Vielä tärkeämpää on, että on tärkeää antaa tietoa siitä, miten ottaa yhteyttä jokuin yritykseen pois.
Olisi erittäin turhauttavaa, jotta asiakas kääntyisi pois eikä osaisi ottaa sinuun yhteyttä. Ei ole väliä, onko asema myynnissä, palvelussa tai jopa tuotekehityksessä. Kaikki asiakaspuhelut ovat tärkeitä ja niihin on osallistuttava ammattimaisesti.
Sähköpostiviestin sisältö, joka ilmoittaa asiakkaille ja kollegoille, jotka yrittävät viestiä kanssasi sähköpostilla, tulisi olla yhdenmukainen ääniviestin sisällön kanssa, joka tervehtii soittajia. Jos käytät Outlook 2010 -ohjelmaa ja olet yhteydessä Microsoft Exchange -palvelimeen, valitse ensin Tiedosto-välilehti ja napsauta sitten Automaattiset vastaukset -kuvaketta.
Tällöin aloitetaan tilapäisen sähköpostiviestin luomisprosessi, joka lähetetään kaikille, jotka ovat lähettäneet sähköpostin, kun olet poissa toimistosta. Automaattinen vastaus lähetetään, koska olet ottanut tämän tilapäisen viestin käyttöön. Vaiheittainen luettelo tämän sähköpostiviestin luomisen ohjeista on nähtävissä täältä: Outlookin ulkopuolinen Outlook-sähköposti
Jos et ole yhteydessä Microsoft Exchange -palvelimeen, prosessi on hieman erilainen, koska tällaisia sähköpostitilejä ei ole "Automaattiset vastaukset" -kuvaketta. Vaiheittaisen ohjeen luominen tämän saman tyyppiselle sähköposteille muille kuin Exchange-käyttäjille on nähtävissä täältä: Ulkopuolella kaikille muille
Seuraava vaihe on luoda sähköpostiviestin sisältö, joka lähetetään kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostiviestejä, kun olet poissa toimistosta. Tämän sähköpostiviestin pitäisi kertoa, kuinka kauan olet poissa toimistosta, miten voit päästä poissaolosi aikana (jos on tarpeen) ja kenen kanssa liikeyrityksessä ota yhteyttä sinuun, jos et halua saavuttaa aikanneasi toimistoon.
Esimerkki:
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja palaa maanantaina 1. joulukuuta. Minulla on rajoitettu pääsy sähköpostiviesteihin tänä aikana, joten vastaukseni saattaa hieman viivästyä. Jos tarvitset välitöntä apua, lähetä sähköpostia avustajasi Barbara Colsonille. Hänen sähköpostiosoitteensa on bcolson@xyz.com.
Hyvää joulua!
Shahira
Microsoft tarjoaa malleja ja muita esimerkkejä, jotka löytyvät täältä: Off-Office-malleja ja esimerkkejä. Älä unohda poistaa tilapäistä viestiä, kun palaat toimistoon. Muuten, joku, joka lähettää sinulle sähköpostiviestin, kun olet taas toimistossa, vastaanottaa edelleen saman viestin.
Nyt kun olet luonut lähtevän sähköpostin, samanlaisen, johdonmukaisen lähtevän ääniviestin luominen, joka tervehtii kaikki soittajasi, on helppoa. Käytä samoja sanoja sähköpostista, viitata siihen, kenen pitäisi ottaa yhteyttä poissaolosi aikana ja kun hän tulee takaisin.
Ääniviestin on välttämätöntä antaa henkilön puhelinnumero sähköpostiosoitteen sijaan.
Esimerkki:
Hei,
Olet saavuttanut Shahira Rainerin pöydän. Kuuntele tätä koko viestiä. Tulen ulos toimistosta vasta maanantaihin, 5. tammikuuta. Jos tarvitset välitöntä apua, soita avustajani Barb Colson. Hänen puhelinnumeronsa on 212-555-xxxx.
Odotan, että puhun kanssasi palatessani. Kiitos.