Terveisin asiakkaalle puhelimessa on tärkeää yrityksesi kannalta
Nykypäivän hienostuneet puhelinjärjestelmät voivat helpottaa yrityksiä, joilla on paljon puheluja, mutta nämä samat järjestelmät ovat usein turhauttavia soittajille, jotka haluavat vain puhua ihmiselle.
Kun asiakkaat vihdoinkin pääsevät henkilöstömme jäseneksi, on ratkaisevan tärkeää, että puhelimeen vastaava henkilö kohtelee soittajia äärimmäisen kohteliaasti. Yksinkertaisesti sanottuna: kohtele soittajia tavalla, jota haluat käsitellä liikekielessä.
Seuraavassa on muutamia tärkeitä seikkoja, kun noudatat ammatillisia puhelinyhteyksiä, jotka auttavat sinua ja työntekijöitä luomaan yrityksen puhelinkulttuurin yrityksellesi.
01 - Puhelun siirtäminen
02 - Soittajan pitäminen kiinni
Kun soittaja asetetaan pitoon, minuutti tuntuu ikuiselta, vaikka kuinka miellyttävää olisikin yrityksesi pidä musiikki. Yritä odottaa keskustelun keskeytystä, ennen kuin ilmoitat soittajille, että laitat heidät pitoon, eli älä välitä soittajien keskeyttämistä jos mahdollista. Varmista, että he ymmärtävät, miksi he asettavat heidät kiinni, ja ole totuudenmukaista siitä, kuinka kauan se voi kestää. Pane anteeksi haittaa, ja jos he eivät pysty pitämään, sinun on parasta kutsua ne takaisin, eikä pyytää heitä soittamaan sinut takaisin. Ja yritä olla syvällinen soittajallesi; kukaan ei pidä kiinni pitämisestä, joten ole yhtä kohtelias kuin tilanne sallii.
03 - Puhelun lopettaminen
Useista syistä saatat joutua lopettamaan puhelun ennen kuin soittaja on valmis. Jos soittaja käyttää väärin tai käyttää töykeä tai uhkaavaa kieltä, sinun ei tarvitse sietää tällaista käyttäytymistä. Kerro heille, että lopetat puhelun heidän loukkaavan kielen vuoksi, mutta älkää harjoittako loukkauksia tai edestakaisin. Ilmoita tällaisista puheluista esimiehellesi.
Jos haluat lopettaa puhelun, koska soittaja on yksinkertaisesti pitkäaikainen (mikä on useammin tapausta), odota hetkeä ja yritä lopettaa asiat kohteliaasti. Voit sanoa jotain, "on ollut ihanaa puhua kanssasi, mutta minun täytyy ottaa toinen puhelu nyt." Pyydä, onko soittajalla muita kysymyksiä ennen kuin hän on menossa, mutta on selvää, että lopetat puhelun.
04 - Yksittäisten puhepostin tervehdys
Voicemail-tervehdys on ilmoitus siitä, kuka olet ja mitä yritys arvostaa. Lyhyt ja äkillinen ääniviestitervehdys eivät luo hyvää ensimmäistä vaikutelmaa, ja pitkä, vakiintunut tervehdys häiritsee soittajia. Yritä päästä eroon tehokkaasti: ilmoittakaa, kuka olet, yrityksen nimi ja miksi et voi vastata puheluun (toimistossa, toisessa puhelussa, jonkin aikaa). Sinun ei tarvitse antaa liian monia yksityiskohtia - juuri niin, että soittaja tietää, että häntä on kuultu ja että sinut palaat puhelun.
05 - Skriptin kirjoittaminen automaattiselle palveluntarjoajalle
Ensimmäinen asia, jonka asiakkaat ja liikekumppanit kuulevat, kun he soittavat yrityksellesi, ovat puhelinjärjestelmän automatisoidut. Esitä numeroituja vaihtoehtoja olettaen, että soittaja ei tunne yritystä ja tarvitsee ohjausta. Varmista, että soittajat tietävät, että jos heillä on suora laajennus tietylle henkilölle, he voivat tavoittaa kyseisen henkilön suoraan milloin tahansa.
Kaikille muille soittajille yritä käyttää kunkin laajennuksen tunnetuimpia numeroita (esimerkiksi "Paina nollaa vastaanottovirkailijalle"). Kuvaile osastoa ennen numeron antamista - esimerkiksi "Asiakastukeen paina 5."
06 - Automaattisen valvonnan komentosarjan kirjoittaminen jälkikäteen tai yrityksen sulkemiseen
Jos yrityksesi sulkeutuu tiettynä ajankohtana tai viikonloppuisin, eikä kukaan ole käytettävissä vastaamaan tai avustamaan soittajia, luo automaattisen jälkivaikutteisen tervehdyksen. Kerro soittajille, että yritys suljetaan ja lopulta pyydä heitä soittamaan takaisin. Muista sisällyttää normaalit käyttötunnit.
07 - Ammattimaisen puhelinviestin lähettäminen
Voicemailista on tullut standardi osa jokaista yritysluokan puhelinjärjestelmää ja tietäen, miten jättää ammattimaiset vastaajaviestiviestit - lisäksi, miten vastaat yhteen, heijastaa positiivisesti yritystäsi. Kaikki työntekijät, jotka käyttävät puhelinta osana työtä, osaavat jättää ammatillisen puhelinviestin .