Säästä aikaa, rahaa ja päänsärkyä välttäen näitä yleisiä virheitä
Vaikka voi olla hyödyllistä käsitellä liiketoimia nopeasti suuritehoisen kirjanpito-ohjelmiston kanssa, maksaminen virheiden korjaamiseksi on jotain, jonka haluat välttää. Se on usein, että tietää, mitä virheitä etsiä, joka tekee eron maksamisen korjata virhe ja saada se oikein ensimmäistä kertaa. Voit jopa säästää aikaa ja rahaa pienyrityksille välttämällä yhteisiä virheitä, joita pienet yrittäjät tekevät pitääkseen kirjanpitoa . Tässä on viisi yhteistä kirjanpidollista virheta, joita yrittäjät tekevät ja joitakin ehdotuksia siitä, miten ne voidaan korjata:
01 - Sattumalta tapahtumien tallentaminen aikaisemmalla kaudella
Tarkistetaan muutosten aikaisemman taseen tasoa
Jos olet tallentanut tapahtumia aikaisemmalla kaudella, tase muuttuu. Siksi voit tarkistaa aikaisemman tilisi taseesi varmistaaksesi, ettei se ole muuttunut, koska olet viimein sulkenut kirjat. Jos se muuttuu, sinun on tutkittava.
02 - Väärä omaisuuserä tai vastuuvelka
Varallisuustileillä on oltava veloituslasit, kun taas vastatileillä on oltava saldotalletukset. Yleisimmät syyt näiden taseiden virheelliseen tasapainoon aiheuttavat merkinnät väärään tiliin, virheellisten tilien kirjaamista ja päällekkäisyyksiä.
Tarkista taseesi virheistä
Voit tarkistaa taseen varmistaaksesi, että omaisuuserillä ja veloilla on oikeat saldot. Jos tilillä on virheellinen saldo, voit noutaa kyseisen tilin yksityiskohdat löytääksesi virheitä aiheuttaneet merkinnät. Tämä tarkistus on suoritettava vähintään kerran kuukaudessa.
03 - Virheellinen tulon tai menojen tasapaino
Tulotilillä pitäisi olla saldotalletukset, kun taas kustannustilillä pitäisi olla veloituslasku. Jotkin tämän virheen syyt merkitsevät virheelliseen tiliin kirjautumista, tilien virheellistä luokittelua ja päällekkäisyyksiä, jotka ovat samat syyt väärien saldojen kohdistamiseen taseissa.
Tarkista virheiden tuloslaskelma
Voit tarkistaa Tuloslaskelman avulla, että tulot ja kulut ovat oikeat tasapainot. Jos tilillä on virheellinen saldo, voit noutaa kyseisen tilin yksityiskohdat löytääksesi virheitä aiheuttaneet merkinnät. Tämä tarkistus on suoritettava vähintään kerran kuukaudessa.
04 - Kulutusten eri luokittelu
Pienyritysten kirjanpitojärjestelmät säästävät aikaa, koska merkinnät voidaan lähettää nopeasti ja helposti. Kun tietoja syötetään, on myös helppo valita virheellinen kustannustili tai kustannuskuvaus. Kulutusten virheellisyys ei ainoastaan tarkoita sitä, että kirjanpitojärjestelmä ei välttämättä kuvasta, mitä yrityksessäsi tapahtuu, mutta voi aiheuttaa todellista päänsärkyä, jos taloudellinen ja verotusraportti ei ole tarkka.
Tarkastele tilisiirtojasi säännöllisesti
Anna joku skannaa kulut säännöllisesti varmistaaksesi, että tiedot näyttävät kohtuullisilta. Esimerkiksi, jos ateriakustannus kirjataan vuokrakulutiliin , se erottuu yleensä merkinnän kuvauksen vuoksi. Toinen osoitus siitä, että kulut voidaan luokitella vääriksi, ovat selittämättömiä budjetti-todellisista eroista.
05 - Etsitään apua kun tarvitaan
Olet kuullut ilmaisua "Penny Wise ja dollarin köyhät" viitaten ihmisiin, jotka viettävät muutaman tunnin ajan säästääkseen muutaman dollarin. Sinun on ymmärrettävä, että sinun tehtäväsi on hoitaa yrityksesi - urakoitsija rakentaa, maalari maaleja ja kiinteistönvälittäjä myy. Joskus ei vain ole aikaa maksaa tunteja tunteja, jotka ylittävät kirjanpidon tietosi tai tutkivat virheen korjaamista.
Lean Professional Accounting Ammattilaiselle
Jos pystyt tekemään enemmän kuin käytät, kun huollat muita asioita kuin kirjanpitokysymyksesi, harkitse ongelman ulkoistamista ammattimaiselle kirjanpitäjälle tai kirjanpitäjälle.
06 - Ei tallennustilaa
Sinä tallentit kaikki kustannukset kirjanpidossa. Kustannuslausuma on taideteos ilman virheitä tai puutteita. Sitten IRS pyytää sinua; ilman kuitit, kustannuslausumat ovat hyödyttömiä.
Pidä kuitit
Tallenna kuitit tai tee skannatut kopiot kaikista niistä.
07 - Varmuuskopioinnin laiminlyönti
Monet pienyritykset luottavat ohjelmistoihin tekemään kirjanpitotöitä, mutta eivät ota huomioon järjestelmän kaatumisia tai virheitä. Yksi ainoa ongelma voi pyyhkiä tiedostojasi.
Ajoittaa rutiinivarmot
Ajoittaa viikoittaiset automaattiset varmuuskopiot, joissa käytetään pilvitallennusta tai tiettyyn palvelimeen tätä tehtävää varten varattu palvelin.
08 - Ei koulutushenkilöstöä
Riippumatta siitä, kuinka tehokas ohjelmisto on, henkilökunta tarvitsee koulutusta tehokkaaksi. Väärän koulutettu henkilökunta voi vahingoittaa tietojasi onnettomasti ja heittää pois kaikki kustannukset ja voitot.
Suorita säännöllinen harjoittelu
Asennuksen aikana pidä kokonaisvaltaisia harjoittelujaksoja ja pidä neljännesvuosittain virvokkeita varmistaaksesi, että kaikki henkilökunta voi syöttää ja käyttää tietoja tarkasti.