Kuinka antaa ammatillinen ääniviesti tervehdyksesi osastolle

Voicemail-tervehdysten liiketoiminnan etiketti

Jos yrityksesi käyttää osastollisia vastaajapalveluita saapuville puheluille, haluat tallentaa ääniviestikeskuksen ääniviestit. Tämäntyyppinen vastaajan tervehdys on hieman erilainen kuin henkilökohtainen vastaajan tervehdys, joka liittyy henkilön ääniviestikenttään . Jos puhelinjärjestelmä esimerkiksi sallii puhelimen laajennusten ryhmän yhdistämisen yhdessä kaikkien yleisten kirjanpitopuhelujen ylläpitämiseksi, kaikki laskentayksikön laajennukset voidaan yhdistää kirjanpitolaitoksen yleisen laajennuksen piiriin.

Kun automaattinen palveluntarjoaja siirtää puhelun tähän laajennukseen, seuraava käytettävissä oleva laajennus vastaanottaa puhelun. Jos kaikki kirjanpitolaitoksen laajennukset ovat varattuja tai ei ole käytettävissä, puhelu siirtyy osaston vastaajapalveluun.

Voicemailin tervehdysasetukset

Riippuen puhelinjärjestelmästä, jonka yritykselläsi on, voi olla erilaisia ​​vaihtoehtoja ääniviestin tervehdyksille, joita voit kirjoittaa. Nämä sisältävät:

• Yleinen ääniviestitervehdys
  Yleinen vastaajaviestit käytetään oletusviestitään tervehdyksenä, ellei muuta tervehdystyyppiä ole asetettu.
• Sisäinen ääniviesti tervehdys
  Sitä käytetään tervehtimään henkilöitä, jotka soittavat osastasi omasta yrityksestänne (toisesta laajennuksesta). Yleensä tämä koskee vain hyvin suuria yrityksiä.
• Ulkoinen ääniviestitervehdys
  Tämä tervehdys pelataan ihmisille, jotka soittavat yrityksesi ulkopuolelta. Puhelinjärjestelmän automaattinen palveluntarjoaja voi toistaa yleisen yrityksen tervehdyksen, jonka kaikki ulkoiset soittajat kuulevat. Jos yrityksesi nimi on mainittu tässä tervehdyksessä, sinun ei tarvitse sanoa sitä uudelleen osastosi tervehdyksissä.

• Väliaikaiset tai "Off of Office" -ääniviestit
  Tilapäisen tai toimiston ääniviestin tervehdys on asetettu, kun koko osasto ei ole käytettävissä tietyn ajanjakson ajan. Esimerkiksi yksikön henkilökunta on vain 8: n ja 17: n välillä tai pakollisella osastokokouksella, joka poistaa kaikki henkilöt vastaamasta puhelimeen. Useimmat ääniviestijärjestelmät mahdollistavat vanhentumispäivän ja -ajan asettamisen, joten sinun ei tarvitse muistaa ottaa sitä pois päältä, kun osastosi palaa normaaleihin toimintoihin.

• Puhelimessa (varattu) Voicemail Greeting
  Tätä tervehdystä käytetään ilmoittamaan soittajille, että osasto on käytettävissä, mutta kukaan ei voi ottaa puheluaan heti, koska kaikki osasto-osaston laajennukset ovat kiireisiä muiden soittajien kanssa.

Hyvän toimipisteen ääniviestin tervehdys

• osaston nimi
• Lausunto, että et voi soittaa juuri nyt
• Kutsu jättää viesti
• Kun he voivat odottaa paluupuhelun
• Muita lisävarusteita, jotka ovat käytettävissä (esim. "Paina liuskan painike palataksesi ...")
• Verkkosivuston osoite, jos se voi antaa mielekkäitä tietoja
• Enintään 20 - 25 sekuntia (sormenjälki)
• Älä aloita "Sinun puhelusi on meille erittäin tärkeä ..." tervehdys. Tämä lause on liikaa, ja yleensä se on "sammuttaa" soittajille.
• Vältä liian paljon tietoa ja liian pitkä tervehdys.

Näyte Good Department puhepostin tervehdys

• Olet saavuttanut kirjanpito-osaston. Kaikki edustajat ovat kiireisiä huoltamaan muita soittajia. Sen sijaan että tuhlaamme arvokasta aikaa pidossa, haluamme palauttaa puhelusi kahden tunnin kuluessa. Jos haluat palata edelliseen valikkoon, paina tähtiä nyt. Muussa tapauksessa anna meille yksityiskohtainen viesti nimesi ja numeroidesi kanssa. Kun olet tallentanut viestisi, voit painaa punta-näppäintä lisää vaihtoehtoja. Kiitos soitosta.

• Olet saavuttanut Operations Tech, Inc: n myyntiosaston. Kaikki myyntiedustajat ovat kiireisiä palvelemassa muita asiakkaita, mutta haluamme palauttaa puhelusi mahdollisimman pian. Saat nykyiset hintatiedot tai voit tarkistaa tilauksesi tilan käymällä verkossa. Muussa tapauksessa lähetä meille viesti, jossa on nimesi ja numerosi äänimerkin jälkeen. Jos haluat palata edelliseen valikkoon, paina nyt tähtipainiketta.
• Olet saavuttanut Operations Tech, Inc: n kirjanpitolaitoksen. Osasto on suljettu. Normaalit toimintaamme ovat maanantaista perjantaihin klo 8.00-17.00. Olemme suljettuna lauantaisin ja sunnuntaisin. Voit palata edelliseen valikkoon milloin tahansa painamalla tähtinäppäintä. Muussa tapauksessa lähetä meille viesti, jossa on nimi ja numero, ja palaamme puhelun, kun toimisto avataan uudelleen. Voit lopettaa viestin poistumisen tai paina lippa-näppäintä lisävaihtoehdoista. Kiitos soitosta.

Huono ääniviestitervehdys

• Olet saavuttanut myyntiosaston. Anna meille viesti.
• Hei. Olet saavuttanut kirjanpidon osaston XYZ.comissa. Kaikki tilintarkastajat osallistuvat parhaillaan pakolliseen osastokokoukseen, eikä kukaan ole käytettävissä soittamaan. Puhelumme on meille erittäin tärkeä ja haluamme palauttaa puhelusi heti kun palaamme. Kuitenkin se on vuoden loppua ja soitokokonaisuutemme on hyvin pitkä. Jos soitat maksun myöhässä olevalta tililtä, ​​muista kertoa meille viestissämme, jotta voimme soittaa sinulle heti. Muussa tapauksessa odota ääntä ja anna meille yksityiskohtainen luottamuksellinen viesti.
• Osasto suljetaan. Jätä viesti sävyn jälkeen.