Yhä useammat yritykset käyttävät näitä skannereita myyntipisteessä.
Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden ( GAAP ) mukaan yritykset voivat käyttää joko määräaikaista tai jatkuvaa inventointijärjestelmää. Alla selvitä näiden kahden järjestelmän välinen ero ja mikä toimisi parhaiten yrityksellesi.
Määräaikainen varastosysteemi
Säännöllinen varastonhallinta mahdollistaa yrityksen tietävän alustavan inventaarion ja varaston lopettamisen tilikauden aikana, mutta se ei seuraa mainosjakaumaa päivittäin. Inventoria seurataan fyysisellä varastomäärällä. Tämän järjestelmän mukaan kaikki ostot kirjataan ostotilille. Kun fyysinen inventaario on tehty, ostotilien saldo siirretään inventaariotilille, joka puolestaan on sovitettu vastaamaan loppumainoksen kustannuksia.
Määräaikaisessa inventaariorajärjestelmässä myytävien tavaroiden kustannusten laskeminen on seuraava:
Inventauksen alku + Ostot = Myytävissä olevien tavaroiden kustannukset
Myytävissä olevien tavaroiden kustannukset - Vaihto-omaisuuden lopettaminen = Myydyt tavarat
Vaihto-omaisuuden lopettamisen kustannukset voidaan laskea käyttämällä LIFO- tai FIFO-inventaarion laskentamenetelmiä tai muita vähemmän tavallisia menetelmiä. Luettelon alkaminen lopettaa varastoinnin edellisestä aikajaksosta.
Perpetual Inventory System
Perpetual inventory tracking system tallentaa inventaarion saldot jokaisen kaupankäynnin jälkeen myyntipistemallien kautta .
Siinä eliminoidaan varastojen tarve sulkeutua fyysiseen inventaarivarastoon ottaen huomioon, että pysyvät inventointijärjestelmät mahdollistavat jatkuvan varastoinnin. Perpetual inventory -järjestelmät pitävät käynnissä olevan selvityksen yrityksen varastosta.
Jatkuvilla inventointijärjestelmillä on enemmän tietojenkeruuta kuin määräaikaiset inventointijärjestelmät. Jokainen varastokohta pidetään erillisessä pääkirjassa. Nämä varastokirjat sisältävät tietoja myydyistä tavaroista, ostoista ja varastokustannuksista. Jatkuvien varastonhallintajärjestelmien avulla johdon hallinnointi on erittäin tehokasta yrityksen inventaarion osalta.
Perpetual inventory -järjestelmät antavat yrityksen omistajalle ennätyksen siitä, mitä myydään, missä se myytiin myyntiin ja mihin hintaan se myytiin. Tämän ansiosta yrityksillä on useampi kuin yksi sijainti yhdellä keskitetyllä varastonhallintajärjestelmällä.
Jopa ikuisen varastonhallintajärjestelmän avulla yhtiö joutuu pysäyttämään ainakin vuosittain säännöllisen tai manuaalisen inventaariolaskun. Skannatun tiedon pitäisi kertoa yrityksen omistajalle tarkalleen mitä varaston pitäisi olla käytettävissä. Suurin etu säännöllisen varastokertoimen tekemisessä on määrittää, kuinka paljon varastoa on kadonnut, varastettu tai pilaantunut.
Perpetual vs. Periodic Inventory Management
Jos yrityksesi on pieni tai jos sinulla ei ole ylimääräistä rahaa investointeihin, määräaikainen varastonhallinta voi olla parempi valinta sinulle, koska voit saada vain kassan ja yksinkertaisen kirjanpitomenettelyn. Jos myy tuotteita pikemminkin kuin tuotteita, et ehkä tarvitse varastonhallintajärjestelmää, ellei sinulla ole ravintolaa tai olet vieraanvaraisuuden alalla.
Kun yrityksesi kasvaa, voit halutessasi siirtyä ikuiseen varastonhallintajärjestelmään, koska sen avulla voit selvittää varasto-tilisi saldon milloin tahansa. Suurilla yrityksillä on tyypillisesti ikuiset inventaariorajat eikä säännölliset varastonhallintajärjestelmät, koska loput rahoitus- ja kirjanpitojärjestelmistään tietokoneistetaan.