Automaattisten osallistujien liiketoiminnan etiketti
Nopein ja helpoin tapa ohjelmoida ja tallentaa puhelimen järjestelmäsi automaattinen seuranta -ominaisuus on kirjoittaa komentosarja tekstinkäsittelyohjelmaan. Valitse henkilö, jolla äänitetyt käsikirjat tallennetaan, joilla on ystävällinen ääni, voivat puhua ilman pätkivää tai epäröimättä ja voivat lausua ja ilmoittaa jokaisen sanan ja nimen selkeästi.
Automated Attendant tervehdys
Kirjoituksen ensimmäinen osa on tervehdys. Se on tilaisuutesi esitellä yrityksesi soittajille ja suhtautua niihin suullisesti yritykseesi.
Automated Attendant tervehdys Do
- Aloita arvostus heidän puhelustaan tai yrityksestään
- Pidä tervehdys lyhyt, joten paluumatkustajat eivät viivästy aina, kun he soittavat
- Käytä tekstiviestiä, yrityssanaa ja verkkosivun nimeä tai molempia, jos sinulla on niitä.
Automated Attendant tervehdys ei halua
- Älä käytä yli kaksi tai kolme lauseita tervehtimään soittajia
- Älä edistä verkkosivustoasi, jos sillä ei ole mitään arvoa tarjota asiakkaille
- Älä muodosta iskulauseita tai tekstiviestejä vain täyttämään tervehdys.
Automated Attendant Options
Automaattisen hoitajan tärkein osa esittää vaihtoehdot, joita soittajien on päästä päästäkseen siihen henkilöön, jonka kanssa he tarvitsevat puhua. Kaksi soittajan tyyppiä ovat: (1) ihmiset, jotka eivät tunne yritystäsi ja jotka tarvitsevat ohjausta ja (2) soittajat, jotka tietävät tarkalleen, ketkä tarvitsevat puhua ja tietävät laajennuksen.
Automated Attendant Options Tee
- Käytä yleisesti hyväksyttyjä vaihtoehtoja. Esimerkiksi "Paina vastaanottovirkailijaa nollaa", "Paina lippa-näppäintä palataksesi edelliseen valikkoon."
- Kerro soittajasi niin pian kuin mahdollista, kun he voivat soittaa puolueensa laajennukseen, jos he tietävät sen jo.
- Älä anna soittajien tietää edestä, jos valikon vaihtoehdot ovat äskettäin muuttuneet. Poista tämä ilmoitus kolmen viikon kuluttua.
- Tee ensin useimmin kutsutut vaihtoehdot.
- Anna optiokuvaus ennen kuin annat lisävarusteen numeron. Esimerkiksi "Asiakastukeen paina" 5 "."
- Tarkista järjestelmän ohjeet varattujen valikkovaihtoehtojen lukumääristä. (esim. kaikki laajennukset alkavat numerolla "8" ja siksi "8" ei voi käyttää valikkovaihtoehtona).
Automated Attendant Options Ei
- Älä sano "Please" ennen kuin esität jokaisen vaihtoehdon (esim. "Paina 1 ... Paina 2 ... ... Paina 3 ..." jne.).
- Älä näytä yli kuutta vaihtoehtoa kerrallaan. Jos sinulla on yli kuusi vaihtoehtoa, luo monitasoinen valikkorakenne. Esimerkki: "Myynti- ja palveluvaihtoehdoista painamalla 5."
- Älä oleta, että kaikilla on touchtone-puhelin. Jos valikkovaihtoehtoa ei ole valittu kolmen sekunnin kuluessa tervehdyksen päättymisestä, liitä soittaja vastaanottovirkailijaan.
Näyte automaattisia valvottavia komentosarjoja
- Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Muussa tapauksessa valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista. Asiakaspalvelussa paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Säännöllisten työaikasi aikana paina '3'. Kirjanpidossa paina '4'. Jos ostat, paina '5'. Jos haluat etsiä sijainnin lähelläsi, paina '6'. Muussa tapauksessa paina "0" vastaanottovirkailijalle tai pysy linjalla ja joku auttaa sinua lähiaikoina.
- Tervetuloa The Operations Tech -yhtiölle. Voit tarkistaa tilisi tilan käymällä verkossa. Jos tiedät henkilön laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Yrityksen hakemistoon paina '1'. Jos tiedät henkilön laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Yrityksen hakemistoon paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Asiakaspalvelussa paina '3'. Myyntiin ja markkinointiin paina '4'. Jos haluat puhua vastaanottovirkailija, paina '0' tai pysy linjalla ja yksi ystävällisistä henkilökuntamme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen."
Tuntotunnit, viikonloppu ja lomapysähdys automatisoitu seuraaja tervehdys
Jos yrityksesi sulkeutuu tiettynä ajankohtana tai viikonloppuisin, eikä kukaan voi vastata soittajillesi tai auttaa heitä, luo automaattinen jälkivaikutteinen tervehdys. Kerro soittajille, että liike on suljettu ja pyydä heitä soittamaan lopussa. Sisällytä myös normaalit käyttötunnit.
Näyte Automated Attendant After-Hours / Weekend Script
- Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Olemme tällä hetkellä suljettuna. Olemme avoinna maanantaista perjantaihin klo 9-22 ja lauantaina klo 10.00 Keski-aika. Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Muussa tapauksessa ota yhteyttä normaaliin työaikaan, jotta voimme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Hyvästi.
- Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Olemme tällä hetkellä suljettuna. Jos tämä on hätätilanteessa, soita vastaajapalveluun numeroon 585-555-1234. Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Jos sinulla on tili kanssamme, voit tarkistaa tilasi 24 tuntia päivässä 7 päivää viikossa osoitteessa www.operationstech.about.com. Normaalit toiminta-ajat ovat maanantaista perjantaihin klo 9-17 ja lauantaina klo 10.00 Keski-aika. Muussa tapauksessa ota yhteyttä normaaliin työaikaan, jotta voimme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Toista tämä viesti painamalla painosnäppäintä. {3 sekunnin tauko} Hyvästi.
Kausittainen automaattinen hoitaja tervehdys
Jos haluat mainostaa yrityksesi kausittaisia erikoisuuksia tai vain laajentaa erityinen kausittainen tervehdys kaikille soittajillesi, voit halutessasi ennakoida automatisoitunutta tervehdyttävää tervehdystäsi rajoitetun ajan. Käytä tätä säästeliäästi ja vain, jos se heijastaa yrityksen henkeä. Esimerkiksi kausiluonteinen loma-tervehdys, joka toivoo sinun soittajien iloa ja vaurautta uudenvuoden aikana, ei juuri sopisi kokoelmatoimistoon.
- Olet saavuttanut Operations Tech Companyn. "Perheestämme" "perheellesi" haluamme toivottaa teille iloista lomaa ja menestyksekästä uutta vuotta. Jos tunnet puolueen laajennuksen, voit ...
- Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Pyydä asiakaspalvelun edustajaa heinäkuun 4. päivän alennuksista kaikista korvaavista palveluista. Jos tunnet puolueen laajennuksen, voit ...
Harjoittelu ja testaus
Ennen kuin tallennat automaattisen hoitavan komentosarjan, ole se henkilö, jonka valitsit lukemaan, harjoitella sitä useita kertoja edessäsi. Käytä tätä hienosäätää ääntämistä ja ilmoitusta. Kun uusi tervehdys on tallennettu, soita puhelinjärjestelmään välittömästi tarkistaaksesi tallennuksen virheestä ja varmista, että kaikki ilmoitetut toiminnot toimivat suunnitellulla tavalla.