Sähköpostin käyttäminen yrityksissä
Sähköposti on tullut niin suosittua, että joissakin tapauksissa ihmiset käyttävät sitä useammin kuin puhelimessa. Koska kirjoitettua sanaa voidaan helposti ymmärtää väärin, ymmärtäminen asianmukaisen sähköpostietiketin on oleellinen liiketoimintaympäristössä.
Valitettavasti monet ihmiset eivät ymmärrä, miten käyttää sähköpostia heidän etuihinsa, ja ne hyödyt, joita yritys voi antaa usein, jäävät pois. Seuraavat liiketoimintatunnusten etiketti-säännöt voivat auttaa työntekijöitä kirjoittamaan tehokkaita ja tehokkaita sähköposteja.
01 - Lähetä vain selkeät ja täsmälliset sähköpostit
02 - Käytä aina merkitsevää aihealuetta
Älä koskaan jätä sähköpostiviestin aihepiiriä tyhjäksi. Tyhjä alaryhmä voi saada sähköpostiisi merkitty roskapostiksi, eikä se koskaan saavuta kohdetta. Sähköpostiviestit, joissa on tyhjiä aineistoja, jätetään usein huomiotta, varsinkin jos vastaanottaja vastaanottaa tavallisesti useita sähköposteja tiettynä päivänä. Käytä aina otsikkoriviä, joka vastaa riittävästi sähköpostiesi sisältöä. Se auttaa vastaanottajia lajittelemaan sähköpostit tehokkaammin ja kannustaa nopeampaan vastaukseen sähköpostiisi.
03 - Vältä ekstravagantisesti muotoiltuja sähköpostiviestejä
Lähetä sähköpostia ammattimaisissa tiedostomuodoissa. Vältä monivärisiä fontteja ja kuvia taustoista. Nämä varusteet voivat häiritä lukijaa tai tehdä viestin vaikeaksi lukea. Kaikki lisättävät taustakuvat voivat pilata sähköpostin tiedostokokoa. Tämä voi pakottaa vastaanottajat hitailla yhteyksillä odottamaan kauhistuttavan kauan, jotta viestisi ladattavat. Taustakuvia, joita voit lisätä, voivat pilata sähköpostin tiedostokokoa. Tämä voi pakottaa vastaanottajat hitailla yhteyksillä odottamaan vihaavaa aikaa viestisi ladattavaksi.
Jos yritys vaatii, että käytät erityistä postikirjaa, jonka avulla voit tuoda esiin yhtenäisen ulkoasun, käytä sitä. Yrityksen logo ja allekirjoituslinja voivat hankkia ammatillisen kuvan sähköpostiviesteihisi.
04 - Lähetä ajankohtaiset vastaukset
Älkää antako ihmisiä odottamaan oikea-aikaisia vastauksia heidän sähköpostiisi. Vastatkaa nopeasti ja selkeästi. Jos tarvitset enemmän aikaa tutkimaan vastausta tai kerätä lisätietoja, kerro sähköpostisi lähettäjälle, kun he voivat odottaa vastausta.
05 - Käytä Off-of-Office vastaustyökaluja
Jos aiot olla poissa toimistosta ja et pysty lukemaan sähköposteja, käytä sähköpostijärjestelmän toimisto -työkalua vastaamaan automaattisesti niihin henkilöihin, jotka yrittävät ottaa sinuun yhteyttä. Varmista, että automaattivastauksesi antaa lähettäjille tietävän, milloin he voivat odottaa saavan vastauksen.
06 - Älä itke susi suuren prioriteetin lipuilla
Useimmissa sähköpostijärjestelmissä voit merkitä sähköpostin nimellä "High Priority" tai "Rush". Älä tee tätä oletussähköpostilipuksiasi. Käytä sitä säästeliäästi tai vastaanottajat jättävät etuoikeuslipun. Kun lopulta lähetät aidosti tärkeän sähköpostiviestin, se ei saa ansaitsemaansa huomiota.
07 - Harkitse onko vastaus kaikille tarpeellinen
Älä vaivaa napsauttamalla "Vastaa kaikki" -painiketta jokaiselle sähköpostilla, jolla on useita lähettäjiä tai vastaanottajia. Harkitse aihe ja päätä, kenen täytyy lukea vastauksesi. Jatkuva vastaaminen kaikille tarpeettomasti nopeasti ansaitsee mainetta "liike-elämän roskapostina" ja ihmiset voivat alkaa sivuuttaa sähköpostisi kokonaan.
08 - Erilliset liike- ja henkilökohtaiset sähköpostitilit
Ellei kyseessä ole hätätilanne, älä koskaan käytä yrityksesi sähköpostiosoitetta henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon. Vaikka omistat oman yrityksen, on hyvä olla kaksi erillistä sähköpostitiliä. Sen avulla voit priorisoida sähköpostiviestejäsi ja pitää erilliset henkilökohtaiset viestit pois liiketoimintaverkostosta.
09 - Käytä ammattitason sähköpostitilien nimeä
Käytä omaa nimeä osana yrityksen sähköpostiosoitetta. Esimerkiksi james.bucki@example.com tai jbucki@example.com. Vältä lempinimiä, kahvoja, monikirjoittajia tai epäselviä viittauksia. Älä esimerkiksi käytä soccer.mom@example.com tai baseball.nut@example.com.
10 - Onko sähköpostin paras vastaus tähän vastaukseen?
Älä käytä sähköpostia ainoana viestintävälineenä. Kaikki viestit eivät ole sopivia sähköpostiviesteihin, ja on olemassa aikoja, jolloin lyhyt puhelu tai lyhyt toimistotehtävä voivat olla tehokkaampi tapa välittää viesti. Kokous tai puhuminen puhelimella voi tuoda ihmisen elementin vuorovaikutuksiin, ja se voi tehdä kaiken eron, kun yrität selittää jotain tai haluat saada joku ryhtymään toimiin.
11 - Ole herkkä ja helposti käytettävissä
Älä koskaan käytä sähköpostia lopettaaksesi suhdetta tai sopimusta. Ammattimaisessa yritysviestinnässä on aina oltava allekirjoitus, joka tarjoaa vaihtoehtoisia tapoja ottaa sinuun yhteyttä. Voit esimerkiksi sisällyttää toimisto-, faksi- ja matkapuhelinnumerosi sekä toimiston postiosoitteesi.
12 - Vältä massojen lisäysten lähettämistä sähköpostiin
Et koskaan tiedä, miten tai missä vastaanottaja käyttää sähköpostia. Mobiililaitteet saattavat aloittaa tiedoston lataamisen ennen kuin käyttäjä pyytää käyttäjää vahvistamaan lataus. Se voi kestää kauan ja kuluttaa kaistanleveyttä, jonka vastaanottajan on maksettava. Pidä liitteiden koon koko alle 50 Mt.
Jos sinun on lähetettävä suuri tiedosto, ota ensin yhteyttä vastaanottajiin ja kysy, miten he haluavat vastaanottaa tiedoston. Tiedostonsiirtoon käytetään myös tiedostonsiirtopalvelua.
13 - Ajattele ennen kuin lähetät tämän sähköpostin
Lopuksi kestää hetki ja mieti, mitä olet kirjoittanut ennen kuin painat "Lähetä" -painiketta. Onko jotain, jota ei pitäisi lähettää sähköpostissa? Onko se henkilökohtainen eikä sovellu yrityksen sähköpostijärjestelmään? Kirjoititko sähköpostin vihaan ja sisällytettyasi kohtia, joita saatat pian pahoillani myöhemmin? Jos näin on, paina "delete" -painiketta.