Päätä ehdotuspyyntö tai tarjouspyyntö
Ehdotuspyyntö (RFP)
RFP- palvelua käytetään palveluissa tai monimutkaisissa tuotteissa, joissa laatu, palvelu tai suunniteltu lopputuote eroavat jokaisesta toimittajasta, joka vastaa.
Tarjouspyyntö (RFQ)
Tarjouspyyntöä käytetään hyödykkeissä, yksinkertaisissa palveluissa tai yksinkertaisissa / yksinkertaisissa osissa, joilla on vain vähän tai ei lainkaan tilaa tuotteiden tai palveluiden eriyttämiselle vastaavan toimittajan välillä. Neuvottopisteissä voi olla toimitusaikataulut, pakkausvaihtoehdot jne.
RFP: n tai RFQ: n tavoitteet
- Hanki yksityiskohtaisia ehdotuksia kunkin toimittajan vastausten arvioimiseksi siten, että yrityksesi etu on kaikkien etupisteiden kohdalla
- Hyödynnä toimittajien valintamenettelyn kilpailukykyä neuvottelemaan parasta mahdollista kauppaa
- Varmista, että yrityksen kaikkien sidosryhmien edut täyttyvät ja saavutetaan yksimielisyys
- Sijoita yrityksesi hallitsemaan koko myyjän valintaprosessia ja asettaa valintaehdotukset eteenpäin
- Aloittaa sinuun ja myyjään liittyvän kumppanuuden rakentamisen heti alusta alkaen
Hakemuspyynnön tai tarjouspyynnön osia
RFP: n tai RFQ: n tulee sisältää seuraavat osiot. Muista, että jokainen asiakirja on erilainen riippuen etsimäsi yrityksen ja tuotteen tyypistä.
Räätälöidä jokaisen osion yksilöllisiin tarpeisiisi.
- Lähetyksen tiedot
Määräajat, yrityksesi postitusosoitteet, yhteyshenkilöt kysymyksiin ja selvennyksiin - Johdanto ja tiivistelmä
Kirjoita tämä osio viimeiseksi, kun koko asiakirja on valmis. Tätä käytetään tarjoamaan mahdollisille toimittajille lyhyt yleiskuva yrityksestäsi sekä tuotteen tai palvelun vaatimuksia. - Yritysten yleiskuvaus ja tausta
Anna lyhyt katsaus yritykseesi, tuotteisiisi ja markkinasektoriisi, jota palvelisit. Tämä auttaa tulevia myyjiä ymmärtämään, mitä yritystarvikkeita yrität täyttää myyjän valintaprosessilla. Tarjoa myös tärkeitä taustatietoja, jotka hyödyttävät toimittajaa vastatessaan. - Yksityiskohtaiset tiedot
Tämän pitäisi olla asiakirjan pisin osa. RFP: n osalta se sisältää laadulliset toimenpiteet ja vaatimukset, jotka johtavat myyjän valintapäätökseen. Tarjouspyyntöä varten tässä osiossa on esitettävä kvantitatiiviset toimenpiteet, joita etsit toimittajan vastauksena. Esimerkkikriteeri sisältää:- Tuotekuvaukset
- Tekniset toleranssit
- Palvelutasot
- virstanpylväät
- Toimitukset ja aikataulut
- Tekniset tai liiketoiminnalliset vaatimukset
- Ohjelmiston toiminnallisuus
- Laitteistovaatimukset
- Oletukset ja rajoitukset
Tässä on lueteltava mahdolliset olettamukset ja / tai rajoitukset, jotka mahdollisten toimittajien on saatava tietoisiksi. Jos et ole valmis ja etukäteen myyjällä avaa oven uudelleenneuvottelulle myöhemmin, ja se johtaa mahdollisuuteen kaventaa suhdettasi myyjän kanssa. Mahdollisia aiheita ovat matkakulut, päivitys / muutostarve, lisenssioikeudet jne. - Käyttöehdot
Kaikki sopimuksen ehdot on lueteltava, jotta myyjä voi tehdä oikeudenmukaisen ja rehellisen vastauksen. Näihin voivat kuulua rahoitusvaihtoehdot, sopimusten pituus, uusimisvaihtoehdot, takuut, toimitussakot, palvelutasot jne. - Valintakriteeri
Lopullisen osion pitäisi olla yleiskatsaus valintakriteereistä, joita käytät päätöksen tekemiseen. Jotkut yritykset pitävät näitä tietoja täysin luottamuksina. kun taas muut yritykset uskovat, että tämä auttaa mahdollisia toimittajia keskittymään yrityksen tärkeisiin asioihin.
Jakaa RFP / RFQ valittuihin toimittajiin
Lopuksi koota kansilehti ja lähetä kaksi kopiota RFP: stä tai RFQ: stä jokaiselle hakuprosessin valitsemiin myyjiin. Varmista, että mukana on tarvittavat yhteystiedot, jotta apua tarvitseville myyjille voidaan tarjota.