Tässä käsiteltävät liiketoiminta-luokan puhelinjärjestelmät ovat toimistoihin, joissa on kymmenen henkilöä tai enemmän.
Mitä ominaisuuksia tarvitset
Ominaisuudet, jotka tuovat yritykselle arvoa ja liittävät yrityksesi maailmaan, lisäävät puhelinjärjestelmän kokonaiskustannuksia.
Puhelinjärjestelmän myyjä yrittää myydä sinulle kaikki kelloja ja pillejä (se on heidän tehtävänsä), mutta sinun on tarkasteltava jokaista ominaisuutta ja päätäkö se lisäarvoa yrityksellesi tai säästää rahaa.
Perusominaisuudet
Seuraavassa on joitain yleisempiä ominaisuuksia, jotka ovat saatavilla yrityspuhelinjärjestelmässä. Jokainen merkki on erilainen, joten pyydä myyjää täydellisestä vaihtoehdosta.
Automaattinen palveluntuottaja vie vastaanottovirkailija paikalleen esittämällä soittajille luettelon vaihtoehdoista reitittää puhelunsa (esim. "Paina 3 puhua jonkun kanssa myyntiin"). Se voi myös antaa soittajille soittaa suoraan puolueen laajennukseen.
- Conferencing-toiminnot mahdollistavat kahden tai useamman laajennuksen yhdistämisen jakamaan keskustelua. Yleensä oletusasetus on kaksi. Jos tarvitset enemmän kuin kaksi, kysy, mikä on osallistujien enimmäismäärä. Jotkin järjestelmät sallivat vain sisäisten laajennusten liittämisen. Jos tarvitset ulkoisia neuvottelupuheluita, kysy myös siitä.
- Automated Directory -toiminnon avulla soittajat voivat etsiä työntekijän laajennusta kirjoittamalla heidän nimensä ensimmäiset kirjaimet.
- Ääniposti mahdollistaa viestien jättämisen työntekijöille, jotka eivät ole käytettävissä tai puhelimessa. Jotkin järjestelmät voivat lähettää vastaajaviestejä työntekijän sähköpostiin ja sallia erillisten kolmannen osapuolen vastaajaviestimien liitännän laitteisiinsa. Hinnoittelusta riippuen tämä voisi säästää rahaa.
- Puhelujen pitäminen on kyky soittaa puhelun pitoon, kun käyttäjä huolehtii muista asioista. Yleensä mukana järjestelmässä.
- Puhelunsiirto antaa käyttäjälle mahdollisuuden lähettää kaikki puhelut toiseen laajennukseen tai puhepostiin väliaikaisesti.
- Pikavalinta säästää usein käytettyjä puhelinnumeroita ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden soittaa puhelimella painikkeella tai kahdella. Se on hyödyllinen aika säästää usein kutsuttuja numeroita.
- Uudelleenvalinta antaa viimeisen numeron, jota kutsutaan uudelleenvalinnaksi napin painalluksella.
- Paging-palvelun avulla käyttäjä voi puhua yleisen osoitetietojärjestelmän avulla pyytääkseen työntekijää tai antaa ilmoituksia.
- Musiikki pitoon antaa soittajille jotain kuunnella, kun he ovat pidossa. Se voi olla musiikkia tai ennalta kirjoitettuja viestejä, jotka mainostavat yrityksesi.
- Varmuuskopiointi Virta tuottaa vaihtoehtoisen sähkön lähteen 10-60 minuuttia sähkökatkon sattuessa.
Lisäominaisuudet
Lisäominaisuudet lisäävät huomattavasti kokonaiskustannuksia koko järjestelmään ja lisäävät jatkuvia kustannuksia järjestelmän koko käyttöiän ajan. Tätä voidaan kuitenkin kompensoida vähentämällä asiakaspalvelua ja aikaa säästäviä etuja.
- Etäkohtainen sijainti -ominaisuus mahdollistaa yksinkertaiset yhteydet ulkopuolisiin työntekijöihin tai pieniin etätoimistoihin yksinkertaisesti valitsemalla sisäisen laajennuksen.
- Etsi / seuraa minua antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää puhelimensa pyynnöstä toiseen puhelimeen, matkapuhelimeen, kotipuhelimeen, sihteeriin jne.
- Tietokoneen puhelinintegraatio (CTI) sallii puhelinjärjestelmän vuorovaikutuksen tietokonejärjestelmän kanssa. Esimerkkejä ovat käyttäjän kyky napsauttaa puhelinnumeroa näytöllä ja puhelinjärjestelmä soittaa automaattisesti numeroon (vähentää vääriä numeroita ja säästää aikaa); tai asiakkaan puhelinnumeron siirtäminen tietokoneeseen, kun he soittavat, jotta hän voi nostaa asiakkaan tilin ja näyttää sen työntekijälle ennen kuin hän vastaa puhelimeen. Tämä vaihtoehto on erittäin tyyris.
Kuinka suuri järjestelmä pitäisi olla
Seuraava kysymys, johon sinun on vastattava, on se paikka, johon haluat puhelimet. Seuraavassa luettelossa luetellaan yhteiset paikat, joihin haluat etsiä puhelimen laajennuksen:
- Vastaanottovirkailija
- Jokainen toimisto
- Faksi
- Luottokorttiliittimet, dataportit
- Kokoustila
- Kauppa / varastotila
- Julkiset tilat (odotushuone, käytävät, sisäänkäynti jne.)
Seuraavaksi sinun on määritettävä, kuinka monta samanaikaista puhelua tulee toimistoon ja poistuu toimistosta. Saapuvien ja lähtevien puheluiden summa on tiettynä ajankohtana sen rivien määrä (tai runkoja), joita tarvitset.
Yleiset kokoonpanot ovat 3, 8, 12, 16, 24 tai 48 riviä. Suuremmissa järjestelmissä on laajennuspaikat, joten voit lisätä viivoja myöhemmin. Muista ottaa huomioon tuleva kasvu (25% ei ole harvinaista). Tärkeää: jos aliarvioit tämän, soittajat saavat kiireisen signaalin, jos kaikki rivit ovat käytössä.
Puhelinjärjestelmän jälleenmyyjän löytäminen
Jälleenmyyjän löytäminen ei ole vaikeaa. Ensinnäkin, voit etsiä "Puhelinlaitteet ja -tarvikkeet" -verkkosivustolta löytää lähimmän jälleenmyyjän.
Liiketoiminta- ja toimistotekniikan messut ovat myös hyviä lähtöpaikkoja. Ei vain, että pystyt kohtaamaan myynnin ja tukemaan ihmisiä, mutta voit myös kokeilla järjestelmää.
Lopuksi paras tapa on kysyä ympärillä. Pyydä ihmisiä, joilla tiedät, kenellä on toimisto. Voit myös arvioida laitteiston laadun ja tarjotun palvelun tason.
Kokonaiskustannusten laskeminen
Järjestelmän kokonaiskustannukset muodostuvat seuraavista osista:
- Base Unit / System on yksikkö, joka ohjaa koko puhelininfrastruktuuria. Kustannus riippuu käytössä olevien ominaisuuksien määrästä, puhelimen määristä, joita se pystyy käsittelemään ja puhelinyhtiöstä tulevien rivien määrästä.
Puhelimet / pöytäasemat ovat yksiköitä, jotka istuvat pöydillä tai kiinnitetään seinään. Ne tulevat useisiin eri tyyppeihin, kykyihin ja hintoihin. Hinnat voivat vaihdella välillä 70 dollaria ja 1000 dollaria. Esimerkkejä ovat: Basic (halvin), Mid-level, Executive / High-End, vastaanottovirasarjat (kallein) ja neuvottelupöydän yksiköt. Muita vaihtoehtoja ovat handsfree-kuulokkeet ja langattomat yhteydet. Useimmat puhelimet ovat omistajia ja toimivat vain kyseisen valmistajan perusjärjestelmän kanssa. Jos vaihdat olemassa olevaa puhelinjärjestelmää, kaikkien uusien puhelimien (jos vaihdat tuotemerkkejä) kustannukset saattavat päivittää seuraavan korkeamman mallin, ainoa edullinen ratkaisu sinulla on.
- Johdotus on organisaation verisuonia, eikä sitä saa syrjäyttää. Jos rakennat toimistoa, asenna lisäkaapeloita ja astioita missä tahansa alueessa, jonka mielestä saatat tarvita puhelinta tulevaisuudessa. Kustannukset ovat murto-osa kustannuksista, jos sinun on palattava myöhemmin ja lyödä reikiä kattoihin ja seiniin. Jos asennat sen olemassa olevaan johtoon, kerro siitä, että johdotus on yhteensopiva ennen kuin allekirjoitat sopimuksen.
- Asennus ja alustava kokoonpano ovat projektin aikaa vievin osa. Puhelinjärjestelmät eivät toimi oikein ulos ja todennäköisesti on oltava asennettuna ja alunperin konfiguroitava koulutettu teknikko. Varmista, että se sisältyy sopimuksen piiriin, jotta se pääsee liikkeelle mahdollisimman nopeasti. Muita vaihtoehtoja, joista voidaan neuvotella, ovat kunnossapito, tulevat muutokset ja työntekijöiden kouluttaminen.
Lopullisen päätöksen tekeminen
Lopullinen päätös on sinun harteillasi. Puhelinjärjestelmän myyjät voivat olla aggressiivisia, mutta muista, että olet "asiakas" ja olet vastuussa. Jotta saat haluamasi järjestelmän edullisimman hinnan, anna vaatimuksesi useille yrityksille ja anna heidän tarjouksen hankkeesta. Varmista, että saat yksityiskohtaisen ehdotuksen, joka kattaa kaikki yllä mainitut alueet.
Et saa takaisin omenoiden vertaamista, joten pyydä, että ominaisuuksien kustannukset luetellaan erikseen (tai yksityiskohtaisesti, jos ne sisältyvät ominaisuuksien pakettiin). Näin voit selvittää, mikä aiheuttaa hintojen eroja. Jos et vielä ole varma selkeästä johtajasta, pyydä demosta olemassa olevan asiakkaan sivustossa. Lopuksi vertaile ehdotuksia ja valitse se, joka vastaa tarpeitasi, mahdollistaa kasvun ja, mikä tärkeintä, tunnet olosi mukavaksi.