Varmista, että välität kunnioitusta asiakkaille ja muille soittajille
Voicemailista on tullut standardi osa jokaista liiketoiminta-luokan puhelinjärjestelmää . Paitsi että tietävät, miten jättää ammattimaiset vastaajaviestiviestit, heijastavat positiivisesti yritystäsi, se on tärkeää myös ammattimaiselle kuvastasi .
Jokainen työntekijä, joka käyttää puhelinta osana työtä, pitäisi tietää, miten jättää ammatillinen puhelinviesti. Seuraavassa on muutamia vinkkejä uusille tai kokemattomille työntekijöille jättää sellaiset ammattimaiset, kohtelias puhelinviestit, jotka palautetaan.
01 - Ajattele ensin
02 - Esittele itsesi
Aloita jokaisen vastaajaviestin esittämällä itsesi, niin vastaanottaja tietää, kuka soittaa heti. Sinun tulee sisältää täydellinen nimi ja yrityksen nimi. Esimerkki: "Tämä on Jane Doe, joka soittaa yrityksestä X Suzy Jonesille tilistäsi." Varmista, että tiedät, kuinka sanoa soitettavan henkilön nimi, et halua loukata heitä ennen kuin olet puhunut heidän kanssaan.
03 - Puhu hitaasti
Puhu tarpeeksi hitaasti, jotta viesti vastaanottava henkilö voi kuulla jokaisen sanan. On erittäin turhauttavaa, kun menet hakemaan viestin vain, jos huomaat, että toinen puhuu liian nopeasti, jotta ymmärrettäisiin. Varmista, että poistut soittopyynnön numerosta, toistat sen kahdesti, jotta henkilö voi merkitä sen alas.
04 - Puhu selvästi
Puhu suoraan puhelimen suukappaleeseen selkeästi ja riittävästi moduloidulla äänensävyllä. Älä pidä puhelinta poskion ja olkapään välissä niin, että suukappale on sijoitettu kaulaan; tämä on hienoa, kun soitat tai kun puhelin soi toisella päällä, mutta ei kun olet yhteydessä.
05 - Pidä se lyhyt
Sinun ei tarvitse jättää kaikkia yksityiskohtia puhepostiviestissäsi . Useimmissa yrityspuhelinjärjestelmissä viestien määrä on yksi tai kaksi minuuttia ennen puhelun lopettamista. Anna lyhyt yhteenveto puhelun syystä ja sulje soittopyyntö.
06 - Päätä se ammattimaisesti
Aivan kuin ammatillinen liikekirje, lopeta antamalla yhteystietosi. Jos henkilö ei tunne sinua tai voi olla vaikeuksia sijoittaa sinut, toista nimi ja yritys sekä paras tapa tavoittaa sinut. Jos sinulla on jo vahva työsuhde, voit ehkä hypätä toistamalla nimesi, mutta varmista, että annat heille parhaan numeron soittaaksesi sinut takaisin ja kuinka monta kertaa olet käytettävissä.
07 - Hylätty puhelu?
Jos uskot, että vastaajaviestijärjestelmäsi kuuluu vastaajaviestisi, ennen kuin olet valmis, kokeile uudelleen ja ota yhteyttä henkilöön, jonka mielestä edellinen viesti saattaa olla pudonnut. Yritä pitää se lyhyt; et halua tulla törmännyt tuholaiseksi. Kerro vain nimesi uudestaan ja jättää numerosi, jossa on tervehdys kuten "Halusin vain olla varma, että sait viestini, kuulosti, että olimme irrallisina. Kiitos!"
08 - Harjoittele ja kokeile itseäsi
Jos olet epävarma tai tunne hermostuneesti yritysviestien jättämisestä, käytä harjoittelua ystäväsi tai kollegasi kanssa. Jätä heille esimerkkiääniviestin ja pyydä heitä kritiikistä: puhutko liian nopeasti vai onko muutoin vaikea ymmärtää? Saatat jopa kannattaa jättää itsellesi ääniviestin kuuntelemaan, miten kuulet.