Office Vacation Closure: Ilmoita työntekijöille, asiakkaille ja toimittajille
Varmista, että ilmoitat yrityksen tärkeimmistä sidosryhmistä vähintään kaksi tai neljä viikkoa etuajassa. Työntekijöille voidaan ilmoittaa / muistuttaa käyttämällä palkkaluokkiaan. Asiakkaille voidaan ilmoittaa verkkosivustollasi ja automatisoidusta vastaavan viestisi kautta puhelimesi järjestelmässä. Toimittajille (etenkin uusille toimitusaikatauluille) voi ilmoittaa sähköpostitse tai säännöllisesti postitse.
Ilmoita tietoturvapäälliköille / palveluille
Lähetä muistio turvallisuushenkilöstölle tai tietoturvapalvelulle, joka ilmoittaa heille määräpäivistä. Varmista, että hätätilanteiden luettelo on päivitetty tärkeimpien työntekijöiden puhelinnumeroiden kanssa.
Vaihda automaattinen vastaava tervehdys
Ajoittaa automaattipohjainen tervehdys puhelimen järjestelmään, mikä osoittaa, että toimisto suljettu. Varmista myös, että toimisto avautuu uudelleen. Jos annat hätäpalveluja (esim. Lämmitys- ja jäähdytyslaitteet, vesijohto jne.), Muista kertoa soittajillesi, miten pääset vastaajapalveluun tai matkapuhelimeesi sammutuksen aikana.
Ilmoita vastaajapalvelu
Jos käytät vastaajaa, ilmoittakaa heille päivät, jolloin toimisto suljetaan ja varmista, että yhteystietoluettelo on ajan tasalla työntekijöiden puhelinnumeroilla, jotka soittavat.
Vaihda ääniviestin tervehdys ja luo automaattiset vastausviestit
Jos puhelinjärjestelmä sallii ulkoisten puhelujen soittamisen suoraan työntekijöiden työpöytään, sinun on varmistettava, että he käyttävät tilapäistä tai "Off of Office" -ääniviestin tervehdystä, jonka avulla soittaja tietää, että he eivät ole toimistossa.
Työntekijän tulisi myös antaa soittajalle tietää, milloin he palaavat ja mitä tehdä, jos he tarvitsevat välitöntä apua, kun toimisto suljetaan lomalle. Varmista myös, että luo Out of Office -palvelun sähköpostitse autoreply .
Vähennä termostaattia
Säästä energiaa ja rahaa asettamalla toimiston termostaatti takaisin (tai ohjelmoimalla uudelleen) sammutuksen aikana.
Palvelinten varmuuskopiointi
Jos sinulla on kriittiset tietokoneet ja palvelimet, varmista, että varmuuskopiointiohjelma toimii oikein ennen sulkemista ja sen jälkeen. Vähennä altistumista katastrofiin ajoittamalla offsite-varmuuskopio varhaisen pickupin sijaan odottamatta loman sammumisen päätyttyä.
Poista Office-laitteet käytöstä
- Työpöydän valot
- kopiokoneet
- laskimet
- Ajovalot
- shredders
Sammuta tietokoneet ja oheislaitteet
- Tietokone
- Monitori
- Skanneri
- kirjoitin
Älä sammuta
- Faksi
- Puhelinjärjestelmä
- Palvelinkäyttäjät
- Lämmittimet / valot trooppisiin kalastussäiliöihin