Ääniviestiterveyden liiketoiminnan etiketti
Voicemail-tervehdykset ovat yksinkertaisia asioita, ja yrityksessä ne voivat vaikuttaa merkityksettömältä. Kuitenkin puhepostin tervehdys saa paljon leikkiä asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa - ajattele kuinka usein et pysty soittamaan puhelun, koska olet toisella rivillä, poissa työpöydästäsi tai toimistosta. Ajattele kuinka usein olet kuullut ääniviestin tervehdyksen soittaessasi työtovereita, työtovereitasi ja muita liikekumppaneita.
Puhepostin tervehdykset asettavat sävyn siitä, miten soittajat tuntevat sinut ja yrityksesi ja ovat hienovaraisia ja helppoja tapoja edistää myönteisiä liikesuhteita. Hyvät viestit, jotka ovat lyhyitä ja pisteitä ovat parhaita. Älä kiirehdi viestisi läpi. Ole tehokas mutta rento ja ota aikaa.
01 - Lyhyt, hyvää tervehdystä
02 - Nimesi
Ilmoita selkeästi koko nimesi ja lausua kaikki tavut niin, että soittaja tietää, että he ovat saavuttaneet henkilön, jonka he odottivat, ja he haluavat kirjoittaa nimensä alas, jos he haluavat. Jos sinulla on pitkä nimi, hidasta niin soittaja voi kuulla sen.
03 - Yrityksen nimi ja / tai osaston nimi
Yrityksen nimen ja osastosi antavat soittajalle tietävän, että he ovat saavuttaneet oikean paikan - varsinkin jos he kävivät läpi useita automaattisia vastaavia kehotteita tai työntekijöiden tai osastojen puhelinjärjestelmähakemistoa. Tämä on erityisen tärkeää ulkoisten ääniviestien tervehdyksille . Sisäpuheluihin voidaan ohittaa.
04 - Ilmoitus siitä, että et voi soittaa
Lyhyt lausunto (jotkut ihmiset pitävät anteeksipyynnöstä lausunnossa), että et pysty ottamaan puhelua, on normaalia ja siirtää soittajan nopeasti tietoja siitä, milloin voit saada takaisin heidät ja kaiken tärkeän viestin piippauksen.
05 - Kutsu jättää viesti
Kutsu soittaja jättämään sinulle yksityiskohtaisen viestin.
06 - Kun sinä palaat heidän puhelunsa
Jos käytäntö on palauttaa puhelut loppuun mennessä, kerro soittajalle. Jos käytäntöä ei ole, tarjoa soittajalle arvio siitä, milloin palaat puhelun. Jos olet poissa toimistosta viikon ajan, ilmoita siitä myös heille.
07 - Anna yhteys välittömään auttamiseen
Kukaan ei pidä loukussa "ääniviestin vankilassa" odottamassa vastausta ilman muita vaihtoehtoja. Jos joku soittaja voi ottaa yhteyttä välittömästi, anna ohjeet siitä, miten voit ottaa yhteyttä kyseiseen henkilöön.
08 - Pidä tervehdyspituus lyhyt
Pidä se lyhyt: korkeintaan 20-25 sekuntia. Ihmiset ovat kiireisiä ja eivät pidä tuhlata aikaa.
09 - Vältä liian paljon tietoa
Antakaa soittajille vain ne tiedot, joiden avulla he voivat jättää viestin tai ottaa sinuun yhteyttä.