötä kaikkien muiden toiminnallisten alueiden kanssa dokumentoida aikataulutus ja sisällön muutokset niiden tapahtuessa.
Alussa yhteisön ruokafestivaaleilla voi olla vaikeaa saada sellainen altistuminen, että suuret ja tunnetut tapahtumat, kuten Chicagon herkkuja. Mutta harkitse, millaisia tiedotusvälineitä voit tavoittaa ilmaiseksi lehdistölle ja aloittaa suunnittelun niille markkinointimateriaaleille, joita markkinointitiimi käsittelee kuin verkkosivusto, lehtiset ja esitteet.