Asianmukainen yrityspuhelimen etiketti voi antaa myönteisen vaikutelman asiakkaillesi ja asiakkaillesi. Puhelun siirtäminen on muutakin kuin tietäen, mitä näppäimiä haluat työntää puhelinjärjestelmäänne. Liiketoimintapuhelin-etiketti, jota sinä ja työntekijät käyttävät joka päivä, on suora heijastus yrityksestäsi. Voit joko esittää ammattimaisen vaikutelman tai puuttua. Riippumatta siitä, työskenteleekö työntekijäsi talouspäällikkönä vai puhelimessa vastaamassaan lämpötilassa, varmista, että jokaisella yritykselläsi on nopeus kuinka puhelu siirretään ammattimaisesti.
01 - Selitä miksi sinun on siirrettävä puhelu
Ihmiset voivat antaa paljon anteeksi, mutta työpaikan harha ei ole yksi heistä. Puhtaasti selitä soittajalle, miksi sinun pitää siirtää puhelu. Voi olla, että soittaja tuli oikeaan osastoon väärässä osastossa tai väärässä laajennuksessa. Toinen syy puhelun siirtämiseen voisi olla, että vain toinen osasto voi vastata kysymykseen tai sinulla ei ole tarpeeksi valtuuksia tehdä soittajan tekemää päätöstä. Riippumatta, varmista, että soittajat tietävät tarkalleen, miksi puhelun on siirrettävä niin, että he eivät usko, että olet vain ohittamassa potilaan. 02 - Anna tietosi ensin
Anna aina soittajille nimi ja laajennus vain, jos irrotat. Näin he voivat tietää, että olet henkilökohtaisesti huolestunut heidän tilanteestaan. Haluat myös estää tilan, jossa soittaja irtikytkeytyy ja joka on aloitettava uudestaan tyhjästä ja selittää tilannetta uudelle yrityksen edustajalle. Sinun tulisi myös kertoa soittajille sen henkilön tai osaston nimi, johon he siirtävät, ja anna myös kyseinen numero. Riippumatta siitä, mitä yritystä olet, jokainen on hyvän asiakaspalvelun liiketoiminnassa. 03 - Pyydä lupaa aloittaa siirto
Kun olet määrittänyt rapportin soittajan kanssa, pyydä soittajalta lupa aloittaa siirto. Tämä pyyntö antaa myös soittajalle mahdollisuuden esittää muita kysymyksiä tai ilmaista muita huolenaiheita sinulle. Se antaa myös soittajille mahdollisuuden sanoa, että he soittavat, kun heillä on enemmän aikaa. Joskus tapahtuu, että soittaja ei halua siirtää. Jos näin on, selvitä miksi. Seuraavaksi selitä, että siirto varmistaa, että he saavat apua mahdollisimman nopeasti. Selitä myös, että annat seuraavalle edustajalle kaikki tiedot heidän puheluistaan toistaiseksi ja että heidän ei tarvitse selittää tilannettaan uudelleen
04 - Odota vastausta
Älä sokeasti siirrä puhelua heti kun kuulet toisen puhelimen soittoäänen. Odota, että toinen henkilö vastaa ja selittää, miksi puhelu siirretään. Tämä vaihe antaa seuraavan työntekijän mahdollisuuden valmistautua puheluun ja estää soittajan selittävän tilansa tai ongelmansa uudelleen. 05 - Johdanto
Palaa soittajalle ja ilmoita nimi ja / tai osasto, johon he siirtävät. Kiitos soittajalle hänen kärsivällisyydestään ja kysy, voitteko tehdä heille jotain muuta ennen ripustusta. Se auttaa, jos voit käyttää sen henkilön etu- tai sukunimeä, jolle soittaja siirretään. Tämä vahvistaa vahvistettua henkilökohtaista yhteyttä ja luo edelleen tunteen, että soittaja hoidetaan hyvin. 06 - Täytä Siirto
Suorita siirto yhdistämällä soittaja toisen henkilön tai laitoksen kanssa. Muista lopettaa yhteys soittämällä puhelimeen tai irrottamalla kuuloke. Koska puhelinjärjestelmät voivat olla monimutkaisia, varsinkin suurissa yrityksissä, haluat varmistaa, että olet kokonaan irronnut puhelusta. Jos olet uusi työpaikka, kannattaa kokeilla muutamia kertoja kollegalla ennen kuin siirrät puhelun. Puhelun lopettamiseen on useita syitä, kun olet sitoutunut soittajan kanssa. Kuitenkin riippumatta siitä, mistä syystä sinulla on, riippumatta siitä, kuinka laillista, sinun on irrotettava ammattimaisella tavalla. Yleisin syy puhelun lopettamiseen on se, että olet törmännyt pitkäjänteiseen keskusteluun - joku, joka kuluttaa liian paljon aikaa ja estää sinua käymästä yrityksestänne. Toinen vähemmän yleinen syy on se, että soittaja käyttää väärinkäyttävää, uhkaavaa tai vulgarinta kieltä. Valitettavasti ihmiset, joilla on vihaohjausongelmia, kokevat, että he voivat tuhota vihamielisyytensä vieraiden, etenkin palvelualojen tai palvelupaikan. Ota yhteyttä yrityksen toimintaan ja menettelytapoihin tällaisen tilanteen hoitamiseksi, jotta vältetään oikeudelliset seuraamukset. Ja muistakaa, että on aina parempi laittaa soittaja pidemmäksi, kun etsit neuvoja kuin sanoa jotain, jota saatat pahoillani myöhemmin.
Puhelimen etiketin merkitys
Puhelin on usein asiakkaan tai asiakkaan ensimmäinen yhteytesi yritykseesi. Haluat, että kokemus on paras mahdollinen. Pääasiassa et halua, että asiakkaat ripustavat ja kutsuvat kilpailusi, joten kannattaa investoida aikaa henkilöstön kouluttamiseen oikealla puhelimen etiketillä.