Tapahtumavalikon rakentaminen vie enemmän huomiota kuin ruoan valitseminen
Tapahtumavalikon suunnittelu
Riippumatta siitä, työskenteletkö yksityisen ravintoloitsijan tai catering-johtajan kanssa tapahtumapaikassa, on aina hyödyllistä pohtia useita tekijöitä ennen valikon rakentamista.
Ensimmäinen asia, johon on syytä muistaa, on, että ne esittelevät valikkovaihtoehdot ovat lähes aina 100% joustavia. Ja vaikka suurin osa ravintoloista antaa sinulle mahdollisuuden vahvistaa valikon ja päätän noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa, suosittelen aina vahvistamaan valikon paljon aikaisemmin suunnitteluprosessissa. Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää ennen kuin aloitat.
Aamiainen, lounas ja illallinen menuja
Valikossa tulisi olla useita valmiiksi pakattuja ateriavaihtoehtoja ja johtajan kokin tai ravintolan kehittämä à la carte -valikoima. Päivän eri aterioiden lähestymistapa - aamiainen, lounas ja illallinen - ovat yleensä ainutlaatuisia. Harkitse seuraavaa:
- Aamiainen: Aamiaisen yhteydessä pakatut valikot ovat yleensä kustannustehokkaampia ja helpompi valita, mukaan lukien mannermainen vaihtoehto, kuuma buffetaamiainen ja aamiainen. Jos tarjoat aamiaisen ennen virallisen ohjelman alkua, muista valita vaihtoehto, joka sopii parhaiten tapahtumasi aikatauluun.
- Lounas: Useimmat tarjoilijat tarjoavat useita lounasbuffet -vaihtoehtoja, "työleivän" valintoja (kuten à la carte -leipiä ja sopivia sivuja) ja jopa boxed-lounaita. Jälleen paras aterityypin valinta riippuu täysin ohjelmasi aikataulusta, joten harkitse, kuinka paljon vieraiden tulee syödä.
- Illallinen: Sinulla on aina valikoima pakattuja illallisbuffetteja tai päällystettyjä illallisia, ja molemmat voivat tarjota valinnan kolmesta viiteen kurssiin. Tässä löydät esineitä, jotka heijastavat johtajan kokin henkilökohtaisia mieltymyksiä, ja on myös yleensä aika antaa ruoan loistaa.
Break Foods ja vastaanotto valikot
Ruoan suunnittelussa tapahtumalla suunnittelu ei aina rajoitu kolmeen neliöruokaan. Itse asiassa monet monipäivän konferenssit vaativat catering-suunnittelua aamiaisen, lounaan ja illallisen lisäksi, ehkä ajoitetun tauon tai aamiaisen ja cocktail-vastaanoton aikana. Executive kokki tai tarjoilija voi esitellä sinulle useita valmiiksi pakattuja ateriavaihtoehtoja sekä à la carte valintoja:
- Taittokohdat: Jos budjetillasi on varaa, teemareitit ovat aina mielenkiintoisempia kuin tavalliset juomat ja välipaloja.
- Vastaanotot: Useimmat tarjoilijat tarjoavat à la carte -vaihtoehtoja ohjatuille jäähdytetyille ja kuumille jalostustoiminnoille ja isännöidylle baarin vastaanottopaketille (veloitetaan tunneittain per henkilö tai kulutus). He voivat myös tarjota kylmää ja kuumaa juoma-asemaa sekä jälkiruoka-asemia.
Ison Illallisen kysymys: Buffet tai Plated?
Riippumatta siitä, mitä ateriaa on tarkasteltu, olen havainnut lukuisia tilanteita, kun tapahtuman ylläpitämää johtoryhmää on pyytänyt väärää muotoa aterian tarjoamiseksi.
Seuraavien ajankohtaisten näkökohtien pitäisi olla hyvä opas sen määrittelemiseksi, miten ateria voi parhaiten palvella:
- Laatoitettu : Kullattu ateria vaatii vähintään 1,5 tuntia, ellei 2 tuntia, esityslistan ajankohdan, jotta huoneen kunnossa ja puhdistetaan. Lahennettua ateriapalvelua käytetään yleisimmin päivälliseen ja rentoihin ylimmän johdon kokouksiin.
- Buffet : Yritä sallia jopa 1 tunnin esityslistan aika buffet-aterian yhteydessä. Buffetit ovat loistava muoto aamiaiselle ja lounaalle.
- Hyväksytyt kohteet: Vaikka hieno vaihtoehto hors d'oeuvres, ohimennen palvelua käytetään tyypillisesti vain vastaanoton aikana.
Erityistarpeet
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä valikon suunnittelunäkökohdissa otetaan huomioon erityiset ruokavalion tarpeet. On kriittistä sisällyttää ja ilmoittaa catering-johtajalle mahdollisista vierailustasi koskevista erityisistä pyynnöistä ja tarpeista, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen:
- Ruoka-allergiat
- Uskonnolliset vaatimukset
- Muut ruokavalion rajoitukset
Ainoa tapa tuntea tällaiset erityistarpeet on kysyä, ja ainoa tapa suunnitella heitä on keskustella heistä catering catering mahdollisimman pian.
Juhlatilaisuuden järjestäminen
Juhlatilaisuuden järjestys on muodollinen kirjoitus, joka kertoo kaikki ruokailutarpeesi osatekijät, kun olet käynyt läpi kaikki edellä mainitut näkökohdat ja suunnitteluvaiheet. Se edellyttää allekirjoitusta (tapahtumasuunnittelijana), joten tarkista tämä asiakirja tarkasti, koska sekä sinä että palveluntarjoaja viittaavat siihen myöhemmin. Se sisältää seuraavat päätökset, pyynnöt ja vaatimukset:
- Ruoka ja juoma
- Huoneen asetukset
- Audiovisuaalinen
- Viihde ja sisustus
- palkkiot
Tapahtuma Elintarvike- ja juomien budjettitavaraa
Kun rakennat ravintolibudjettia , varmista seuraavat maksut:
- Ateria vähimmäismäärät: Useimmat ateriat edellyttävät vähimmäispäämääriä ja peritään per henkilö.
- Työhinta: vähimmäismaksu, jota sovelletaan tapahtuman perustamiseen; kuitenkin usein neuvoteltavissa ja luopua, jos tapahtuma täyttää vähimmäismaksut.
- Chef-maksu: Charged, jos tapahtuma käyttää veistosasemaa.
- Bartender-maksu: Charged, jos tapahtuma vaatii baaripalveluita.
- Huoneenvuokra: Usein neuvoteltavissa ja luopua, jos tapahtuma täyttää vähimmäismaksut.
- Palvelumaksu ja liikevaihtovero: Ennakoida 20% tai prosenttiosuus tunnistettavana palvelumaksuna ja paikallisina veroina.