Voicemailin tervehdysasetukset
Riippuen puhelinjärjestelmästä, jonka yritykselläsi on, voi olla erilaisia vaihtoehtoja ääniviestin tervehdyksille, joita voit kirjoittaa.
Nämä sisältävät:
- Yleiset vastaajaviestinnän esimerkit
Yleinen vastaajaviestit käytetään oletusviestitään tervehdyksenä, ellei muuta tervehdystyyppiä ole asetettu. - Sisäiset ääniviestit tervehdysesimerkkejä
Tätä käytetään tervehtimään ihmisiä, jotka kutsuvat sinut yrityksesi sisällä (toisesta laajennuksesta). - Ulkoinen ääniviestien tervehdysesimerkkejä
Tämä tervehdys pelataan ihmisille, jotka soittavat yrityksesi ulkopuolelta. Puhelinjärjestelmän automaattinen palveluntarjoaja voi toistaa yleisen yrityksen tervehdyksen, jonka kaikki ulkoiset soittajat kuulevat. Jos yrityksesi nimi mainitaan kyseisessä tervehdyksessä, sinun ei tarvitse sanoa sitä uudelleen tervehdyksessänne. - Väliaikaiset tai "Off of Office" -puhepostitekstit
Tilapäinen tai toimiston äänipuhelun tervehdys on asetettu, kun et tule toimistoon ennalta määrätyn ajan. Useimmissa ääniviestijärjestelmissä voit asettaa vanhentumispäivän ja -ajan, joten sinun ei tarvitse muistaa ottaa sen pois käytöstä palatessasi.
- "Puhelimessa" tai "Varattu" puhepostin tervehdysesimerkkejä
Tätä tervehdystä käytetään ilmoittamaan soittajille, että olet toimistossa, mutta et voi soittaa juuri nyt, koska olet puhelimessa toisen soittajan kanssa.
Hyvän ääniviestin tervehdyksen peruselementit
- Tervehdys
- Sinun nimesi
- Yrityksen nimi ja osasto Nimi tai molemmat
- Lausunto, että et voi soittaa juuri nyt
- Kutsu jättää viesti
- Kun he voivat odottaa paluupuhelun
- Ketkä voivat ottaa yhteyttä välittömästi apua varten (tarvittaessa)
- Enintään 20 - 25 sekuntia (sormenjälki)
- Vältä liian paljon tietoa ja liian pitkä tervehdys.
Esimerkki hyvästä ääniviestitervehdyksestä
- Moi. Tämä on Jim Bucki. En voi ottaa puheluasi juuri nyt, mutta haluaisin palauttaa sen heti, kun voin. Joten, jätä minulle yksityiskohtainen luottamuksellinen viesti sävyn jälkeen. Jos tarvitset välitöntä apua, soita sihteerilleni, Suzy Smith laajennus 6336. Kiitos puhelusta.
- Hei. Olet saavuttanut kirjanpito-osaston. Osasto on suljettu. Normaalit toimintaamme ovat maanantaista perjantaihin klo 8-18. Jätä meille viesti sävyn jälkeen ja joku palauttaa puhelusi mahdollisimman pian. Kiitos.
- Moi. Tämä on Jim Bucki. Olen poissa toimistosta vasta torstaihin, heinäkuun 24. päivään ja tarkistan ääniviestini satunnaisesti. Jos haluat jättää minut viestiin, soita sävyn jälkeen ja palauta puhelu heti niin pian kuin minä. Jos tarvitset välitöntä apua, soita sihteerilleni, Suzy Smith laajennus 6336. Kiitos puhelusta.
- Olet saavuttanut Jim Buckin pöydän. Olen tällä hetkellä puhelimessa juuri nyt, mutta haluaisin palata puheluni myöhemmin. Jos haluat, jätä viesti sävyn jälkeen. Jos tarvitset välitöntä apua, soita sihteerilleni, Suzy Smith laajennus 6336. Kiitos soittamisesta.
Huono ääniviestitervehdys
- Moi. Tämä on Joe. Jätä minulle viesti.
- {Musiikki toistuu pitkään aikaan} Hei! Puhu minulle.
- Moi. Olet saavuttanut XYZ Companyn. Jätä meille viesti.
- Hei. Olet saavuttanut Joe Kartonian toimiston osoitteessa XYZ.com. Tulen ulos toimistosta, jolla on vasectomia ja palaa torstaina 26. elokuuta klo 8.30. Minulla on paljon epämukavuutta, joten en tarkista ääniviestini lainkaan. Jos haluat jättää minut viestiin, tee se äänien jälkeen. Voit jättää minulle yksityiskohtaisen ja luottamuksellisen viestin, ja minä palautan puheluni niin pian kuin voin. Jos tarvitset välitöntä apua, soita sihteerini Sally Johnsonin numeroon 3663. Kiitos puhelusta, ja palaan takaisin kun palaan, ja tunnen paremmin.
- Toimisto on suljettu. Jätä viesti sävyn jälkeen.