Kirjanpito virheet tapahtuvat aika ajoin, mutta monia yhteisiä kirjanpito-virheitä voidaan välttää asianmukaisella suunnittelulla ja valmistelulla. Me kaikki tiedämme, että virheen korjaaminen kestää yleensä enemmän aikaa kuin saada se oikein ensimmäistä kertaa. On mielenkiintoista, että on myös halvempaa tunnistaa ja korjata virheet hankkeen aikaisessa vaiheessa sen sijaan, että odotettaisiin ongelman korjaamista myöhemmin.
Jos pidät yritystäsi pitkäaikaisena hankkeena, sinun kannattaa olla aktiivinen, kun huomaat yleisiä virheitä, joita muut tekevät ja korjaa ne aikaisin, mikä säästää yrityksesi aikaa, rahaa ja päänsärkyä, mutta myös antaa sinulle kilpailuetua markkinoiden paremmalla toiminnalla ja paremmalla asiakastyytyväisyydellä. Seuraavat ovat yleisiä kirjanpito-virheitä, jotka jokainen CPA on havainnut pienyrittäjien tekemille.
01 - Tilinpitomenettelyjen noudattamatta jättäminen
Hyödyllinen askel on kehittää vakiomuotoisia lomakkeita ja tarkistuslistoja loppuun, jotta varmistetaan johdonmukaisuus ja tarkkuus. Haluat esimerkiksi dokumentoida prosessin uusien toimittajien määrittämiseksi.
Tarvitset myyjän nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja työnantajan tunnistenumeron (EIN) muun asiakirjan, kuten vakuutustodistusten , suositusten tai allekirjoitettujen sopimusten. Sitten sinun on annettava nämä tiedot kirjanpidon ohjelmistoon, jotta voit käsitellä maksuja.
Haluat viettää aikaa, jota tarvitset keräämään tietoja, joita tarvitset keräämään myyjiltään, kehitettävä standardoitu lomake tai tarkistuslista, jotta saat kyseiset tiedot ja että sinulla on kirjallinen käytäntö, jonka työntekijät voivat seurata.
02 - Työskentely ilman talousarviota
Luo budjetti niin, että sinulla on lähtökohta arvioida yrityksen liiketoiminnan tuloksia. Budjetit eivät ole ainoastaan hyödyllisiä ylitarjonnan vähentämisessä, vaan niitä voidaan käyttää realististen ja kirjallisten taloudellisten tavoitteiden luomiseen. Budjetit pitäisi aina perustua todellisuuteen, mutta voit varmasti käyttää budjettisi asettamaan kohtuulliset taloudelliset tavoitteet riippumatta siitä, kasvattaako tuloja tai pienentäen toimintakustannuksia.
03 - Tietojen syöttövirheiden tekeminen
Tietojen syöttövirheitä esiintyy aika ajoin. Vaikka et voi estää kaikkia tietojen syöttövirheitä, voit tehdä käytännöllisesti eri sovituksia hyvissä ajoin varmistaaksesi, että tietueet havaitaan nopeasti ja että niitä voidaan korjata.
Haluat esimerkiksi suorittaa kuukausittaiset pankkisovitukset sekä myyntisaamiset ja maksettavat täsmäytykset. Voit myös käyttää budjetti-todellista variansiä mahdollisten virheiden tunnistamiseksi tulojen tai kulujen luokittelemiseksi tai asiakkaiden tulojen tai myyjien maksuraporttien ajoittamiseksi, jotta kaikki kuitit ja maksut näyttäisivät kohtuullisilta.
Epätavallisia liiketoimia olisi tarkasteltava sen varmistamiseksi, ettei tietojen syöttövirheitä ole tehty ja että liiketoimet ovat tarkkoja.
04 - Kirjanpitojärjestelmän varmuuskopiointi ei onnistu
Sinun täytyy varmuuskopioida yrityksesi kirjanpito-ohjelmistot ja muut tiedot säännöllisesti. Monet pienyritysten kirjanpito-ohjelmat ovat ominaisuus, jonka avulla voit asettaa kirjanpidon automaattisen varmuuskopion.
Käytä sitä. Sinun on myös syytä tarkistaa varmuuskopiotiedostot kahdesta sekunnin kuluttua varmuuskopiotiedoston käyttämisestä, jotta näet, voitko käyttää yritystäsi tavalliseen tapaan.
Joskus tiedostot ovat korruptoituneita; joskus et varmuuskopioi kaikkia tarvitsemasi tietoja. Nopea tarkistus voi tunnistaa varmuuskopiointiprosessin ongelmat, jotta voit varmistaa, että sinulla on kaikki, mitä tarvitset jatkaaksesi liiketoiminnan jatkamista, mikäli tarvetta ilmenee.
05 - Tehdä liian paljon itseäsi
Ulkoistaminen hallinnollisia tehtäviä, jotka eivät lisää arvoa yrityksesi voi olla etu.
Esimerkiksi verotilintarkastaja on todennäköisesti paremmin verolainsäädännössä kuin sinäkin, joten verosuunnittelun ja valmistelun ulkoistaminen verovirastolle laskee verovelvollisuuttasi, lisää verojen noudattamista ja jättää sinulle enemmän aikaa panostaa tuloja tuottaviin toimintaa.
Monet pienyrittäjät eivät halua siirtää vastuuta muille ammattitaitoisille ammattilaisille, mutta kirjanpidon, oikeudellisen, tietotekniikan ja muiden hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen voi vähentää virheitä ja lisätä kannattavuutta, jos käytät uuden ajan viisaasti.
06 - Tulojen ja kulujen luokittelun laiminlyöminen
Kenkäkauppatavan laskentamenetelmä ei todennäköisesti ole hyvä valinta pienille yrityksille, joilla on vain muutamia transaktioita vuodessa. Kaikki rahat, jotka tulevat ja jotka menevät ulos yrityksestäsi, on osoitettava sopivaan luokkaan.
Yritysten omistajat, jotka pysyvät kirjanpidon yläpuolella eivät mene virheisiin. He tietävät, kuka on laskutettu, kuinka paljon ja onko asiakas maksanut.
Löydät myös, että olet vuoden lopussa veron valmistelu on paljon pehmeämpi kuin yrittää koota kirjanpitoa sinun täytyy valmistella yrityksen veroilmoituksen juuri ennen paluuta.