Valitse aihe ja sijainti
Tämä vaihe edustaa kaksi muuttujaa, joita yleisö haluaa tietää ennen muuta.
Kokouksen "missä ja miksi" vaikuttaa välittömästi siihen, ketkä kutsutaan ja osallistuvatko he vai eivät.
Valitsemaasi paikka vaikuttaa yleiskokoukseen ja vaikuttaa ihmisiin muitakin päätöksiä, jotka sinun on tehtävä tapahtuman suunnittelussa.
Tunnista osallistujat
Suuri osa kohdennetun ja tuottavan kokouksen suorittamisesta välttää häiriötekijöitä, mikä tarkoittaa rajoittaa kutsuja huippupäättäjiin. Yrityskulttuurissa on taipumusta sisällyttää kaikki sidosryhmät viestintään, mutta voit tehostaa tuotantoa eliminoimalla osakkuusyrityksiä, jotka voivat hidastaa edistystä merkityksettömin keskusteluin. Sen sijaan, että kutsutte äänioikeutettuja osallistujia, kannustat avainhenkilöitä keskustelemaan heidän alaistensa kanssa ennen kokousta.
Tarjoa kolme päivää ja ajat
Ole varovainen siitä, miten tiedät jokaisen osallistujan saatavuudesta. On helppo avata "Pandoran laatikko" asioista, kun on kyse aikataulusta molempia osapuolia hyödyttävää päivämäärää kokoukseenne.
Yksi tapa välttää tämä on tarjota muutamia päivämääriä ja aikoja, niin pyydä jokaista henkilötä, mikä toimii parhaiten. Jos olet onnekas, jokin päivämäärä sopii kaikille. Jos ei, älä pelkää pyytää ylimielisiä, jos he voivat säätää kalenterinsa vastaamaan enemmistöä.
Luo reitti
On ehdottoman tärkeää, että aikataulu, mistä aiheista keskustellaan ja kuka johtaa jokaisen kokouksen osan.
Suunnittelijat saattavat joutua pyytämään ylimmältä johdolta neuvoja, jotta he voivat suunnitella reittiä täsmällisesti. Kun ensimmäinen luonnos on valmis, se on toimitettava ryhmälle hyväksyttäväksi.
Keskustele esittelyn tarpeet
On olemassa paljon erilaisia tapoja esittää ideoita ryhmälle, ja jokaisella aikataulun mukaisella puhujalla on omat mieltymykset. PowerPoint-toiminnot, internet-yhteys ja valkoiset levyt ovat vain joitain komponentteja, joita saatat joutua järjestämään. Ole ennakoiva näiden tietojen pyytämisessä ja seuraa niitä vahvistaaksesi ne muutama päivä ennen kokousta.
Aikataulu Catering
Avain ruoan tilaamiseen pienille kokouksille on pitää valikko toimiva. Et halua cateringin häiritä minkäänlaista liiketoiminnan osaa, joten vältä liian muodollisia aterioita, jos mahdollista. Jos sit-down-lounasta pyydetään, yritä varata viereisen huoneen aterian, jotta osallistujat voivat palata kokoukseen mahdollisimman pian.
Lähetä lopulliset tiedot
Noin seitsemän päivää ennen tapahtumaa haluat lähettää lopullisen kopion reitistä ja yksityiskohdista kullekin osallistujalle. Tähän tulisi sisältyä kaikki, jotka on tilattu päivälle. Sisällytä myös ohjeet, pysäköintitiedot, huoneiden numerot ja hätätilanteet.
Jos työskentelet johtajien kanssa, kopioi niiden hallinnolliset avustajat myös sähköpostilla.
Kokouspäivä
Kokouksen suunnittelijana on sinun tehtäväsi varmistaa, että tapahtuma käynnistetään onnistuneesti. Tietenkin haluat saapua paikan päällä aikaisin tarkastaa huoneen ja tavata catering-ja A / V-koordinaattorit. Sijainnista riippuen saatat myös haluta lähettää kylttejä niin, että jokainen löytää tiensä huoneeseen.
Ja siellä sinulla on - kahdeksan suhteellisen yksinkertaista vaihetta onnistuneen pienen kokouksen suunnitteluun.
Jokainen vaihe toteutuu tietenkin aikaa ja huolellisuutta, mutta ilmoittaessasi suunnitelmasi osallistujille on puolet taistelusta. Mitä enemmän ihmiset tietävät, mitä odottaa kokouksesta, sitä enemmän valmistautuvat pääsemään yritykseen.