10 vinkkejä onnistuneisiin sisäisiin tapahtumiin
Jos olet antanut tehtäväksi suunnitella vuosittain yrityksesi loma-puolueen, noudata muutamia perusohjeita, jotta saat kaiken irti erikoistilanteestasi ja autat vähentämään kustannuksia ilman, että se vaikuttaa laatuun. Arvioimalla huolellisesti parasta tapaa lähestyä ja toteuttaa tämä lomanviettotapahtuma, voit luoda kokemuksen, joka paitsi lisää yrityksen moraalia, mutta myös lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja pidättymistä kaikilla tasoilla.
On tärkeää aloittaa perusasiat - mitä teemaa puolueella on, mihin se tapahtuisi, kuinka monta ihmistä tulee, milloin se tapahtuu ja mitä ruokaa ja juomia tullaan tarjoamaan tilaisuudessa - ennen siirtymistä erikoistuneeseen suunnitteluun ja lopulta tapahtuman toteutus.
01 - Lomayhtiön tapahtuman peruselementit
Tietenkin, kuten mikä tahansa muu tapahtuma tai projekti, sinun on luotava hankesuunnitelma, joka yksilöi tapahtumatiedot työntekijän loma-puolelle. Teema, paikka, aika, päivämäärä, vieraslasku, ruoka- ja juomavalinnat, sisustus ja tapahtumasuunnitelma on otettava huomioon ennen kuin aloitat tapahtuman.
Jokainen hyvän osapuoli tarvitsee nämä keskeiset elementit onnistuneesti, mutta kaikki ei ole asetettava kiviin ennen kuin aloitat tarpeidesi täyttymisen (kuten järjestämisen turvaaminen, ruokailupalvelun varaaminen tai esitystavan suunnittelu).
Vaikka näillä päätöksillä on monia tapoja lähestyä, ja päätökset korkeamman tason ajatuksista, kuten teemasta ja ajoituksesta, kuuluvat usein yrityksen johtajiin tapahtumatuottajan sijaan, on parasta työskennellä tiimin kanssa päättäessä, mitkä yksityiskohdat sopivat sinun yhtiö.
02 - Valitse tehokkain aika pitää tapahtuma
Valitettavasti kaikilla ei ole tilaisuutta osallistua tapahtumaan, koska jonkun on pysyttävä takana ja vastattava asiakkaiden puheluihin ja kyselyihin. Mutta lounasaikataulun avulla organisaatio voi valvoa kustannuksia ja vähentää työntekijöiden henkilökohtaisen ajan ja sitoumusten velvoitteita.
On selvää, että jos organisaatio ei tarjoa lounasohjelmaa, he järjestävät ilta-tapahtuman, joka sallii enemmän työntekijöitä osallistumaan, mutta voi usein saada korkeampia kuluja riippuen siitä, minkä illan viikolla tapahtuma pidetään.
Joten miten saat suurimman bang for buck ? Vaikka jotkut voivat ajatella, että perjantai on paras päivä järjestää tapahtuma, koska useimmat työntekijät ovat pois viikonlopun, perjantai on viikon suosituin päivä ravintoloissa ja muissa paikoissa - kallein aika. Harvat järjestöt haluavat harkita sunnuntai-iltaa, joten näyttää siltä, että seuraava paras vaihtoehto on maanantai-ilta.
03 - Harkitse puolueen järjestämistä off-kaudella
Lokakuun alussa ja tammikuun lopulla on erinomaisia aikoja järjestää vuosittain arvostuspuolue, koska tarjolla on enemmän paikan päällä tarjolla olevia vaihtoehtoja, säästää rahaa catering-kuluihin ja saada parempia sopimuksia puolueen paketeista tämän kauden aikana.
Yksi epäkohta luoda vuotuinen arvostuspuolueen sijaan juhlia yhteisiä vuotuisia vapaapäiviä on se, että työntekijät eivät muista tätä perinne, samoin kuin he tekevät joulua tai uudenvuoden juhlia. Haluat varmasti rakentaa hypeä tapahtuman ympärille, jos se ei ole perinteinen loma-osapuoli.
04 - Valitse tiimi, jolla voit suorittaa tapahtuman
Oikean kokoonpanon määrittäminen ja parhaiden tiimin jäsenten valitseminen ovat välttämättömiä, jotta tapahtuma onnistuisi mahdollisimman vähän hässäkkää. Viime kädessä se ei kuitenkaan ole koko valiokunnan koko vaan niiden työntekijöiden laatu, jotka määrittävät tapahtumasuunnitteluryhmän kaliipin.
Pienempi yksilöryhmä todennäköisesti tekee suunnittelusta entistä tarkoituksenmukaisemman ja kustannustehokkaamman, mutta monet organisaatiot käsittelevät suurta henkilöiden komiteaa niin, että työntekijöiden äänet ovat edustettuina suunnittelu- ja toteutusvaiheissa. Tällaisen tapahtuman suunnitteluun kuluvan ajan voi kuitenkin poiketa osallistujien päivittäisestä tuottavuudesta, joten kannattaa harkita pienempää henkilöryhmää, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä suuremmalle ryhmälle.
Valitse nämä henkilöt heidän kykynsä vaikuttaa myönteisesti muihin työntekijöihin ja käyttää tehtävää palkkana tai kannustimena valituille. Organisaation tapahtumasuunnittelijan olisi työskenneltävä henkilöresurssien johtajan tai markkinoinnin valvojan kanssa - henkilö, jolla on valtuudet hyväksyä suunnitelma - auttaa tekemään päätöksiä ja valitsemaan tiimin parhaat jäsenet.
05 - Luo kustannustehokas Holiday Party -valikko
Kullatut ateriat ovat usein edullisempia kuin buffetravintolat, ja ne voidaan esittää paljon tyylikkäästi kuin kaikkien on oltava linjassa ja palvella itseään.
Tietenkin valikon on vahvistettava tapahtuman teemaa, ja sinun pitäisi yrittää valita kohteita, jotka sisältävät tapahtumien värit tai tuotemerkin, mutta tämä ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi vuokrata kalliita lomalaukkuneittoja ja muita materiaaleja.
Vähemmän tavaroiden tai tuoreiden hedelmien valinta keskuskappaleille, alkoholin kulutuksen rajoittaminen ja tilaaminen, jossa on vakiolomakoristeet ja elintarvikkeiden hinnoitteluvaihtoehdot, ovat myös erinomaisia tapoja leikata kustannuksia ja antaa työntekijöille hyvää kokemusta.
06 - Päättää alkoholin kulutustasosta ja rajoista
Silti useimmat työntekijät eivät halua osallistua yritystapahtumaan, jossa ei ole jotain alkoholijuomaa. Tästä syystä haluat vähentää alkoholijuomavalikoimaa tai jopa luoda halpoja allekirjoituskokeiluja kustannusten pienentämiseksi ja päihtymystasojen alentamiseksi.
Voit myös harkita valinnan rajoittamista vain viiniin, sulkemalla baarin aikaisin ja tarjoamalla juomia vain aterian aikana, mikä auttaa vähentämään kustannuksia entisestään ja rajoittamaan työntekijän juomisen määrää samalla, kun olet edustanut yritystä tapahtumassasi.
07 - Muistuta työntekijöitä oikeasta etiketistä
Etiquette-virheitä, joita vältetään lomanvietto-osassa, on välttää liiallista juomista, syömistä, puhumista tai valittamista, saapumista liian aikaisin tai liian myöhään, pukeutumista epäasialliseen pukeutumiseen ja ylimääräisten vieraiden tuominen - kaikki eivät voi vaikuttaa muiden kokemuksiin tapahtumassa mutta myös yrityksen kustannukset.
Vaikka vuosittainen yritysjuhla-puolue aikoo tuoda tiimin yhteen ja vähentää yleisesti työpaikoilla esiintyviä estehuistoja, muistuta vieraille, että he edustavat edelleen yritystä, vaikka osallistuisikaan tähän työhön liittyvään tapahtumaan, ja siksi heidän odotetaan toimivan tavalla sopii työpaikalla.
08 - Harkitse lahjapaketin perustamista
Yleensä monet järjestöt käsittävät lahjapaketin työntekijöiden keskuudessa heidän lomaosapuoliinsa. Kuitenkin, jos organisaatio on suurempi, ehkä se on parasta laitostasolla eikä koko työntekijän tapahtumassa, sillä sellainen mittakaavaorganisaatio voi osoittautua vaikeaksi, varsinkin jos et tunne tiettyjä yksiköitä ja heidän työntekijöitään.
Jos lahjapakkaus on kuitenkin mahdollista, ehkä se saattaa olla paras, jos isäntä tai järjestäjä pyytää rahoitustukea lahjalle - ehkä 10 dollaria - välttää lahjusten hinnoittelua.
Lisäksi "valkoisen elefantin" tai vastaavanlaisen all-inclusive-lahjapaketin perustaminen, jossa jokaisen yrityksen kutsutaan osallistumaan yksilötasolla, voisi auttaa ehkäisemään järjestäytyviä painajaisia tai tapahtumia, joissa yksi vieras ei saa lahjaa, koska toinen on unohtanut tuoda yksi.
09 - Harkitse, jos varainhankinta sopii tapahtumallesi
Elintarvikkeet, vaatteet ja leluajot ovat osa monissa organisaatioissa olevaa kulttuuria, kun taas jotkut kannustavat rahavalmisteita, mutta tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että koko yrityksen laajuinen työntekijöiden arvostusosaaminen on oikea paikka varainhankintamahdollisuuksille.
Vaikka on erittäin hyödyllistä yhdistää erityinen syy loman osapuolelle, voi olla hyödyllistä, että organisaatio kannustaa vain rohkeutta lahjoituksia ja luontoissuorituksia, jotka saattavat hyödyttää hyväntekeväisyyteen liittyvää tukea. Näin kaikilla on mahdollisuus tarjota lahja omalla henkilökohtaisella budjetillaan.
10 - Arvioi toimittajiesi sponsorointi tapahtumallesi
Jotkut ihmiset saattavat ajatella, että myyjät sponsorit ovat erinomainen tapa korvata heidän vuotuisen loma-puolueensa kustannukset. kuitenkin tapahtumasuunnittelijat ja heidän asiakkaansa voivat halutessaan pysyä keskittymässä tavoitteeseen, jonka heidän loma-puolueensa arvostavat työntekijöitä sen sijaan, että ulkoistivat kustannukset sponsoroiduille myyjille.
Työntekijät kokevat usein, että näiden erityistilanteiden kustannukset olisi katettava työnantajan toimintatalousarviosta. Jos organisaatiolla ei ole varaa järjestää työntekijöilleen arvostustapahtumaa tai jos se ei ole mistä tahansa syystä osa liiketoimintasuunnitelmaa, työnantajan ei pitäisi etsiä ulkopuolista tuloa kattamaan kustannukset sponsoroinnin kautta.