Toimitusketjun neuvottelu voi olla yksinkertaista tai monimutkaista.
Ostoprofessorin on pyrittävä menestymään neuvotteluissaan tavarantoimittajien kanssa saadakseen parhaan hinnan kaikkien osien ostohetkellä.
Pienempi toimittajapohja ja pitkäaikaiset sopimukset
Neuvotteluprosessista on tullut entistä tärkeämpi sektori toimitusketjuprosessissa, kun yritykset pyrkivät vähentämään menojaan ja lisäämään ostovoimaa. Tämä tarkoittaa sitä, että hankinta-alan ammattilaisten on neuvoteltava yhä parempien hintojen kanssa toimittajien kanssa ylläpitämällä tai lisäämällä laatua ja palvelua.
Aiemmin yrityksillä oli pitkä lista toimittajista, joilta he ostavat eri tavaroita, joista vaaditaan hankintaresursseja, jotta he voisivat käyttää rajoitetusti aikaa halvimpien hintojen neuvottelemiseen. Paras käytettävissä oleva ratkaisu oli verrata listan hintoja luettelosta ja valita toimittaja näiden tietojen perusteella. Viime vuosikymmenen trendi on ollut rationalisoida toimittajapohja ja solmia pitkäaikaisia sopimuksia yhdellä hankinnalla. Tämä tarjoaa yrityksille mahdollisuuden neuvotella huomattavasti alhaisemmista hinnoista niille tavaroille, joita he hankkivat useilta erillisiltä toimittajilta.
Myyjät ovat kumppaneita
Neuvottelujen painopiste siirtyi alhaisimmasta hintakenaariosta neuvottelemaan vähemmän valmistajien kanssa saadakseen alhaisimman hinnan parhaalla palvelulla, laadulla ja olosuhteilla. Yritysten tavoitteena oli vähentää kokonaiskuluja eikä neuvotella alhaisimmasta hinnasta useiden myyjien kanssa, mikä ei antanut parasta kokonaistulosta.
Pitkän aikavälin sopimusneuvottelut, joissa on pienempi toimittajapohja, ovat lisänneet ostajien ja toimittajan välistä kumppanuussuhdetta. Suhde voi olla vähemmän vastustaja, mikä hyödyttää ostajaa ja myyjää. Kumppanityypissä tai suhteessa ostaja kannustaa myyjää lisäämään laatua ja palvelua ja myyjä tietää, että tekemällä tämä kumppanuus jatkuu uudistetulla sopimuksella, jolla on taattu myynti.
Neuvottelu tai RFQ
Valtiosta riippumattomat ostotoimintaosastot tarjoavat jatkossakin joukkoa esikyllästettyjä toimittajia tarjouspyynnön (RFQ) tuotteille tai palveluille, jotka se haluaa ostaa. Kilpailukykyinen hintatarjousprosessi voi tuottaa erilaisia tarjouksia ja ehtoja, joita osto-osasto arvioi ja sitten myöntää liiketoiminnan. Tämä voi olla tai ei voi olla jonkinlainen neuvottelujen muoto.
Suurin osa neuvottelutoimista koskee tuotteita tai palveluita, joita ei välttämättä voi määrittää RFQ: llä. Osto-osasto ja myyjä neuvottelevat enemmän kuin hintaa. Neuvottelu kattaa tavallisesti, mitä on tarkoitus valmistaa tai mikä on tarjottavan palvelun laajuus, takuu, kuljetuspalvelut, tekninen apu, pakkausvaihtoehto, maksusuunnitelmat jne.
Suurten kustannusten ostot tai palvelut edellyttävät pidempia neuvotteluja lopullisen sopimuksen saamiseksi.
Ostajien ammattilaiset ovat velvollisia osallistumaan tällaisiin neuvotteluihin varmistaakseen, että heidän yrityksensä saavat parhaan hinnan edullisimmilla ehdoilla, ja henkilöstöä on ehkä koulutettava neuvottelumenetelmistä, koska heistä tulee yleisempi vaikeassa taloudellisessa tilanteessa.
Neuvottelutavoitteet
Hankintahenkilöstön tulee ottaa kaikki neuvottelut selkeästi määriteltyihin tavoitteisiin. Ilman tavoitteita on mahdollisuus ostaa ammattitaitoinen henkilö hinnaltaan, laadultaan tai palvelukseltaan huomattavasti. Neuvottelijan tulee keskustella myyjän kanssa täsmällisillä tavoitteilla, joita he haluavat saavuttaa yritykselleen.
Tavoitteen ei pitäisi olla ehdoton ja sen pitäisi antaa joustavuutta.
Neuvottelijan olisi kuitenkin myös varmistettava, etteivät ne poikkea tavoitteista ja antavat itselleen mahdollisuuden neuvotella aloista, jotka eivät kuuluneet keskusteluun. Esimerkiksi neuvottelija on työskennellyt myyjän kanssa tavoitteistaan hinnan ja palvelun suhteen, mutta ei laadultaan. Kun myyjä alkaa keskustella laadusta, neuvottelijan olisi pidättäydyttävä kaikista sopimuksista, joissa he ovat ilman asetettua tavoitetta.
Neuvottelu on tärkeä osa hankintaoppilaiden roolia. Se on taito, joka on oppinut ja koulutus voi auttaa ostamaan henkilöstöä ymmärtämään, mitä tarvitaan neuvotteluissa myyjien kanssa.