Miten prosessi toimii
Myyjän suhteiden prosessi alkaa tyypillisesti RFP: n / RFQ: n tai muun asiakirjan avulla, jonka myyjät reagoivat, jotta yritys pystyy objektiivisesti arvioimaan myyjien valmiuksia ja resursseja.
Kun tehtävän paras myyjä valitaan, aloitetaan sopimusneuvottelu, jossa esitetään kaikki suorituskykyohjeet ja odotukset, jotka myyjä on laillisesti sitoutunut noudattamaan.
Kun ostaja ja myyjä ovat sopineet sopimusehdoista, tehdään sitova sopimus, jossa esitetään yhteenveto keskinäisistä odotuksista, erityisesti kun kyse on toimittajien suorituskyvyn säännöllisestä seurannasta ja mittaamisesta. Säännöllinen ja usein tapahtuva viestintä on välttämätöntä, jotta varmistetaan menestyksekäs toimittajan hallintaprosessi
Toimittajan suorituskyvyn seuranta
Kuten Best Practice Guide -julkaisussa on esitetty, yksi tärkeimmistä suorituskykykriteereistä on prosessi, jolla voidaan valvoa toimittajan suorituskykyä. Tätä varten on oltava myyjän hallinnointituloskortti. Yrityksen koosta riippumatta myyjän hallinnointituloskortissa tulisi käsitellä seuraavia kriteereitä:
- Tuloskortin pitäisi mitata keskeiset tulosindikaattorit (KPI), jotka myyjä on sitoutunut. Helppo tapa kehittää luetteloa on käyttää myyjän sopimusehtoja mitattujen kohteiden luettelona. Toisin sanoen rakentaa ponnisteluihin, joita käytettiin sopimusehtojen kehittämiseen, jotta luodaan luettelo tärkeimmistä kohdista, joita voidaan mitata tuloskortilla.
- Tuloskortin pitäisi olla helppokäyttöinen kaikille työntekijöille, jotka tarvitsevat vuorovaikutusta tämän työkalun kanssa. Ei ole väliä kuinka kattava suorituskykyindikaattoreiden luettelo on, jos työkalu on liian hankala ja käyttäjäystävällinen. Vaikka tuloskortti on täydellinen määritelmässä, mitä pitäisi mitata, jos se ei ole intuitiivinen, kukaan ei käytä sitä - mikä päihittää tuloskortin tarkoituksen.
- Tuloskortilla pitäisi olla vastaava aikajana ja joukko virstanpylväitä, jotka ovat yhteensopivia tulosindikaattoreiden kanssa. Toisin sanoen suorituskyky on sekä ajan että laadun tehtävä. Kaksi ei ole toisiaan poissulkevia, ja tuloskortin pitäisi olla aika sekä laadukkuusperusteinen.
- Tuloskortti ei saisi olla yllätys, että yritys yhtäkkiä päättää käyttää myyjän kanssa, jos he havaitsevat, että myyjä ei toimi. Ihannetapauksessa myyjä on tietoinen siitä, että heidän suorituskykyään seurataan ja mitataan koko sopimuksen voimassaolon ajan. Mittaus perustuu johdonmukaisiin ja säännöllisiin tarkastuksiin tai arvioihin, jotka molemmat osapuolet ovat sopineet. Tämä tietoisuus olisi luotava myyjäsuhteen sopimusneuvotteluvaiheessa.
- Tulostuskortin avulla kerättäviä ja analysoitavia tietoja tulisi seurata myyjän kanssa. Mikä hyvä on tarkkoja tietoja myyjien suorituskyvystä, jos yritys ei toimi myyjän kanssa tulosten perusteella, jotka näkyvät näkyvissä ja antavat tietoa.
Riippuen yrityksen koosta, ehkä tällainen yksinkertainen toimittajien hallintapistekorttitaulukko, kuten tämä, riittää tähän tarkoitukseen. Suurille yrityksille on saatavilla monia saatavilla olevia toimittajatietokortteja.